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Si vous souhaitez offrir plus à vos salariés qu’un salaire monétaire, vous trouverez dans les avantages en nature une ressource inépuisable. Au-delà de leur atout pour le pouvoir d’achat, cette rémunération enrichit l'expérience professionnelle de vos collaborateurs en améliorant leur qualité de vie et en renforçant leur engagement envers votre entreprise. Alors qu’est-ce qu’un avantage en nature exactement ? Dans cet article, vous trouverez une définition de l’avantage en nature précise et des exemples pour vous aider à mieux les utiliser.
Quelle est la définition d’un avantage en nature ?
Un avantage en nature est une forme de rémunération non monétaire fournie par l'employeur à ses salariés. Contrairement au salaire de base, les avantages en nature se présentent sous forme de biens ou de services mis à disposition des salariés gratuitement ou à une valeur inférieure à son coût réel.
Un avantage en nature en entreprise est déterminé à travers :
- une convention ou un accord collectif ;
- une décision unilatérale de l’employeur ;
- un usage de l’entreprise ;
- un contrat de travail.
En principe, tous les salariés, indépendamment de leur statut, de leur niveau hiérarchique ou de leur type de contrat professionnel, peuvent être bénéficiaires d’avantages en nature. Néanmoins, leur type et leur étendue varient parfois en fonction de ces différents paramètres. Les apprentis bénéficient par exemple de 75 % de la valeur des avantages accordés aux autres salariés de l’entreprise.
Les avantages en nature couvrent divers aspects de la vie quotidienne et professionnelle de votre équipe, contribuant ainsi à améliorer la qualité de vie au travail et la motivation. L’utilisation peut être personnelle ou professionnelle, en fonction de l’avantage proposé.
Bon à savoir : la définition d’un avantage en nature se distingue des frais professionnels. En effet, ces sommes correspondent à des remboursements de dépenses d’un salarié dans le cadre de son travail, à l’image des frais de déplacement pour un voyage d’affaires.
Les avantages en nature sont-ils soumis à cotisation ?
Les avantages en nature sont considérés comme une forme de rémunération des salariés. À ce titre, ils doivent être pris en compte dans l’assiette des cotisations sociales et patronales. En conséquence, leur valeur doit être évaluée et incluse dans le calcul des cotisations sociales et fiscales.
Leur versement est tenu d’apparaître sur le bulletin de paie au niveau du salaire brut. Ensuite, les avantages en nature soumis à cotisations seront déduits du salaire net versé au salarié. À la clôture de l’exercice comptable, l’employeur effectue la comptabilisation des avantages en nature.
Toutefois, certaines exemptions et réductions s'appliquent en fonction de la nature et de la valeur des avantages accordés. Mieux vaut donc bien comprendre les règles fiscales et sociales imposées pour gérer correctement vos avantages.
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Existe-t-il une liste des avantages en nature ?
Les avantages en nature salarié liés à la nourriture
La participation aux frais de repas des salariés constitue un avantage en nature, à l’exception de ceux pris par les salariés en voyages d’affaires. Cela peut donc inclure des repas pris au sein des locaux, dans une cantine ou un restaurant d’entreprise. En revanche sont exclus de cette catégorie :
- la fourniture de repas résultant d’obligations professionnelles ou en lien avec la nécessité de service prévue contractuellement ou conventionnellement ;
- les repas que les salariés prennent avec les personnes dont ils ont la charge sociale, psychologique ou éducative.
Les avantages liés à la nourriture sont soumis à des règles précises concernant leur évaluation et leur cotisation. Les repas offerts ou subventionnés doivent être valorisés à leur coût réel ou à une valeur forfaitaire fixée par la législation. En ce qui concerne l’évaluation forfaitaire, vous êtes libres de revoir le calcul des frais de repas à la hausse à travers votre convention collective.
Lorsque la participation salariale est au moins égale à 50 % du forfait, alors l’avantage nourriture peut être négligé. Autrement, vous devrez soustraire la participation au montant du forfait pour connaître la base de cotisation.
Bon à savoir : le ticket restaurant CSE est considéré comme un avantage social et non comme un avantage en nature. La participation patronale peut être exonérée de cotisations sociales, sous certaines conditions.
Les avantages en nature en entreprise sur le logement
Les avantages en nature liés au logement sont fournis lorsque l'employeur, propriétaire ou locataire, met à disposition un hébergement gratuitement. S’il prend en charge directement le loyer du salarié, alors l’avantage correspond à un avantage en espèce, et non plus à un avantage en nature.
Les avantages logement sont évalués sur la base du loyer réel ou d’un barème établi annuellement par l’Urssaf en fonction du revenu des salariés et du nombre de pièces de l’hébergement. Ils doivent être déclarés et soumis à cotisation.
Les avantages accessoires (eau, électricité, gaz, chauffage, garage) sont inclus dans le forfait. En revanche, la prise en charge d’autres types de charge de l’occupant, comme la prime d’assurance, constitue des avantages en espèce.
Les avantages en nature à propos du véhicule
La mise à disposition d’un véhicule de fonction est une pratique courante dans les entreprises. Cet avantage en nature se décline selon deux modalités :
- l’utilisation d’un véhicule de l’entreprise pour des déplacements privés à plein temps, week-ends et congés compris ;
- la prise en charge des dépenses de carburant.
Le véhicule d’entreprise est considéré comme un avantage en nature seulement s’il peut être utilisé dans le cadre privé. La valorisation de cet avantage se fait en fonction de la valeur locative du véhicule ou selon des forfaits préétablis. L’évaluation prend en compte les frais d’entretien, l’assurance et l’amortissement du véhicule. Comme pour les autres avantages en nature, ils doivent être intégrés dans l’assiette des cotisations sociales.
Bon à savoir : la mise en place d’un transport collectif par l’entreprise ne rentre pas dans la définition d’un avantage en nature puisqu’il est à usage professionnel.
Les avantages en nature en lien avec la communication
Un exemple d’avantage en nature de la catégorie NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication) concerne l'utilisation de dispositifs électroniques et des services de communication fournis par l’employeur, tel que :
- la mise à disposition d’un téléphone mobile et d’un abonnement ;
- l’accès d'une connexion internet à domicile ;
- la fourniture d’un ordinateur portable, d’une tablette et de logiciels.
Appréciés des salariés qui travaillent à distance, ces avantages sont évalués selon le coût réel ou les forfaits fiscaux applicables et doivent être pris en compte dans le calcul des cotisations.
Bon à savoir : si les réductions tarifaires sur les produits vendus ou réalisés par l’entreprise n'excèdent pas 30 % du prix public TTC et sont octroyées au niveau de plusieurs sociétés d’un groupe, alors la définition de l’avantage en nature s’applique.
Les avantages en nature associés à l’attribution d’un chèque cadeau
Un chèque cadeau Urssaf correspond à un bon d'achat offert par l'employeur aux salariés pour célébrer des moments forts de leur vie ou pour récompenser des performances.
Lorsque le montant global de l’ensemble des bons d’achat et cadeaux au cours d’une année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, alors le montant n’est pas assujetti aux cotisations sociales. Au-delà de ce plafond, la valeur des chèques cadeaux doit être intégrée à l'assiette des cotisations sociales.
Si vous dépassez ce plafond, alors vous devrez vous acquitter de trois conditions pour répondre à la réglementation de l’Urssaf et profiter de l’exonération :
- distribuer le chèque cadeau pour un événement éligible ;
- dépenser la somme dans une enseigne en lien avec la distribution ;
- respecter le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par événement.
Bon à savoir : pour respecter le cadre fiscal tout en simplifiant votre gestion, vous pouvez faire confiance à la solution tout-en-un de Glady. Une plateforme unique pour un maximum d’avantages !
Les points à retenir
- la définition d’un avantage en nature correspond à une rémunération non monétaire fournie par l’employeur sous forme de biens ou de services mis à disposition gratuitement ou à un coût inférieur à la valeur réelle ;
- un avantage en nature améliore la qualité de vie de vos salariés, agissant ainsi sur leur fidélité et leur engagement ;
- investir dans les avantages en nature vous permet de créer un environnement de travail attractif et de promouvoir une culture d'entreprise positive ;
- étant considéré comme une forme de rémunération, un avantage en nature est soumis aux cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu ;
- les avantages en nature s'évaluent avec la méthode forfaitaire ou à la valeur réelle ;
- les avantages en nature se divisent en plusieurs catégories, ceux liés à la nourriture, au logement, au véhicule, à la communication ou à l’attribution d’un chèque cadeau.
