Comment bien préparer son contrôle URSSAF ?

Rappel : qu’est-ce qu’un contrôle URSSAF ?

L'Union de recouvrement pour la Sécurité sociale et les allocations familiales (URSSAF) est un organisme chargé de collecter les cotisations et contributions des entreprises au financement de la Sécurité sociale et les allocations familiales. 

En général, un contrôle URSSAF peut survenir tous les 3 ans. En effet, il s’agit du délai de prescription au-delà duquel l’URSSAF ne peut plus vous réclamer les cotisations. 

Un contrôle de l’URSSAF peut advenir pour différentes raisons : 

• Anomalies dans les déclarations sociales de l’entreprise et/ou du CSE ; 
• Redressement fiscal de l’entreprise ;
• Contrôle URSSAF d’un fournisseur qui justifie un contrôle de l’entreprise ; 
• Une dénonciation auprès de l’URSSAF. 

Qui peut être contrôlé par l’URSSAF ?

Toute entité qui doit payer des cotisations à l’URSSAF peut recevoir un contrôle. C’est donc le cas pour : 

• Les entreprises ; 
• Les CSE. 

Mais ce n’est pas tout ! D’autres catégories peuvent subir un contrôle de l’URSSAF : 

• Les travailleurs indépendants ; 
• Les professionnels de santé ;
• Les particuliers employeurs (qui emploient des salariés ou des travailleurs indépendants) ;
• Les associations disposant de salariés affiliés au régime général. 

Le contrôle URSSAF des non-salariés 

Depuis 2016, les gérants non-salariés (gérant majoritaire de SARL, associé unique d’EURL) peuvent faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF à titre personnel. Auparavant, ils pouvaient uniquement subir un contrôle à l’occasion de celui de leurs sociétés. 

Sur quoi le contrôle URSSAF peut-il porter ? 

Le contrôle de l’URSSAF vise à vérifier que l’entreprise ou le CSE paye bien ses charges sociales. De plus, L’URSSAF peut examiner : 

• Le respect des règles d’embauche des salariés ; 
• Les exonérations de cotisations sociales sur les avantages salariés (chèques cadeaux…) ; 
• Les règles d’attribution des avantages salariés du CSE (par exemple le principe de non-discrimination). 

Dans quels cas l’URSSAF peut-elle réaliser un contrôle sur place ?

Pour réaliser son contrôle, l’URSSAF propose 2 options selon la taille de votre entreprise :

• Si votre entreprise compte moins de 11 salariés, le contrôle se déroule dans les locaux de l’URSSAF. On parle alors de contrôle sur pièces, car l’entreprise doit alors apporter tous les documents demandés ;
• Si l’entreprise compte plus de 11 salariés, le contrôle URSSAF se déroule sur place, dans les locaux de l’entreprise. 

CSE : comment se déroule un contrôle URSSAF sur place ?

Le déroulé d’un contrôle URSSAF suit un ordre précis. Rassurez-vous, vous disposez de temps pour vous y préparer ! Voici les 4 étapes du contrôle URSSAF.

L’URSSAF envoie un avis de contrôle 

L’entreprise ou le CSE reçoit l’avis de contrôle minimum 30 jours avant celui-ci. À sa réception, pensez bien à vérifier : 

• Votre disponibilité : vous pouvez contacter l’inspecteur URSSAF pour signaler une indisponibilité ou une erreur ; 
• La liste des documents demandés : préparez-les dès que possible. 

À noter : l’URSSAF vous envoie une liste standard. Certains documents demandés peuvent ne pas correspondre à votre situation. 

L’URSSAF procède au contrôle sur place 

Le jour du contrôle, l’inspecteur de l’URSSAF vous explique les différentes étapes de celui-ci. Vous pouvez en profiter pour présenter l’entreprise, le CSE et leurs fonctionnements.

L’examen des documents 

Lors du contrôle URSSAF, l’inspecteur commence par vérifier les déclarations de l’entreprise à l’aide des documents demandés sur l’avis de contrôle. Il peut solliciter :

• Des documents sociaux (contrats de travail, éléments de paie…) ;
• Des documents comptables (bilans, grands livres…) ;
• Des documents fiscaux (liasses fiscales, avis d’imposition…) ;
• Des documents juridiques (statuts des sociétés, procès-verbaux…) ;
• Des factures et justificatifs (factures de sous-traitants, justificatifs de frais professionnels…). 

L’inspecteur peut également exiger des pièces complémentaires le jour même.

Bon à savoir : L’URSSAF contrôle généralement sur les 3 dernières années.  

Contrôle URSSAF et audition des salariés 

Au cours du contrôle, l’inspecteur de l’URSSAF peut auditionner les salariés. L’entretien avec les salariés lui permet notamment de vérifier que les déclarations et les pratiques sociales et fiscales de l’entreprise sont bien conformes à ses déclarations et qu’elle respecte bien le droit du travail. 

Pour autant, ces entretiens doivent respecter certaines règles. L’audition des salariés par l’URSSAF doit : 

• Se dérouler dans les locaux de l’entreprise ;
• Concerner seulement les salariés de l’entreprise (et non ceux de prestataires par exemple). 

En général, un représentant de l’entreprise est présent lors des auditions de salariés par l’URSSAF. 

Bon à savoir : les salariés peuvent refuser de répondre à certaines questions s’ils le souhaitent, notamment s’ils risquent de porter préjudice à l’entreprise ou à eux-mêmes. 

L’entreprise ou le CSE reçoit une lettre d’observation

À la fin de ses investigations, l’inspecteur URSSAF présente ses constats ainsi que les éventuelles suites lors d’un entretien de restitution. Profitez-en pour poser vos éventuelles questions et exprimer vos difficultés. 

Ensuite, l’inspecteur URSSAF envoie une lettre d’observation qui présente de façon formelle ses constats. Ceux-ci peuvent être : 

• L’entreprise applique bien la législation, et votre contrôle s’arrête alors ici ;
• Des observations pour l’avenir, sans besoin de régularisation ; 
• Des régularisations de cotisations ou de contributions, pour vous ou pour l’URSSAF. 

L’entreprise ou le CSE dispose d’une période contradictoire de 30 jours

La réception de la lettre d’observation déclenche une période contradictoire. Vous disposez alors de 30 jours pour exprimer votre désaccord sur les constats de l’URSSAF et fournir des éléments complémentaires. 

Vous pouvez également demander une prolongation de la période contradictoire, de 30 jours supplémentaires, si vous avez besoin de temps pour rassembler les informations nécessaires à votre contestation. 

À l’issue de la période contradictoire, l’URSSAF vous envoie à nouveau une notification. Celle-ci peut être : 

• Une confirmation d’observations en cas d’observations pour l’avenir ;
• Une notification de crédit en cas de trop-perçu par l’URSSAF ; 
• Un redressement, ou mise en demeure, en cas de somme à payer à l’URSSAF. 

En cas de redressement URSSAF, vous disposez d’un mois à compter de la réception de la mise en demeure pour régulariser votre situation auprès de l’URSSAF. 

Redressement de l’URSSAF : quels recours ?  

Vous pouvez contester une mise en demeure de l’URSSAF ! Pour cela, vous disposez de 2 mois à compter de la réception de la mise en demeure pour saisir : 

• La commission de recours amiable (CRA) de l’URSSAF ;
• Ou la caisse générale de sécurité sociale (CGSS). 

Après examen de votre dossier, la CRA ou la CGSS rend une décision. À nouveau, vous disposez d’un délai de 2 mois pour contester la décision de la CRA devant le tribunal judiciaire. 

Comment bien préparer un contrôle de l’URSSAF sur place ?

Mieux vaut prévenir que guérir ! Pour vous assurer que votre contrôle URSSAF se déroule bien, voici comment vous y préparer. 

Tenez une comptabilité claire  

Pour rappel, le CSE doit tenir une comptabilité séparant son budget de fonctionnement de son budget ASC. Tenir une comptabilité détaillée et à jour facilite à la fois le travail du CSE et d’un inspecteur en cas de contrôle URSSAF. 

Classez vos documents comptables, sociaux et factures de manière systématique. Vous pourrez alors facilement retrouver les pièces demandées si vous recevez un avis de contrôle de l’URSSAF. 

Conservez et classez tous les justificatifs de paiement 

Le contrôle URSSAF peut porter sur les frais professionnels. En effet, ces remboursements de l’entreprise envers un salarié ne sont pas soumis à cotisations et contributions sociales si l’entreprise peut : 

• Prouver que le salarié doit engager ces frais pour son travail ; 
• Fournir les justificatifs de ces frais. 

Pour préparer un contrôle URSSAF des notes de frais des salariés, conservez et classez tous les justificatifs de paiement de frais professionnels afin de pouvoir les retrouver rapidement et les présenter au contrôle. 

Faites-vous assister par un expert 

En tant qu’entreprise ou CSE, vous pouvez vous faire assister d’un expert (avocat, expert-comptable, conseiller juridique…) lors du contrôle URSSAF. Celui-ci peut tant vous aider à préparer le contrôle URSSAF qu’y assister. 

Préparez-vous pour le contrôle 

À la réception de votre avis de contrôle URSSAF, regroupez rapidement les pièces demandées. Assurez-vous d’avoir à disposition les 3 dernières années d’archives sociales, fiscales et comptables au cas où l’inspecteur vous demande un document complémentaire. 

De plus, vous pouvez poser des questions à l’inspecteur URSSAF en amont du contrôle, pendant son déroulé et à l’issue de celui-ci. N’hésitez pas à contacter l’URSSAF en cas de besoin. 

Enfin, consultez le site internet de l’URSSAF : il comprend de nombreuses informations sur la réglementation en vigueur et les modalités de contrôle et de régularisation.