Comment construire son entretien feedback ?

Quelques conseils pour démarrer votre entretien feedback du bon pied

On ne va pas se mentir, tous les retours ne sont pas forcément plaisants à entendre… Il va falloir faire preuve de tact pour délivrer votre message sans blesser la personne et délivrer un feedback efficace. Votre bilan individuel doit en ce sens porter sur des actions et s’éloigner de la sphère personnelle. Essayez autant que possible de commenter des faits et non des traits de personnalité.

Bon à savoir : pour préparer un entretien individuel annuel, vous pouvez vous appuyer sur une grille d’évaluation. De cette manière, vous aurez une vision claire des objectifs fixés et pourrez mener un bilan de l’année écoulée de manière claire et concise. Autre point positif : vous pouvez évaluer le développement des compétences et des performances d’une année sur l’autre en archivant les résultats.

La préparation de votre entretien individuel : la clé du succès

Pour faire passer les bonnes informations à votre interlocuteur, vous aurez besoin d’une préparation. Si votre objectif consiste à encourager un comportement ou à inciter au changement, le déroulement de l’entretien ne sera pas le même. Quel qu’en soit l’aboutissement, l’idée n’est pas d’aller au conflit et de régler vos comptes lors de cet échange.

Avant de recevoir votre collaborateur, prenez donc le temps de faire le point et d’établir les objectifs de l’entretien. Conduire une évaluation nécessite d’observer votre équipe et de noter les comportements à saluer en amont. Mentionner des faits précis pour illustrer vos propos est une manière sûre d’éviter le jugement et de commenter seulement la situation. On vous encourage même à construire brièvement la trame de votre discours.

Ne vous inquiétez pas, vous n’avez pas à rédiger un document de 6 pages pour chaque entretien individuel. Par contre, vous pouvez noter un fait que vous voulez évoquer, partagez votre impression générale, exprimez votre besoin et enfin faire part de vos attentes. En quelques mots-clés, vous aurez devant vous le fil rouge de votre entretien et vous saurez dans quelle direction aller.

Votre mot-clé lors de l’entretien professionnel : voir le verre à moitié plein

Même si la visée de l’entretien n’est pas que positive, on vous conseille de ne pas rentrer directement dans le vif du sujet. Commencez par valoriser votre collaborateur et par trouver des éléments encourageants comme son implication dans un projet, ses efforts au quotidien, ses aptitudes ou son comportement au sein de l’équipe.

L’essentiel est de ne pas se concentrer uniquement sur les choses qui ne vont pas, mais d’évaluer la globalité du travail et d’équilibrer vos propos avec ses points forts et ses réussites. Un entretien purement négatif aura de grandes chances de plomber le moral et de ne pas motiver à s’améliorer. En revanche, si vous saluez les tentatives, vous donnerez davantage envie à vos collaborateurs de se dépasser.

Dans la même idée, ne conduisez pas cet entretien en solitaire : intégrez votre collègue dans la discussion. Demandez-lui son avis sur la situation et posez des questions. L’objectif est que votre interlocuteur puisse trouver par lui-même des pistes d’amélioration. L’entretien feedback est avant tout une discussion qui vise à co-construire la suite pour avancer : les deux parties doivent y trouver satisfaction. À l’issue de cette rencontre, vous pourrez établir un plan d’action cohérent à appliquer ensuite.

Consacrez un vrai moment à votre collaborateur

Que votre entretien soit positif ou correctif, on vous encourage vivement à le mener en one-to-one. Privilégier un entretien individuel assure que votre collaborateur ne se sentira pas gêné face à ses collègues et pourra se livrer sans crainte. Pour ça, choisissez une salle isolée, mais toujours au sein de l’entreprise de manière à garder un échange formel. Vous en conviendrez, un entretien professionnel dans un bar risque de perdre en efficacité…

Pour valoriser ces moments d’échange, il vaut mieux les programmer en avance dans vos agendas. Plusieurs options sont possibles :

– rendez-vous hebdomadaire pour un suivi continu et progressif de l’avancement d’un projet ;
– entretien trimestriel pour un rapport plus complet sur son travail et son évolution professionnelle ;
– bilan annuel afin de discuter des perspectives au sein de l’entreprise, mais aussi de l’année écoulée.

En structurant ces rencontres, vous témoignez de votre disponibilité et de votre écoute active envers vos collaborateurs, ce qui est un facteur de bien-être au travail.

Bon à savoir : les entretiens annuels ne sont pas une obligation légale. Et oui, le Code du travail prévoit un entretien professionnel imposé tous les deux ans seulement. Ce qui n’empêche pas bien sûr d’en organiser davantage au besoin.

Vous pouvez également établir un compte-rendu automatique d’entretien afin de formuler clairement ce qui est attendu. De cette manière, il sera plus facile de faire un bilan lors du prochain rendez-vous.

Ne patientez pas jusqu’à l’entretien annuel pour faire vos retours

Ça peut sembler évident, mais la frénésie du quotidien nous rattrape souvent. Vous avez peut-être pensé à un point particulier à évoquer avec votre collègue, vous répétant chaque semaine de prévoir un rendez-vous pour en discuter. Mais voilà, les tâches s’accumulent, le temps passe et l’entretien est souvent délégué au second plan.

Pour éviter qu’une situation se dégrade, on ne peut que vous conseiller de ne pas attendre trop longtemps. Un collaborateur peut tout à fait croire que les choses se passent à merveille et tomber de haut lors de l’entretien annuel. Ce genre de situation n’est agréable pour personne, d’autant que changer un comportement qui dure depuis 6 mois risque d’être plus complexe…

 À noter : la fin de l’entretien ne marque pas l’arrêt du suivi de votre collaborateur. Mettre en place des entretiens réguliers vous permet aussi d’anticiper les besoins de vos salariés, que ce soit les souhaits d’évolution ou les besoins de formation. De cette manière, vous gagnez aussi en efficacité et assurez une bonne gestion de la performance.