CSE
Le comité social et économique (CSE) est une instance représentative obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 11 salariés. Afin qu’il fonctionne au mieux, certains élus du personnel occupent un poste spécifique au CSE, comme celui de secrétaire. En quoi consiste le rôle de secrétaire du CSE ? Comment est-il désigné ? Quelles missions et responsabilités lui incombent ? On vous explique !
Rappel : La composition du CSE
Le CSE se compose d’élus du personnel, de leurs suppléants et d’un représentant de l’employeur. À l’occasion d’un vote, ces membres désignent le bureau du CSE parmi les élus titulaires. Chargé d’assurer le bon fonctionnement du comité, le bureau du CSE comprend :
- Le Président du CSE, représentant de la Direction de l’entreprise ;
- Le trésorier ;
- Le secrétaire du CSE.
Ces 3 fonctions impliquent des missions différentes au sein du CSE et vis-à-vis des interlocuteurs extérieurs au comité.
Quel est le rôle du secrétaire du CSE ?
Au même titre que tout autre élu du personnel au comité, le secrétaire du CSE a pour mission de défendre les intérêts des salariés.
Cependant, le poste de secrétaire du CSE remplit un rôle stratégique au sein de cette instance. En effet, le secrétaire du CSE garantit la communication interne et externe du CSE.
D’une part, il se charge d’assurer la transmission des informations au sein du comité, notamment entre les élus et la direction.
D’autre part, le secrétaire garantit la communication avec les interlocuteurs extérieurs au comité, comme les salariés et les instances avec lesquels le CSE peut devoir collaborer (médecine du travail, inspection du travail, DREETS…).
Quelles sont les missions du secrétaire du CSE ?
Le rôle de secrétaire du CSE implique plusieurs missions, qui entourent notamment les réunions du CSE.
Préparer l’ordre du jour des réunions du CSE avec l’employeur
Avant une réunion du CSE, le secrétaire et le Président du comité doivent établir conjointement l’ordre du jour.
La participation du secrétaire à l’élaboration de l’ordre du jour assure que tous les points soulevés par des élus du CSE soient abordés. Cette mission implique donc une bonne compréhension des sujets pertinents et urgents à discuter.
Le délai de transmission de l’ordre du jour des réunions CSE dépend du règlement intérieur du comité. Par défaut, les élus doivent recevoir l’ordre du jour minimum 3 jours avant la réunion.
Transmettre à l’employeur des questions du CSE avant les réunions
Le secrétaire du CSE est également chargé de transmettre à la direction les questions des élus. Le président du CSE doit les recevoir dans les 2 jours précédant la réunion, sauf mention contraire au règlement intérieur.
Pour collecter ces questions, le secrétaire du CSE peut organiser des réunions préparatoires. Celles-ci permettent notamment aux élus du personnel de prendre connaissance d’un sujet abordé en réunion et des éventuels documents explicatifs nécessaires à la compréhension du point.
Rédiger le procès-verbal des réunions du CSE
La rédaction des procès-verbaux (PV) est au cœur du rôle du secrétaire du CSE. En effet, seul le secrétaire du CSE est habilité à les établir.
Pour chaque réunion, le secrétaire du CSE doit rendre compte des délibérations et consigner de manière impartiale les décisions prises par le comité. Il doit ensuite les consigner dans le PV de réunion CSE. Cette étape demande au secrétaire de mobiliser ses capacités de rédaction et son esprit de synthèse.
Bon à savoir : le secrétaire peut déléguer à une entreprise extérieure la rédaction des comptes-rendus et des PV de réunion du CSE.
Diffuser le procès-verbal des réunions du CSE
Après avoir rédigé le procès-verbal de la réunion CSE, le secrétaire doit le transmettre à l’employeur dans les 15 jours suivant la réunion. Cette étape vise à assurer les salariés que la direction prend bien connaissance des décisions et des actions du CSE.
Le secrétaire doit également envoyer le PV de la réunion aux autres élus du CSE. Ceux-ci peuvent suggérer des modifications s’ils le souhaitent.
Le procès-verbal fait ensuite l’objet d’un vote en séance plénière, à la majorité des élus présents. En général, l’approbation du PV CSE se déroule à la réunion suivante.
Après validation, le secrétaire du CSE doit diffuser chaque procès-verbal de réunion aux salariés. Il peut effectuer cette diffusion via :
- L’affichage du PV de réunion CSE dans les locaux de l’entreprise ;
- La publication des PV du comité sur la plateforme en ligne du CSE.
Attention : en cas de licenciement économique, le secrétaire du CSE doit transmettre le procès-verbal de la réunion dans les 3 jours. En cas de liquidation ou de redressement judiciaire, ce délai est porté à 1 jour.
Gérer la communication du CSE
En tant que préposé à la communication du CSE, le CSE doit s’assurer du respect des délais légaux de transmission et de diffusion des procès-verbaux. De plus, celui-ci doit s’assurer de la restitution fidèle des informations qui y sont consignées. Par exemple, un PV qui indique une décision erronée peut conduire le secrétaire du CSE à être accusé de délit
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Qui peut être secrétaire du CSE ?
Tous les élus titulaires du CSE peuvent se présenter au poste de secrétaire du CSE. Cependant, cette fonction demande des compétences particulières. De plus, les personnes siégeant au comité ne sont pas toutes éligibles à ce poste.
Les compétences nécessaires pour être secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE doit disposer de compétences solides en rédaction et en retranscription et afin d’établir les PV et les comptes-rendus de réunion du CSE de manière fidèle et impartiale.
Un bon esprit de synthèse s’avère également nécessaire pour sélectionner les informations à consigner dans les PV et celles à écarter.
De plus, des compétences d’organisation et de communication sont très utiles pour exercer ce rôle.
Un délégué syndical peut-il être secrétaire du CSE ?
Non, seuls les membres titulaires du CSE peuvent être désignés secrétaire de CSE. Tout comme celle de trésorier, la fonction de secrétaire du CSE est exclue pour :
- Les membres suppléants du CSE ;
- Le président du CSE ;
- Le représentant syndical au CSE.
Comment se déroule la désignation du secrétaire du CSE ?
La procédure pour élire le secrétaire du CSE varie selon les effectifs de l’entreprise et les modalités spécifiques prévues par son règlement intérieur.
Désigner le secrétaire CSE dans les entreprises de moins de 50 salariés
Le Code du travail n’impose pas de désigner un secrétaire permanent aux entreprises de moins de 50 salariés. De fait, celles-ci peuvent désigner un secrétaire à chaque réunion du CSE.
Pour autant, cette situation comprend ses inconvénients. Le règlement intérieur du CSE peut donc permettre la désignation d’un secrétaire pour toute la durée du mandat du CSE.
L’élection du secrétaire CSE dans les entreprises de 50 salariés ou plus
La désignation du secrétaire du CSE est obligatoire pour :
- Les entreprises de 50 salariés ou plus ;
- Les CSE d’établissement ;
- Le CSE central.
Lors d’un nouveau mandat CSE, les élus titulaires et le président du CSE désignent le secrétaire du CSE pendant la première réunion CSE de leur mandature.
La désignation prend la forme d’un vote ouvert à la majorité des présents. En clair, le candidat qui récolte le plus de voix remporte l’élection.
La désignation du secrétaire adjoint du CSE
Le Code du travail permet au CSE de désigner un secrétaire adjoint du CSE, aussi appelé suppléant du secrétaire CSE. Tous les membres du CSE, titulaires comme suppléants, peuvent assurer cette fonction.
L’élection d’un secrétaire adjoint n’étant pas obligatoire, le règlement intérieur du CSE doit préciser :
- Les modalités de sa désignation ;
- Ses missions précises.
En général, le secrétaire adjoint est désigné par un vote des membres titulaires.
Le suppléant du secrétaire CSE assiste le secrétaire dans la réalisation de certaines missions et peut le remplacer en cas d’absence. Cela implique donc de bien connaître le rôle et les missions du secrétaire CSE, et de disposer des capacités rédactionnelles et communicationnelles nécessaires pour les assurer.
Que faire s’il n’y a pas de candidat au poste de secrétaire du CSE ?
La désignation d’un secrétaire du CSE est obligatoire. Si aucun membre du CSE ne se porte candidat à ce poste, les élus doivent choisir un secrétaire de séance à chaque nouvelle réunion du CSE.
Comment changer de secrétaire du CSE ?
Le secrétaire du CSE occupe ce poste jusqu’à la fin de son mandat d’élu au comité. Cependant, certaines situations peuvent mener au changement de secrétaire avant cette date. Il faut alors organiser une réunion extraordinaire pour prévoir la continuité des activités du CSE.
La démission du secrétaire du CSE
Le secrétaire du CSE peut décider à tout moment de démissionner de son poste. Il doit alors présenter sa démission en séance afin qu’elle soit inscrite au procès-verbal de la réunion.
La désignation de son remplaçant, permanent ou temporaire, doit se dérouler lors de la réunion extraordinaire suivante. Elle suit la procédure habituelle établie par la loi ou le règlement intérieur.
La révocation du secrétaire du CSE
Les élus peuvent révoquer le secrétaire du CSE par un vote majoritaire. Pour autant, cette révocation doit se baser sur un motif sérieux, par exemple :
- Des erreurs récurrentes dans les PV ou les convocations ;
- Des retards dans la communication du CSE ;
- Le non-respect du règlement intérieur.
La révocation du secrétaire du CSE doit être inscrite à l’ordre du jour d’une réunion extraordinaire. De même, la désignation du nouveau secrétaire du CSE devra suivre rapidement.
Attention : la révocation du secrétaire du CSE ne fait pas perdre au salarié son mandat d’élu du personnel.
Le remplacement du secrétaire du CSE en cas d’absence ou de départ
Si le secrétaire du CSE quitte son mandat avant la fin de ses fonctions, plusieurs solutions s’offrent aux membres du CSE. Ceux-ci peuvent :
- Désigner un nouveau secrétaire ;
- Charger l’éventuel secrétaire adjoint de remplacer le secrétaire ;
- Nommer un secrétaire par intérim au début de chaque séance.
Quel que soit le choix des élus, les procès-verbaux doivent contenir toutes les décisions prises par le CSE de façon à informer les salariés des évolutions en cours.
Les points à retenir
- Le secrétaire du CSE assure la communication interne et externe du CSE : entre les membres du CSE, avec la direction, les salariés et auprès d’instances extérieures (inspection du travail…) ;
- Le secrétaire du CSE a pour mission de préparer l’ordre du jour des réunions avec l’employeur, de transmettre les questions des élus à l’employeur avant les réunions, de rédiger et de diffuser les PV de réunions CSE et de gérer la communication du CSE.
- Chaque élu titulaire du CSE peut être candidat au poste de secrétaire du CSE. Les suppléants, délégués syndicaux ou l’employeur ne peuvent pas exercer ce rôle ;
- Le secrétaire du CSE doit disposer de compétences en rédaction, en retranscription, en organisation, en communication et en synthétisation ;
- Le délégué syndical ne peut pas être secrétaire du CSE ;
- La désignation du secrétaire CSE s’effectue par un vote à la majorité des élus présents. Elle est uniquement obligatoire dans les entreprises de plus de 50 salariés, les CSE centraux ou d’établissement ;
- Le CSE peut désigner un secrétaire adjoint parmi les élus pour assister le secrétaire du CSE dans ses tâches et le remplacer en cas d’absence ;
- Le secrétaire du CSE peut démissionner, être révoqué ou absent. Dans ce cas, le secrétaire adjoint ou un secrétaire par intérim peuvent le remplacer. Un nouveau secrétaire du CSE devra alors être désigné.
