Comment bien gérer la comptabilité dans le CSE ?

Les principes de comptabilité générale à respecter pour les élus du CSE

Le seuil de 153 000 euros de ressources annuelles

C’est le seuil au-dessus duquel les CSE sont considérés comme devant élaborer des obligations comptables plus lourdes. Les CSE qui sont au-dessus de ce seuil doivent tenir une comptabilité complète, soit une comptabilité d’engagement dite « créances et dettes ». (Voir comptabilité de droit commun ci-dessous)

Sous du seuil de 153 000 euros

Les CSE doivent tenir une comptabilité dîtes “simplifiée” voir ci-dessous pour plus d’informations. Beaucoup plus simple pour les trésoriers qui n’exercent pas le métier de comptable ou responsable administratif et financier dans la vie de tous les jours. Même avec cette comptabilité simplifiée, il reste fortement recommandé d’utiliser un logiciel de comptabilité CSE et un logiciel de gestion CSE.

 Les attributions de budgets

• Dans les entreprises entre 11 et 49 salariés : Le CSE ne dispose d'aucun budget. L’employeur ne verse alors aucune subvention.
• Dans les entreprises de plus de 50 salariés : Le CSE possède un budget de fonctionnement et un budget des activités sociales et culturelles (ASC). C’est l'employeur qui verse une subvention de fonctionnement au CSE en fonction de la taille de l'entreprise.

Les bases du bon trésorier du CSE

Il existe trois types de comptabilité. Le trésorier du CSE doit donc choisir en fonction de la taille du comité social et économique et des ressources qu' il doit adopter. 

Cependant, peu importe la comptabilité qu’il choisit, il doit respecter certains principes :

• Effectuer un enregistrement comptable des mouvements qui affectent le patrimoine par ordre chronologique (les débits et crédits) ;
• Faire un inventaire une fois par an pour comptabiliser l’existant et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine du CSE ;
• Établir les comptes annuels de l’établissement lors de la clôture de l’exercice comptable (cela dit comprendre le compte de résultat, un bilan et une annexe) ;
• Fournir les informations sur des transactions importantes (article L. 2315-66 du Code du travail) ;
• Établir un rapport  de présentation sur les informations des activités et de la gestion financière pour comprendre la situation financière de la société ;
• Établir un rapport sur les conventions passées entre le CSE et l’un de ses membres (article L. 2315-70 du Code du travail) ;
• Au moment du renouvellement du CSE, rendre compte au nouveau comité et lui remettre l’ensemble des documents relatifs à la gestion comptable et financière.

La comptabilité simplifiée

Cette comptabilité concerne uniquement les CSE ayant des ressources inférieures à 153 000€ (article D. 2325-11 du Code du travail et D. 612-5 du Code de commerce).

Dans ce cas, les obligations du CSE en termes de comptabilité ne sont pas aussi importantes. En effet, il faut que le trésorier renseigne la comptabilité selon le principe de recettes-dépenses avec l’obligation de tenir un livre avec les montants et la chronologie des opérations. Chaque année, il doit également établir une synthèse simplifiée sur les informations du patrimoine ou immobilisations du CSE et les engagements de ce dernier.

 A savoir : Il existe une formation pour les trésoriers de CSE. Cette formation est rendue obligatoire par l’article L. 2315-63 du Code du Travail. Cependant, seules les entreprises de plus de 50 salariés sont dans l’obligation de faire suivre ce module afin de gérer correctement le budget des ASC et de fonctionnement.

La comptabilité de droit commun ou d’engagement

Cette comptabilité concerne les CSE qui entrent dans au moins deux de ces critères :

• 50 salariés ;
• 1,55 millions d’euros pour le total du bilan ;
• 3,1 millions d’euros de ressources.

Les CSE concernés par au moins deux de ces critères doivent présenter l’état de leur compte annuel à un expert comptable. Le coût de l’expert-comptable est pris en compte par le CSE (budget de fonctionnement)

La comptabilité de droit commun

Cette comptabilité concerne les “gros CSE”, ceux qui excèdent au moins 2 de ces critères. Pour ces CSE il faut une tenue de la comptabilité complète à la manière d’une entreprise.

Ils doivent produire des comptes comptables complets comprenant un compte de résultat, un bilan et une annexe.

Les membres du CSE doivent avoir recours à un expert-comptable pour présenter l’état annuel des comptes du CSE et nommer un commissaire aux comptes (CAC) et un suppléant, distincts de ceux de l’entreprise dont le rôle est de contrôler les comptes et d’exercer un pouvoir d’alerte. Le coût de la certification par le CAC est pris en charge par le CSE sur le budget de fonctionnement. Il doit décréter quels sont les états financiers du CSE et prendre des recours en cas de faillite.

Ils doivent créer une commission des marchés. Celle-ci est composée de membres titulaires dont le rôle est de choisir les fournisseurs et prestataires du CSE et de définir l’ensemble des modalités d’achat de fournitures, services et travaux d’un certain montant. Tous les ans, cette commission rend un rapport d’activité annexé au rapport de gestion du CSE (article L. 2315-44-1 du Code du travail).

Les documents obligatoires de la comptabilité du CSE

 Le rapport d’activité et de gestion du CSE

Le rapport d’activité est un document que chaque CSE doit rédiger, ce document doit être approuvé par l’assemblée plénière selon le règlement intérieur du CSE. Le rapport d’activité doit être présenté à tous les salariés de l’entreprise.

C’est un outil de communication, permettant aux élus d’expliquer aux salariés les actions engagées tant économiques que sociales et culturelles.

Les archives comptables du CSE

Les archives regroupent tous les documents comptables, ces documents doivent être conservés pendant 10 ans. Ils sont une preuve de l’exercice comptable et peuvent être demandés par les experts-comptables ou le cabinet d’expertise et même les dirigeants de l’entreprise à n’importe quel moment. Ils regroupent toutes les factures mais aussi les transactions significatives du CSE.

L’approbation des comptes du CSE

Dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice, il est nécessaire de réunir les membres élus du comité pour l'approbation des comptes du CSE.