Comment bien choisir son logiciel de comptabilité CSE ?

À quoi sert un logiciel de gestion comptable ?

Le rôle du trésorier

On pourrait se dire qu’un logiciel de comptabilité n’a pas grand intérêt puisque le comité possède dans ses membres un spécialiste des comptes. Et bien, détrompez-vous. C’est vrai, le trésorier du CSE est bien le garant de la comptabilité du comité, mais cela n’est pas sa seule mission. 

En effet, il a la lourde tâche de veiller à l’équilibre des comptes, mais aussi à la répartition des charges entre le budget de fonctionnement et celui des ASC, la gestion administrative des éventuels salariés du CSE ou encore la gestion du patrimoine du comité. Autant dire qu’il n’a pas le temps de s’ennuyer !

Bon à savoir : les trésoriers de CSE bénéficient d’une formation obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés pour gérer les budgets des ASC et de fonctionnement (article L. 2315-63 du Code du travail).

Si les comptes sont mal gérés, cela peut pénaliser les autres membres du CSE, mais aussi les salariés et l’employeur. À titre d’exemple, si le trésorier dépense une somme en douce, sans informer ses collègues élus, alors il peut s’exposer à un délit d’entrave ou d’abus de confiance. Et dans ces cas-là, la peine peut s’étendre à trois ans de prison et 375 000 € d’amende, ce qui n’est pas rien. 

Heureusement, le trésorier n’a pas à porter ce poids seul sur les épaules et c’est là tout l’avantage d’un logiciel de comptabilité et gestion. Cet outil permet d’éviter les écritures manuelles longues et fastidieuses au profit d’un tableau de bord concis pour s’y retrouver plus facilement. Et les avantages de cette démarche ne s’arrêtent pas là !

Bon à savoir : lorsque la présentation des comptes du CSE est saisie à la main, alors elle ne doit pas comporter de rature, de blanc ou d’autres corrections. Comme si la pression n’était pas déjà suffisante…

Les avantages d’un logiciel de compta

Avant de se lancer dans la recherche d’un logiciel de comptabilité CSE, mieux vaut-il savoir ce que l’on cherche exactement… Lorsqu’on parle de ce type d’outil, on fait généralement référence aux fonctionnalités d’un logiciel comptable avec le suivi de l’activité financière interne, que ce soit les facturations ou la gestion de la paie. 

Néanmoins, les missions du comité social et économique (CSE) dépassent aujourd’hui ces simples prérogatives. Les logiciels de comptabilité ont suivi cette évolution et proposent désormais une fonction de gestion intégrée plus ou moins avancée. 

Bon à savoir : on parle de comptabilité intégrée lorsque vous effectuez une action dans un module de gestion et que celle-ci se répercute directement dans la comptabilité. Par exemple, une vente de billetterie génère automatiquement des écritures comptables automatiques. Certaines entreprises possédant des logiciels de gestion comptable séparés appelés ERP.

Parmi les fonctionnalités les plus appréciées, on note la gestion des bénéficiaires et des ASC avec les subventions et les chèques cadeaux. Vous l’aurez compris, le terme de « logiciel de comptabilité CSE » couvre en réalité un large spectre !

En résumé, un logiciel de comptabilité CSE va permettre : 

• un gain de temps considérable avec l’automatisation ou la quasi-automatisation de multiples opérations ;
• une comptabilité spécifique avec une distinction du budget de fonctionnement et de celui des activités sociales et culturelles (ASC) ;
• une meilleure gestion des données avec une visualisation rapide et simple de toutes les informations essentielles dans un lieu unique.

Faites le point sur les besoins de votre CSE

Maintenant que l’on comprend mieux les enjeux d’un logiciel de gestion compta, la question majeure reste : comment choisir parmi les différentes offres ? Pour répondre à cette question, il n’y a pas trente-six solutions, vous allez devoir faire le point sur vos besoins et votre structure. 

Deux paramètres doivent entrer principalement dans votre réflexion : 

• la taille de votre CSE ;
• votre politique auprès des bénéficiaires. 

La loi du 5 mars 2014 sur la transparence des comptes impose à tous les CSE de tenir une comptabilité plus ou moins importante en fonction de la grandeur du comité. Ce qui ne change pas en revanche c’est l’obligation de présenter un bilan, un compte de résultat, une annexe et un rapport annuel de gestion chaque année.

Les CSE de petite taille

Quand on parle de « petits » CSE, on fait référence à ceux dont les ressources annuelles sont inférieures à 153 000 €. Si vous en faites partie, alors vous devrez :

• mettre en place un livre de compte chronologique avec le montant, l’origine des dépenses et des encaissements ;
• établir un rapport annuel simple concernant le patrimoine ;
• mentionner les engagements en cours.

En raison de ces obligations, les petites entreprises ont principalement besoin d’une interface de gestion simplifiée et d’une billetterie CSE. La création d’un site internet ou d’une application, ainsi que la gestion de la comptabilité en ligne, seront des éléments positifs pour communiquer et gérer les activités sociales et culturelles du comité, même s’ils ne présentent pas de caractère obligatoire. 

Bon à savoir : comment calculer vos ressources annuelles ? Et bien il suffit d’additionner le montant du budget de fonctionnement à celui du budget des activités sociales et culturelles sans oublier les recettes reçues par le CSE de la part des salariés comme la participation à un événement par exemple.

Les CSE de taille moyenne

Si vos ressources annuelles dépassent 153 000 €, vous changez alors de catégorie et intégrez le groupe des CSE moyens. Vous resterez alors dans cette division tant que vous ne franchirez pas deux des trois seuils suivants : 

• 50 salariés ;
• 1,55 million d’euros de bilan ;
• 3,1 millions d’euros de ressources. 

En tant que CSE de taille moyenne, vous êtes tenu d’établir une comptabilité simplifiée et d’inscrire vos créances et vos dettes à la clôture de l’exercice. Si on résume, vous devrez alors présenter : 

• un bilan comptable détaillant ce que le CSE doit et ce qu’il possède ;
• une annexe aux comptes ;
• un compte de résultat avec deux sections distinctes pour les deux budgets du CSE (fonctionnement et ASC) ;
• une synthèse simplifiée avec un état des lieux du patrimoine, des ressources, actions et engagements en cours. 

Tous ces documents seront ensuite à valider auprès d’un expert-comptable. Le coût de cette expertise est pris en compte par le CSE dans le budget de fonctionnement.

Dans un CSE de taille moyenne, vous aurez besoin d’un logiciel de compatibilité plus performant qui permet par exemple l’édition de documents comptables. 

Bon à savoir : la date de clôture comptable est déterminée dans le règlement intérieur lors de la toute première réunion du CSE. Elle peut s’aligner sur celle de l’entreprise, mais il n’y a aucune obligation légale. En revanche, une fois choisie, il ne sera plus possible d’en changer (ou alors seulement à titre exceptionnel). 

Les CSE de grande taille

Si vous avez dépassé deux des seuils précédents et disposez de ressources annuelles supérieures à 153 000 €, alors vous devez suivre les obligations comptables des grands CSE. 

Dans cette catégorie, il vous faudra présenter une comptabilité d’engagement et des comptes annuels consolidés à faire certifier par un commissaire aux comptes (CAC) et un suppléant. Le coût de la certification par le CAC est pris en charge par la subvention de fonctionnement du CSE. Celui-ci décrète où en sont les états financiers du comité et prend des recours en cas de faillite. D’autre part, vous devrez également faire appel à des experts-comptables pour présenter vos comptes annuels.

Pour les CSE de grande taille, le logiciel de comptabilité doit pouvoir s’adapter à vos contraintes et intégrer le service de billetterie ainsi que tous les outils digitaux indispensables à la gestion du comité. Pour aller encore plus loin, vous pourrez ajouter des solutions sur-mesure pour améliorer la communication ou coordonner les missions des élus.

Bon à savoir : tous les membres du CSE et l’employeur peuvent consulter les données comptables du comité. Les salariés possèdent un droit de regard sur ce qui se trame en coulisses une fois par an lorsque le CSE présente le compte-rendu de sa gestion financière sous la forme d’un affichage.

Les documents obligatoires de la comptabilité du CSE

Mieux vaut être vigilant avec ses papiers, surtout quand ils concernent la comptabilité du CSE ! Quelle que soit la catégorie de votre comité, vous devrez : 

• rédiger un rapport d’activité et de gestion du CSE à présenter aux salariés de l’entreprise ;
• conserver précieusement les archives comptables du CSE pendant 10 ans ;
• faire approuver les comptes du CSE par les membres élus du comité réunis en séance plénière dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice.

Les justificatifs tels que les factures d’achat, de vente, les notes de frais ou les relevés de banque peuvent être utilisés en cas de conflit avec l’employeur ou en cas de contrôle de l’Urssaf. Autre point d’importance : en cas de redressement lié à un contrôle, c’est l’entreprise qui paye l’amende et non le CSE.

Bon à savoir : en ce qui concerne les archives, vous pouvez tout à fait les numériser à la suite d’une délibération adoptée en ce sens dans une réunion plénière ou en application d’une disposition du règlement en vigueur. Comme ça, vous pourrez libérer de la place dans les bureaux.

Établissez un budget cohérent

C’est une évidence, un logiciel de comptabilité CSE présente un coût. À ce niveau-là, les tarifs évoluent du simple au double en fonction du niveau de prestation proposé, de quelques dizaines à plusieurs milliers d’euros. 

Entre le temps gagné par les élus et une hausse de la satisfaction des bénéficiaires, l’investissement dans un tel outil n’a rien d’une lubie. Néanmoins, un petit CSE n’aura pas les mêmes attentes qu’un plus grand au niveau comptable. La bonne solution : trouver l’option qui répond le mieux à vos besoins sans qu’elle devienne une contrainte.

Ne faites aucun compromis sur les fonctionnalités

Comme on vient de le voir, chaque CSE adaptera son logiciel de comptabilité à son fonctionnement. Cependant, on ne peut pas nier que certains paramètres sont indispensables ! Pour vous aider dans votre choix, gardez un œil sur ces quelques essentiels. 

Un espace unique de paramétrage

Quitte à avoir un logiciel de comptabilité pour votre CSE, autant adopter une solution informatisée tout-en-un ! Peu importe qu’il propose seulement des fonctionnalités basiques ou étendues, l’important reste que tout soit accessible depuis un espace d’administration unique avec un paramétrage centralisé. De cette manière, vous serez certain de vraiment gagner du temps.

Une interface digitale claire et compréhensible

C’est un fait, les bénéficiaires délaissent le papier au profit du numérique. Pour communiquer et valoriser l’offre ASC du CSE, vous aurez donc besoin de prendre en compte cette tendance digitale. 

Bon à savoir : certains prestataires proposent des tableaux de bord en temps réel afin d’observer les dépenses du CSE en un coup d’œil. 

Une sécurité des données optimale

L’avènement du numérique a entraîné de nombreux questionnements, dont celui de la protection de nos données. Le CSE traite régulièrement avec des informations privées et sensibles, la question de la sécurité d’un logiciel du logiciel de comptabilité s’avère donc centrale ! 

Pour vous assurer de ce paramètre, vous pouvez vérifier que :

• l’hébergement des données se situe en France, 
• la sauvegarde de la base de données se réalise de manière régulière ;
• le logiciel présente une conformité RGPD.

Choisissez un prestataire polyvalent et compétent

Engagez dans une solution durable sur le long terme

En plus du logiciel en lui-même, vous devrez aussi vous intéresser au prestataire qui le propose. En plus de la notoriété et de la réputation, vous pouvez aussi jeter un œil au nombre de bénéficiaires qui font confiance à cette solution. Même s’il ne fait pas tout, le portefeuille client est un bon indicateur de la qualité d’une prestation. 

Un prestataire spécialisé dans des solutions dédiées aux sociaux et économiques, sera également plus à même de vous proposer des outils CSE qui répondent aux besoins spécifiques de votre structure. Si vous hésitez entre deux solutions, prenez celle qui propose une large palette d’offres. De cette manière, vous pourrez adopter des solutions évolutives et éviterez la multiplication des partenaires pour répondre à vos besoins sur le long terme. Et oui, rien ne dit qu’une fonctionnalité inutile aujourd’hui ne sera pas pertinente demain, c’est donc un critère à ne pas négliger !

Mettez un point d’honneur sur l’accompagnement et le service

Un logiciel a beau être une solution technique, on est bien content d’avoir quelqu’un au bout du fil (ou d’un mail) en cas de problème. Les performances ne font pas tout, la prise en main, la simplicité d’utilisation et l’accompagnement proposé sont essentiels dans votre choix d’un logiciel de comptabilité pour votre CSE. Une formation dédiée à l’apprentissage de la plateforme semble aussi être un indispensable.

En ce qui concerne le suivi, les élus seront soulagés de faire confiance à un prestataire réactif et disponible, capable de répondre rapidement à leurs questions. Au moment de choisir, prenez en compte la qualité du service client et du support technique. Si vous n’arrivez pas à joindre un prestataire ou attendez un mois avant d’avoir un retour à une question, vous saurez qui vous n’avez pas sonné à la bonne porte.

Cherchez une offre de chèques cadeaux et ASC attractives

Les bénéficiaires accordent une importance particulière aux offres d’activités sociales et culturelles et aux chèques cadeaux. Un logiciel de comptabilité doit pouvoir intégrer ce paramètre en vous permettant d’organiser la gestion des stocks, de l’encaissement et des réservations simplement. 

Dans ce domaine, vous pouvez vous fier au réseau de magasins proposé par votre prestataire pour les bons cadeaux et à la proposition de spectacles, de parcs ou d’événements envisageables dans la billetterie. Si votre logiciel inclut la distribution, alors vous avez tout bon !

Testez la solution en amont 

Avant de vous engager avec un prestataire, on vous conseille de tester le logiciel pour vérifier votre choix. Que ce soit avec une vidéo qui présente virtuellement l’interface ou un déplacement d’un commercial dans vos locaux, l’important est de vous assurer que la solution correspond à vos attentes. De cette manière, vous pourrez aussi avoir un avant-goût de la qualité de l’accompagnement proposé. 

Lorsque vous arrêtez votre choix, vous allez devoir prendre en main votre nouvel outil. Pour passer cette étape en un rien de temps, assurez-vous que votre prestataire inclut une formation. De cette manière, vous pourrez passer à l’action rapidement.

Bon à savoir : avec le logiciel de gestion CSE de Glady, vous pouvez centraliser facilement les informations sur vos ayants droit et vos ouvrants droits, paramétrer tous les avantages, approuver les demandes en temps réel et obtenir une visibilité maximale sur votre budget avec des tableaux de bord adaptés. C’est presque trop beau pour être vrai ! Puisqu’une démonstration vaut parfois mille mots, n’hésitez pas à demander la vôtre.