Comment faire un PV de réunion du CSE ?

Qu’est-ce qu’un procès-verbal de réunion du CSE ?

En quoi consiste le PV de réunion du CSE ?

Le procès-verbal du CSE n'est rien d'autre qu'un compte rendu d'une réunion du CSE. Ce document, obligatoire selon le droit du travail, permet de garder des traces écrites d’un rassemblement du CSE.

Il est essentiel d’effectuer une retranscription de chaque réunion du CSE pour plusieurs raisons :

• le procès-verbal CSE permettra de garder en archives un résumé des décisions du Comité social et économique ;
• la rédaction du PV CSE a une valeur juridique, le document constitue un appui essentiel en cas de litiges ;
• le PV de réunion du CSE est un outil de communication très important vis-à-vis des salariés de l’entreprise et constitue un moyen de preuve pour faire valoir ses droits.

Est-ce obligatoire de rédiger un PV de réunion du CSE ?

Oui, il est obligatoire de rédiger un procès-verbal de chaque réunion du CSE. Selon l’article L2315-34 du Code du travail : « les délibérations du Comité social et économique sont consignées dans un procès-verbal établi par le secrétaire du comité. »

Cette obligation sert à garder une trace des décisions prises pendant la séance et permet aux élus de s’y référer au besoin, notamment auprès de la direction, si les engagements ne sont pas respectés. 

Bon à savoir : les modalités de rédaction d’un PV de réunion extraordinaire du CSE restent identiques à celles d’une réunion ordinaire du comité. 

Qui doit rédiger le procès-verbal de réunion du CSE ?

Le secrétaire du CSE, nommé par les délégués du personnel et le chef d’entreprise à l'occasion de la première réunion du CSE, a la prérogative d’écrire chaque procès-verbal de réunion du comité. Il lui est possible d’enregistrer les séances afin de pouvoir les retranscrire plus facilement. La sténographie, c’est-à-dire l’écriture abrégée par l’utilisation de signes, est également autorisée.

Si le secrétaire est absent le jour de la réunion du CSE, le secrétaire adjoint est alors missionné d’écrire le PV de réunion du CSE. Si ce dernier est aussi absent de la réunion, il convient alors de désigner sous forme d’un vote un titulaire présent pour être secrétaire de la séance.

Dans le cas de l’absence du secrétaire et du secrétaire adjoint ainsi que si le vote pour élire un rédacteur n’a pas eu lieu, il s’agit alors d’un délit d’entrave au CSE. Cependant, il est possible qu’un élu du CSE possède de meilleures qualités rédactionnelles et soit désigné par le secrétaire pour s’occuper de la retranscription.

Il est possible de se faire assister par un rédacteur indépendant de l’entreprise pour la transcription du procès-verbal de réunion du CSE. Dans ce cas-ci, le rédacteur sera soumis aux mêmes règles de confidentialité que les membres titulaires du Comité social et économique.

Comment rédiger le procès-verbal de réunion du CSE ?

Il n’existe pas de dispositions légales concernant la rédaction d’un PV de réunion du CSE. Cependant un protocole d’accord d’entreprise peut définir les mentions qui doivent figurer dans le procès-verbal de réunion du CSE. 

Si un tel accord n’a pas eu lieu, les mentions qui devront être retranscrites afin d’obtenir la validité du procès-verbal CSE sont les suivantes :

• lieu de la réunion ; 
• date et l’heure réelle de fin de la réunion ainsi que les possibles suspensions de séance ;
• la liste des élus du comité présents en précisant leur qualité ainsi que la liste des absents ou leur suppléant ;
• l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
• les différents points inscrits à l’ordre du jour du CSE ;
• la signature du PV de réunion CSE par le secrétaire à la fin de la retranscription.

Lors de votre retranscription, il sera important d’être attentif à bien stipuler dans le contenu du procès-verbal de réunion du CSE ces informations importantes :

• les propositions ou réclamations qui ont été formulées par les différents membres ;
• les consultations entre membres élus ;
• les informations données par l’employeur ou ses réponses aux propositions faites lors des réunions précédentes ;
• les résultats des votes ainsi que les accords collectifs adoptés par les membres du comité ;
• la date fixée pour la prochaine réunion. 

Il est important dans la rédaction du procès-verbal de conserver la plus grande neutralité, tout en évitant de mettre en avant les réclamations individuelles et de résumer de la manière la plus représentative les propos tenus au cours de la réunion par les élus, l’employeur ou les invités éventuels. Il ne faut pas perdre de vue que le PV de réunion du CSE fait « force de loi » et que son contenu est une preuve juridique.

Il est interdit de faire apparaître dans son procès-verbal des propos diffamatoires ou injurieux ainsi que des informations présentées comme confidentielles par l’employeur. De plus, il est interdit de mentionner explicitement les noms des personnes n’assistant pas à la séance.

Existe-t-il un modèle de PV de réunion du CSE ?

Voici un modèle de procès-verbal de réunion CSE reprenant les éléments essentiels, à ajuster en fonction de vos besoins.

Date de la réunion

Lieu de la réunion

Sont présents :

Liste des membres du CSE présents.

La réunion s'ouvre à [Heure].

Retranscription de l'allocution du président du CSE

Point n°X de l’ordre du jour

Rappel des propositions faites lors de la précédente réunion 

Description de la proposition 

Déclaration : 

[Intervenant] : [Texte]

Délibération : 

[Intervenant] : [Texte]

Résolution : 

[Intervenant] : [Texte]

Vote : 

La résolution est mise aux voix. Tant d’élus prennent part au vote : 

• X votent pour ;
• Y votent contre ; 
• Z s’abstiennent.

La résolution est adoptée/rejetée.

En fin de réunion, [Intervenant] prend la parole pour exposer [Texte].

Les points listés à l'ordre du jour ayant tous été abordés, la séance est levée à [Heure]. La prochaine réunion du CSE aura lieu le [Date].

Signature du PV de réunion CSE par le secrétaire du comité.

Quand et comment diffuser le procès-verbal de réunion du CSE ?

Selon le Code du travail, la rédaction du procès-verbal du CSE s’effectue dans les 15 jours suivants la séance. Cependant, un accord d’entreprise peut modifier ce délai si le CSE le souhaite. Quant à sa diffusion, elle se fera après son approbation par un vote des élus du personnel en séance plénière. 

En ce qui concerne l’affichage du PV de réunion CSE, une fois le procès-verbal validé par les élus, il peut être potentiellement transmis sous forme de communiqué à l’employeur par le secrétaire, tout comme aux employés. Le site internet du CSE peut être un excellent relai pour diffuser les procès-verbaux et faciliter la communication avec les salariés. Néanmoins, cela n’est pas obligatoire.

Tous les procès-verbaux des séances ayant pour ordre du jour le licenciement d’un salarié protégé ou d’un projet de licenciement économique collectif ainsi que ceux traitant du bilan social ou de la consultation sur la politique sociale de l’entreprise doivent être envoyés à l’inspection du travail.

Bon à savoir : il est strictement interdit de diffuser le procès-verbal du CSE avant son approbation.

Le procès-verbal de réunion de CSE peut-il être modifié ou contesté ?

Des corrections et des modifications peuvent être apportées sur le procès-verbal de réunion du CSE par le président, le secrétaire ainsi que tous les membres du CSE (les titulaires, les suppléants, ainsi que les délégués syndicaux). Les invités de la séance ne possèdent pas le droit de correction ou de modification du PV de réunion du CSE.

La rédaction du procès-verbal est la responsabilité du secrétaire, il doit absolument faire figurer les modifications de la séance en cours qui doivent être validées en amont par la majorité des membres présents. Si la majorité n’est pas en faveur d’une modification, le secrétaire n’est pas obligé de faire figurer les modifications au procès-verbal de réunion du CSE.

Il est possible que le procès-verbal soit contesté par chaque membre élu, c’est pour cela qu’il est essentiel pour chaque participant de relire le PV. La contestation du procès-verbal doit se faire avant l’approbation de celui-ci. Si le désaccord persiste après discussion, il est toujours possible de recourir au tribunal de grande instance.

Quelles sanctions en cas d’erreur ou manquement liés au procès-verbal du CSE ?

Il est nécessaire de rappeler que le procès-verbal du CSE a une valeur juridique. De plus, sa rédaction engage directement le secrétaire. Il est nécessaire que le procès-verbal respecte toutes les conditions citées préalablement sous peine de délit d’entrave.

Un délit d’entrave est « l’action ou l’omission qui porte une atteinte à une représentation ou représentant du personnel dans l’exercice de ses missions, à la désignation d’une institution représentative du personnel, ou à l’exercice du droit syndical ».

Un délit d’entrave peut être constaté par l’inspection du travail à l’issue de son contrôle et établit donc un procès-verbal d’infraction.

Il existe plusieurs motifs de délit d’entrave :

• L’absence d’information ou de consultation obligatoire du CSE ;
• la modification unilatérale de l’ordre du jour d’une réunion ;
• le non-respect du délai de communication de documents aux représentants du personnel.

En cas d’entrave au fonctionnement des instances représentatives du personnel, une amende représentative de 7500 € est alors donnée.