Transformation digitale : comment s’adapter à ces changements ?

1. C’est quoi la transformation digitale et comment s’y adapter ?

Transformation digitale : c’est quoi ?

La transformation digitale ou transformation numérique, permet aux entreprises de n’importe quel secteur d’intégrer les technologies digitales dans leurs activités.

Cette transformation est liée aux besoins futurs de la société. Il est essentiel de faire parler les données, accumulées depuis plusieurs années par les entreprises.

Comment amorcer les changements organisationnels ?

1. Diagnostiquer les processus internes

Cette étape vise à identifier :

• les principaux processus métiers de chaque service de l’entreprise,
• l’ensemble des actions qui peuvent être digitalisées,
• mesurer le rapport complexité/efficacité. 

De façon à obtenir un gain en termes de performances.

2. Digitaliser les documents et courriers

Il convient ensuite d’envisager la digitalisation des processus existants, tels que :

• dématérialiser les courriers,
• créer les templates d’e mailing ( contenus textes, charte graphique, …) des équipes marketing notamment, 
• organiser les relances, 
• définir les contrôles de surface qui permettent de sécuriser la qualité des informations saisies par les clients. 

3. Tester et mesurer les gains qualitatifs et quantitatifs

C’est l’occasion d’associer les collaborateurs de l’entreprise afin de les familiariser avec la digitalisation de certains processus (sur un CRM tel que Hubspot par exemple).

4. Déployer les solutions digitales

Cette étape consiste avant tout à faire adhérer les équipes à ces changements et de leur démontrer les bénéfices de nouveaux modèles de relation avec le client dans lequel leurs compétences sont valorisées.

Quels sont les outils digitaux pour satisfaire les salariés ?

• Un matériel adapté

Alors que la pratique du télétravail s’est fortement répandue, il est essentiel de s’assurer que les salariés disposent du matériel nécessaire à la réalisation de leurs missions.

Des solutions de location d’ordinateurs existent pour aider des entreprises à offrir un matériel de qualité à leurs équipes.

• Les avantages salariés

Les avantages tels que le chèque cadeau dématérialisé permettent à  l’employeur ou aux CSE de simplifier leur gestion, sans avoir à gérer de stock ou l’envoi des chèques papiers. Plus d’erreurs possibles ou de risques de vols. Tous les bénéficiaires peuvent consulter leur solde sur leur compte et le dépenser quand ils le souhaitent sur les offres de leurs choix. 

Le salarié peut alors profiter de ses chèques cadeaux de façon numérique sur internet (sur le web) ou bien de manière physique en magasin. Il reçoit en effet un code, qu’il peut rentrer sur le site de l’enseigne en question, et un QR code ou flashcode à montrer au vendeur quand il passe en caisse. 

2. Comment s’opère la conduite du changement ? 

C’est au manager de mettre en place une stratégie spécifique afin de mener à bien cette mission de changements numériques.

Mettre l’équipe au premier plan

Pour accompagner le monde de l’entreprise aux processus de changement numérique, il est nécessaire de revoir les pratiques du management et d’instaurer une nouvelle organisation. 

Pour cela, le manager doit :

• Privilégier la communication interne ;
• Placer l’humain au premier rang pour que l’équipe accepte les changements ;
• Soutenir et préparer les équipes par l’apprentissage en proposant des ateliers de sensibilisation et de formation
• Stimuler et motiver l’équipe afin de lui faire accepter la nécessité du changement ;

Afin d’éviter la résistance des collaborateurs au processus de changement numérique, il est essentiel de valoriser le facteur humain.

Définir et faire accepter une nouvelle vision à travers le changement

Il est nécessaire que les entreprises prennent le temps de faire rentrer cette nouvelle dimension et expérience dans la culture de l’entreprise. Cela permettra aux collaborateurs d’intégrer progressivement ce que transformation digitale veut vraiment dire.

Le manager se doit donc d’adopter de nouvelles méthodes pour conduire le changement au sein de son entreprise. Il peut donc :

• Demander l’avis des employés avant chaque prise de décision,
• Donner de nouvelles méthodes d’organisation et de travail, en lien avec la nécessité du changement.

Et bien souvent, digitaliser une entreprise c’est aussi transformer les anciens outils en effectuant des changements techniques internes.

Pour ce faire, il faut s’assurer d’avoir une équipe technique solide, gérée par un CTO qualifié, qui va piloter et assurer la bonne mise en place de votre stratégie de digitalisation, notamment dans le choix des technologies utilisées.

Les équipes marketing et communication peuvent également accompagner l’entreprise et communiquer sur ce changement auprès de chaque client .

Accompagner la formation digitale des collaborateurs

• Une équipe motivée et préparée

Afin de faciliter la mise en place de l’expérience digitale au sein d’une entreprise, il est nécessaire de faire adhérer l’équipe aux objectifs fixés. 

Dans le but de préparer les employés au mieux afin d’accueillir cette transformation au niveau de l’organisation interne, il est essentiel de les motiver et de les former.

• Un leadership affirmé

Plutôt que de faire appel à une expertise extérieure, il est préférable d’opérer la conduite du changement en interne. 

Il est donc intéressant de faire appel aux jeunes collaborateurs qui ont grandi avec les nouvelles technologies, à l’ère des smartphones et de la fibre pour accompagner ce changement. Pour eux, la digitalisation n’est pas une transformation, mais une évolution qui amène leur pratique professionnelle en cohérence avec leur pratique personnelle.

Il faut donc identifier ces jeunes collaborateurs pour qu’ils deviennent de véritables ambassadeurs auprès de leurs collègues. Il est préconisé de mettre en avant leurs compétences, afin que les autres les identifient comme des ressources sur lesquelles ils peuvent s’appuyer pour obtenir conseils et encouragements.

• Un accompagnement continu

Le passage au digital suscite des inquiétudes profondes chez certains collaborateurs. Il est donc important de les accompagner à travers le processus de changement et d’être à l’écoute du ressenti de chacun, dans une attitude d’ouverture et de dialogue afin de dédramatiser la transition.

Le but est de faire comprendre aux représentants de tous les métiers que chacun a sa place dans cette nouvelle organisation. 

La mise en place de formations est un bon moyen d’accompagner les collaborateurs afin de les faire adhérer les collaborateurs à la transformation des processus de travail. Cette formation doit se faire à toutes les étapes de la transformation, de la définition des outils technologiques jusqu’à la mise en œuvre concrète.

Dans les premières phases, la formation doit être théorique, en répondant aux questions générales que les collaborateurs se posent :

• Qu’est-ce que la digitalisation ? 
• Quels sont les avantages et inconvénients de ces pratiques ?

Dans un second temps, la formation doit se tourner vers les aspects pratiques, afin de permettre à chacun de s’approprier les outils.