Comment rembourser les frais de déplacement des membres du CSE ?

1. Quels  frais de déplacement prend en charge l’employeur ?

Doit-il les prendre en charge ?

Les réunions obligatoires sont à la charge de l’employeur :

• Les convocations par l’employeur ;
• Les réunions imposées, demandées par la majorité des représentants du personnel.

Ces frais ne peuvent pas être pris sur le budget de fonctionnement du CSE, ils sont à l’initiative de l’employeur.

Quels sont les autres trajets que l’employeur prend en charge ?

• Déplacement pour assister un salarié

Pour accompagner un salarié qui doit se rendre à un entretien (soit pour un licenciement, soit pour une sanction disciplinaire), l’employeur se doit de prendre en charge ses frais de déplacement.

• Déplacement pour assister à une formation

Si le déplacement concerne la formation en santé, sécurité et conditions de travail, celui-ci est également à la charge de l’employeur.  

L’employeur doit-il financer les frais de repas et d’hébergement des membres du CSE lors d’un déplacement ?

En plus des frais liés au transport, l’employeur prend également en charge ceux liés à l’hébergement et à la nourriture.

Sur quelles bases les frais de transport doivent-ils être remboursés ?

Il n’y a pas de règles fixées, le remboursement s’effectue :

• Pour les trajets en train : c’est le coût des billets qui sera pris en charge ;
• Pour les trajets avec un véhicule personnel : il est possible d’utiliser le barème kilométrique établi par l’administration fiscale.

L’employeur peut-il prévoir des conditions de remboursement des frais de déplacement ?

Oui, soit par un accord collectif soit dans le règlement intérieur du CSE. Il est mentionné :

• Les conditions d’indemnisation des frais de déplacement.

Si ce document est mis en place, les membres du CSE doivent respecter les conditions, faute de quoi l’employeur peut refuser le remboursement

Des note de frais doivent être données et indiquant :

• La date ;
• La destination ;
• Le motif du déplacement.

Ils doivent être accompagnés des justificatifs : titres de transport, facture de restaurant ou d’hôtel par exemple.

En cas d’utilisation d’un véhicule personnel, il faut simplement pouvoir justifier du nombre de kilomètres effectués.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, l’employeur est obligé d’aborder la question des déplacements lors des négociations annuelles. De même, au-delà de 100 collaborateurs travaillant sur un même site, l’entreprise doit mettre en place un Plan de Mobilité. Pour faciliter les échanges entre la direction et le CSE, mieux vaut passer par un tiers.Des solutions existent pour mettre en place ces plans de mobilité.  Maplab, par exemple, est une solution qui permet de piloter la mobilité de tous les collaborateurs d’une entreprise. Grâce à une même interface, il est possible de visualiser les impacts des déplacements en termes de temps de trajet, de coût, d’empreinte carbone et de santé. Maplab fournit également un rapport détaillé avec des recommandations pour une mobilité en accord avec l’environnement et la qualité de vie des salariés.

2. Quels sont les frais de déplacement à la charge des membres du CSE ?

Quels sont les trajets des membres du CSE non pris en charge par l’employeur ?

Les obligations de remboursement de l’employeur sont citées plus haut dans l’article. Aucun autre remboursement ne s’impose à l’employeur.

Dès lors que les réunions internes au CSE ne sont :

• Pas légalement obligatoires ;
• Pas organisées à l’initiative de l’employeur.

L’employeur n’est pas tenu de prendre en charge les frais liés à ces déplacements.

Cependant, une mention dans un accord collectif ou dans le règlement intérieur du CSE peut prévoir la prise en charge de certains de ces déplacements. 

Quelles sont les possibilités pour obtenir un remboursement ?

Les frais engagés par les membres du CSE non pris en charge par l’employeur peuvent être remboursés par le CSE.

Selon les cas, ils peuvent être imputés, soit sur le budget de fonctionnement, soit sur le budget des œuvres sociales et culturelles (ASC). 

Quels sont les conditions et justificatifs à fournir ?

Pour pouvoir être remboursés, les frais doivent correspondre à une mission du CSE.

Les justificatifs à fournir sont les mêmes que pour le remboursement par l’employeur et doivent être accompagnés desjustificatifs :

• La date ;
• La destination ;
• Le motif du déplacement.

Le règlement intérieur du CSE peut prévoir les modalités et justificatifs du remboursement.