Avantage en nature : définition, règles fiscales et obligations

Qu'est-ce qu'un avantage en nature ?

Un avantage en nature est un type de rémunération non monétaire fournie par l'employeur à ses salariés. Contrairement au salaire de base, l’avantage en nature se présente sous forme de biens ou de services (logement, repas, véhicule, etc.) mis à disposition des salariés gratuitement ou à une valeur inférieure à son coût réel. De cette manière, les collaborateurs réalisent des économies sur des frais qu’ils auraient dû supporter.

Un avantage en nature en entreprise est déterminé à travers : 

• une convention ou un accord collectif ; 
• une décision unilatérale de l’employeur ; 
• un usage de l’entreprise ; 
• un contrat de travail. 

En principe, les bénéficiaires de l’avantage en nature sont : 

• tous les travailleurs salariés et assimilés, indépendamment de leur statut, de leur niveau hiérarchique ou de leur type de contrat professionnel ;
• les présidents-directeurs et directeurs généraux de sociétés anonymes (SA) et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme (Selafa) ;
• les présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS) ;
• les gérants minoritaires ou égalitaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL) ;
• les fonctionnaires et les agents contractuels de la fonction publique.

Néanmoins, leur type et leur étendue varient parfois en fonction de différents paramètres. Les apprentis bénéficient par exemple de 75 % du montant de l’avantage accordé aux autres salariés de l’entreprise.

Les avantages en nature couvrent divers aspects de la vie quotidienne et professionnelle de votre équipe, contribuant ainsi à améliorer la qualité de vie des salariés et la motivation au travail. L’utilisation peut être personnelle ou professionnelle, en fonction de l’avantage en nature proposé.

Bon à savoir : la définition d’un avantage en nature se distingue des frais professionnels. En effet, ces sommes correspondent à des remboursements de dépenses d’un salarié dans le cadre de son travail, à l’image des frais de déplacement pour un voyage d’affaires. 

Les différents types d'avantages en nature

L’avantage en nature logement

Les avantages en nature liés au logement sont fournis lorsque l'employeur, propriétaire ou locataire, met à disposition un hébergement gratuitement. S’il prend en charge directement le loyer du logement du salarié, alors l’avantage correspond à un avantage en espèce, et non plus à un avantage en nature. 

Les avantages logement sont évalués sur la base d’un forfait logement ou d’après la valeur locative cadastrale définie dans les conditions prévues aux articles 1518 et 1518 bis du Code général des impôts.

Les avantages accessoires (eau, électricité, gaz, chauffage, garage) sont inclus dans le forfait. En revanche, la prise en charge d’autres types de charge de l’occupant du logement, comme la prime d’assurance, constitue des avantages en espèces.

L’avantage en nature véhicule

Les véhicules mis à disposition des salariés sont une pratique courante dans les entreprises. Cet avantage en nature se décline selon deux modalités : 

• l’utilisation d’un véhicule de l’entreprise pour des déplacements privés à plein temps, week-ends et congés compris ;
• la prise en charge des frais de carburant, d’entretien et d’assurance.

Le véhicule d’entreprise est considéré comme un avantage en nature seulement s’il peut être utilisé dans le cadre privé par le salarié. Ensuite, l'évaluation de l'avantage en nature véhicule peut se faire de deux façons :

• sur la base d’un forfait : 
• pour un véhicule acheté, on applique 9 % du coût d'achat du véhicule TTC (6 % si le véhicule a plus de cinq ans), avec une majoration du taux de 12  % pour les frais de carburant (ou 9 % si le véhicule a plus de cinq ans) ;
• pour un véhicule loué, l'avantage est de 30 % du coût global annuel TTC (40 % si les frais de carburant sont pris en charge par l’employeur), sans dépasser l’évaluation d’un véhicule acheté.
• sur les dépenses réellement engagées : le calcul se base sur le coût d'achat du véhicule ou le coût global annuel de location, ajusté selon le ratio du kilométrage privé et complété par les frais de carburant payés. La base des dépenses réellement engagées inclut l’assurance, l’entretien et l’amortissement du véhicule (sur 5 ans pour un achat, ou le coût global annuel pour une location).

Comme pour les autres avantages en nature, ils doivent être intégrés dans l’assiette des cotisations de Sécurité sociale.

Par ailleurs, la Direction de la Sécurité sociale a annoncé dans son bulletin officiel que les règles dérogatoires d'évaluation des avantages en nature en ce qui concerne la mise à la disposition d'un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique ou d'une borne de recharge pour véhicule électrique seront prolongées par un arrêté publié au cours du mois de janvier 2025.

Bon à savoir : la mise en place d’un transport collectif par l’entreprise ne rentre pas dans la définition d’un avantage en nature puisqu’il est à usage professionnel. 

L’avantage en nature repas

La participation aux frais de repas des salariés constitue un avantage en nature, à l’exception de ceux pris par les salariés en voyages d’affaires. Cela peut donc inclure des repas pris sur le lieu de travail au sein des locaux, dans une cantine ou un restaurant d’entreprise. En revanche, sont exclus de cette catégorie : 

• la fourniture de repas résultant d’obligations professionnelles ou en lien avec la nécessité de service prévue contractuellement ou conventionnellement ; 
• les repas que les salariés prennent avec les personnes dont ils ont la charge sociale, psychologique ou éducative. 

Les avantages liés à la nourriture sont soumis à des règles précises concernant leur évaluation et leur cotisation. Les repas offerts ou subventionnés doivent être valorisés à leur coût réel ou à une valeur forfaitaire fixée par la législation. En ce qui concerne l’évaluation forfaitaire, vous êtes libres de revoir le calcul des frais de repas à la hausse à travers votre convention collective. 

Lorsque la participation salariale est au moins égale à 50 % du forfait, alors l’avantage nourriture peut être négligé. Autrement, vous devrez soustraire la participation au montant du forfait pour connaître la base de cotisation. 

Bon à savoir : le titre restaurant est considéré comme un avantage social et non comme un avantage en nature. La participation patronale sur les titres restaurant peut être exonérée de charges. Retrouvez toutes les conditions d’attribution des titres restaurant dans notre article dédié.

L’avantage en nature NTIC

Un exemple d’avantage en nature de la catégorie NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) concerne l'utilisation de dispositifs électroniques et des services de communication fournis par l’employeur, tel que :

• la mise à disposition d’un téléphone mobile et d’un abonnement ;
• l’accès d'une connexion internet à domicile ;
• la fourniture d’un ordinateur portable, d’une tablette et de logiciels. 

Appréciés des salariés qui travaillent à distance, ces avantages sont évalués selon le coût réel ou les forfaits fiscaux applicables et doivent être pris en compte dans le calcul des charges. 

Bon à savoir : si les réductions tarifaires sur les produits vendus ou réalisés par l’entreprise n'excèdent pas 30 % du prix public TTC et sont octroyées au niveau de plusieurs sociétés d’un groupe, alors la définition de l’avantage en nature s’applique.

L’avantage en nature lié au sport en entreprise

L’avantage en nature lié au sport en entreprise vise à promouvoir la santé et le bien-être sur le lieu de travail. Cette initiative, en plus de contribuer à la prévention du stress et des problèmes de santé, favorise la cohésion d’équipe et l’engagement des salariés. 

L’exonération concerne : 

• la mise à disposition d’une salle de sport, de vestiaires, de douches et de matériel sportif, sans limitation de montant ;
• le financement de cours collectifs d'activités physiques et sportives, d’évènements ou compétitions de nature sportive dans la limite de 5 % de la valeur du plafond mensuel de Sécurité sociale (PMSS) multiplié par votre effectif.

Bon à savoir : les abonnements ou inscriptions individuelles à des cours de sport ne rentrent pas dans l’exonération des charges.

L’avantage en nature associé aux chèques cadeaux

Un chèque cadeau Urssaf correspond à un bon d'achat offert par l'employeur aux salariés pour célébrer des moments forts de leur vie ou pour récompenser des performances. 

Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du PMSS, alors le montant n’est pas assujetti aux cotisations. Au-delà de ce plafond, la valeur des chèques cadeaux doit être intégrée à l'assiette des cotisations sociales.

Si vous dépassez ce plafond, alors vous devrez vous acquitter de trois conditions pour répondre à la réglementation de l’Urssaf et profiter de l’exonération : 

• distribuer le chèque cadeau pour un événement éligible ; 
• dépenser la somme dans une enseigne en lien avec la distribution ; 
• respecter le seuil de 5 % du PMSS par événement.

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L’impact fiscal et social des avantages en nature

Sur le salaire et les cotisations sociales

Les avantages en nature sont considérés comme une forme de rémunération des salariés. À ce titre, ils doivent être pris en compte dans l’assiette des cotisations et contributions sociales. En conséquence, leur valeur doit être évaluée et incluse dans le calcul des cotisations sociales et fiscales. 

Leur versement est tenu d’apparaître sur le bulletin de paie au niveau du salaire brut. Ensuite, les avantages en nature soumis à cotisations seront déduits du salaire net versé au salarié. À la clôture de l’exercice comptable, l’employeur effectue la comptabilisation des avantages en nature. 

Toutefois, certaines exemptions et réductions s'appliquent en fonction de la nature et de la valeur réelle des avantages accordés. Mieux vaut donc bien comprendre les règles fiscales et sociales imposées pour gérer correctement vos avantages.

Conséquences sur l'impôt sur le revenu

Les avantages en nature sont inclus dans l’impôt sur le revenu des salariés, puisqu’ils constituent une forme de rémunération. L’évaluation de l’avantage, qu’elle soit basée sur le coût réel ou sur un forfait, a une incidence sur la tranche d’imposition applicable. 

Toutefois, des exonérations ou abattements peuvent être appliqués selon la nature et le montant de l’avantage, d’où l’importance d’une gestion rigoureuse de ces éléments pour optimiser la fiscalité des rémunérations.

Comment sont évalués les avantages en nature ?

L’évaluation des avantages en nature repose principalement sur deux méthodes : la méthode forfaitaire et l'évaluation à la valeur réelle. 

La méthode forfaitaire s’appuie sur des barèmes officiels, notamment pour l’avantage en nature logement, la nourriture et le véhicule, tandis que l’évaluation à la valeur réelle correspond aux dépenses réellement engagées. 

Cette approche duale vise à garantir une évaluation juste et conforme aux réglementations, tout en facilitant la gestion administrative pour l’entreprise.

Avantages en nature et législation : ce que les employeurs doivent savoir

Quelles sont les obligations légales des employeurs ?

Les employeurs doivent impérativement déclarer et évaluer correctement tous les avantages en nature attribués à leurs salariés. Cette disposition implique la déclaration des avantages dans les bulletins de paie, leur suivi comptable et le respect des seuils d’exonération fixés par la loi.

Par ailleurs, il convient de se conformer aux dispositions prévues par les conventions collectives et accords d’entreprise, sous peine de redressements fiscaux et sanctions administratives.

Les erreurs à éviter dans la gestion des avantages en nature

Pour assurer une gestion efficace et conforme, il est essentiel d’éviter certaines erreurs fréquentes, telles qu’une évaluation inexacte des avantages, une omission dans la déclaration sur les bulletins de paie ou encore une méconnaissance des règles d’exonération. 

Comment rester vigilant ? On vous recommande une veille réglementaire régulière et le recours à des experts en comptabilité ou en ressources humaines pour anticiper et corriger d’éventuels dysfonctionnements.

FAQ : avantages en nature

Comment fonctionne l'avantage en nature sur la fiche de paie ?

Sur la fiche de paie, l’avantage en nature apparaît en complément du salaire de base. Il est intégré au salaire brut et soumis aux cotisations sociales, avant déduction des éventuelles participations du salarié, garantissant ainsi une transparence totale dans le calcul du montant de l'avantage pour l’impôt sur le revenu.

Quels sont les avantages en nature imposables ?

En principe, tous les avantages en nature sont imposables, sauf s’ils bénéficient d’un régime d’exonération spécifique. Généralement, lorsque le montant de l’avantage dépasse les seuils légaux ou les conditions d’exonération, il doit être inclus dans l’assiette des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu. Une évaluation des cas précis d'avantages en nature est donc essentielle pour déterminer leur caractère imposable.

Quel est le plafond des avantages en nature ?

Le plafond pris en compte pour les avantages en nature varie selon leur catégorie et les règles fiscales établies par l’Urssaf. Par exemple, certains avantages comme les chèques cadeaux disposent d’un seuil de 5 % du PMSS. Pour d’autres avantages, des barèmes spécifiques s’appliquent.