Pourquoi et comment organiser un repas de Noël en entreprise ?

Enquêtez sur les disponibilités de vos collaborateurs

La première étape pour organiser votre repas de Noël en entreprise consiste à déterminer la date idéale. Pour ce faire, vous devrez d’abord enquêter sur les disponibilités de vos collaborateurs. Un sondage en ligne ou une consultation lors d'une réunion d'équipe vous donnera une idée des meilleurs créneaux possibles. Le pot de fin d’année se tient généralement fin décembre, mais vous n’avez aucune obligation.

Dans votre proposition, tenez compte des périodes de congé et des éventuels impératifs de vos salariés. Par exemple, les vacances scolaires et le week-end sont souvent réservés à la vie personnelle. Prévoir un repas de Noël en entreprise un lundi peut aussi avoir des conséquences sur la productivité de vos équipes les prochains jours de la semaine, tandis qu’un événement le vendredi présente un risque d’une plus grande absence.

Une fois que vous aurez étudié tous les paramètres, il ne vous reste plus qu’à choisir la date où la majorité des collaborateurs seront présents. Sachez néanmoins que rien n’impose à vos collègues de participer. L’absence d’un salarié ne justifie aucunement l’exercice d’une forme de pression, sous peine d’être associée à du harcèlement au travail.

Bon à savoir : au début de votre planification, vous devrez déterminer si vous invitez les conjoints et les enfants de vos collaborateurs.

Réfléchissez au lieu de rassemblement

Le lieu pour votre repas de fin d’année est une autre décision importante dans votre planification. Il doit être accessible à tous les participants et adapté au nombre de personnes présentes. Vous pouvez opter pour un restaurant, une salle de réception ou même prévoir l'événement dans les locaux de l'entreprise. 

Bon à savoir : après avoir passé une année dans les bureaux, vos collaborateurs auront peut-être envie de changer de décor. Si vous ne pouvez pas organiser le rassemblement en dehors de votre environnement habituel, donnez-lui un aspect plus festif pour contraster avec le quotidien. 

Assurez-vous que le lieu choisi dispose de suffisamment d'espace pour accueillir tous les invités confortablement et qu'il offre une ambiance divertissante. Si possible, visitez plusieurs endroits avant de prendre votre décision finale.

Envisagez un thème pour vos festivités professionnelles

Un thème apporte une touche ludique et originale à votre repas de Noël en entreprise. Pour vous inspirer, vous avez plusieurs options : 

• une ambiance traditionnelle de Noël ;
• un style vintage ;
• un thème influencé par des films populaires ;
• un bal alpin aux allures de stations de ski ; 
• un retour dans le passé, par exemple au temps des années folles ;
• une atmosphère tropicale pour contraster avec les températures de la saison.

Tout comme la gamification en entreprise d’un challenge commercial, la sélection d’un thème encourage l’engagement des collaborateurs et vous fait sortir des sentiers battus. Par ailleurs, un thème bien choisi influencera la décoration, les tenues des invités et même le menu, pour le plus grand plaisir de tous. 

Dans le cas où vous ne souhaitez pas organiser un événement formel sous forme de repas de fin d’année, d’autres possibilités s’offrent à vous :

• un cocktail dinatoire qui commence dès la fin de votre journée de travail ;
• un team building sur le thématique de la fin d’année ;
• un afterwork pour une ambiance plus décontractée et conviviale.

Soignez vos invitations au repas de Noël d’entreprise

L’invitation pour le repas de Noël en entreprise est la première impression que vos collaborateurs auront de votre événement. Elles doivent donc être soignées et refléter le ton de la soirée. Une invitation bien conçue suscitera l'enthousiasme et l'attente chez vos invités.

Que vous optiez pour un mail d’invitation au repas de Noël d’entreprise ou pour un format papier, veillez à inclure toutes les informations essentielles : 

• date ;
• heure ;
• lieu ;
• thème ;
• programme, si remise de prix ;
• éventuelle participation financière. 

Bon à savoir : n'oubliez pas de demander une confirmation de présence pour mieux planifier votre événement.

En plus des invitations individuelles, pourquoi ne pas créer une affiche pour votre repas de Noël en entreprise ? En l’accrochant dans un espace de passage ou sur le panneau d’affichage du CSE, vos collaborateurs auront un rappel constant de l’événement à venir et des informations essentielles.

Prévoyez le menu de vos salariés en fonction de votre budget

L’idée du repas de Noël en entreprise est généralement à l’initiative de l’employeur. Dès lors, vous avez deux possibilités concernant son financement : 

• l’employeur prend en charge l’intégralité de l’événement ;
• les salariés participent à hauteur raisonnable, selon la taille et les moyens de l’entreprise.

En plus de cet aspect financier, la composition du menu est un élément central de votre repas de fin d’année. Si vos collaborateurs font le déplacement, ce n’est pas juste par fidélité, mais aussi par envie de se régaler. Les aliments doivent être savoureux, variés et adaptés aux goûts et aux régimes alimentaires. Considérez les allergies et les préférences (végétarien, vegan, sans gluten, etc.) pour satisfaire tout le monde. 

Équilibrez votre menu en fonction de votre budget : un bon traiteur de repas de Noël en entreprise vous aidera à proposer des options délicieuses sans dépasser vos moyens. N'hésitez pas à demander des échantillons de plats avant de faire votre choix final. Une bonne idée pour vous faire plaisir avant l’heure !

Bon à savoir : le repas de Noël en entreprise offert aux salariés fait partie des avantages en nature, soumis aux cotisations sociales. La TVA est déductible dans certains cas, via la TVA sur les frais de réception (frais de restaurant ou de repas), à condition de justifier de l'intérêt de l'entreprise.

Soyez vigilant sur la consommation d’alcool

La consommation d’alcool sur le lieu de travail est réglementée par le Code du travail. En extérieur, la responsabilité de l’employeur ou du Comité social et économique peut être engagée en cas d’accident. Dès lors, la consommation d'alcool lors des fêtes de Noël peut rapidement devenir problématique si elle n'est pas surveillée… 

Pour éviter les débordements, limitez le nombre de boissons alcoolisées disponibles et offrez une large sélection de boissons non alcoolisées. Vous pouvez également envisager de distribuer des tickets de boisson pour contrôler les commandes. 

Encouragez une consommation responsable en rappelant les règles de conduite de l'entreprise et en fournissant des solutions de transport pour ceux qui pourraient en avoir besoin (taxis, navettes ou accompagnateurs).

Choisissez les activités du repas de Noël en entreprise

Les activités du repas de Noël en entreprise jouent un rôle crucial dans la réussite de votre événement. Elles permettent de créer une ambiance conviviale, décontractée et de renforcer les liens entre collègues. Pensez à organiser des jeux, des quizz ou des concours liés à votre thème. Si vous souhaitez partager les succès et les exploits de votre structure, le repas de fin d’année est le moment parfait pour le faire !

D’autres animations comme un photobooth, un karaoké ou une piste de danse enflammeront sûrement le cœur de vos convives. Assurez-vous que l’activité de Noël en entreprise choisie soit inclusive et accessible à tous les collaborateurs pour que chacun y prenne plaisir.

Bon à savoir : dans les entreprises disposant d’un Comité social et économique, le budget des activités sociales et culturelles finance la fête de fin d’année (repas, location de salle, spectacle, animations, etc.).

Définissez vos prestataires pour un événement mémorable

Confier l’animation du repas de Noël en entreprise à un prestataire spécialisé plutôt qu’à un comité de bénévoles sert avant tout à diminuer la charge de travail de vos salariés. Qui dit décembre, dit période mouvementée avec la clôture des comptes et des dossiers. En déléguant la logistique, vous transformez la fête en véritable cadeau pour vos collègues.

Pour garantir la qualité de votre événement, il est important de choisir des prestataires fiables et expérimentés, que ce soit le traiteur, le photographe, le DJ ou le groupe de musique. Prenez le temps de comparer plusieurs propositions, de lire des avis et de vérifier leurs références avant de vous décider. 

Emballez vos cadeaux de Noël pour faire plaisir aux équipes

Les fêtes de Noël se placent souvent sous le signe de la convivialité et de la générosité. Vous pouvez insuffler cette humeur dans vos bureaux en offrant des cadeaux pendant le repas. Tous les salariés apprécient cette manière de montrer votre reconnaissance. Prenez le temps de choisir des cadeaux qui plairont à vos employés et qui reflètent les valeurs de votre entreprise. Pensez à des objets utiles, des expériences ou des cartes-cadeaux. 

Parmi vos choix, le chèque cadeau de Noël constitue un mode de paiement pratique et flexible. Au lieu de cumuler les boîtes de chocolats à la fin de l’année ou de réfléchir durant des heures au meilleur coffret cadeau, vous laissez la décision aux principaux concernés. Ainsi, ils pourront s’orienter vers un cadeau original et unique qu’ils désirent vraiment, sans frustration.

Emballez les cadeaux de manière soignée et festive pour ajouter une touche personnelle. Même vos chèques cadeaux s’habillent aux couleurs de votre entreprise avec la personnalisation offerte par Glady. Vous pouvez également proposer un échange de cadeaux entre collègues pour renforcer l'esprit de camaraderie.

Prolongez les festivités après le repas de Noël en entreprise

Après le repas de Noël en entreprise, votre mission ne s’arrête pas là. Avant de prolonger les festivités en famille, prenez le temps de recueillir les impressions de vos collaborateurs sur votre événement professionnel. Demandez-leur ce qu'ils ont aimé, ce qui pourrait être amélioré et s'ils ont des suggestions pour l'année prochaine. 

Vous pouvez utiliser un sondage anonyme en ligne pour encourager des retours honnêtes et détaillés en vous basant sur quelques questions simples : 

• Qu’avez-vous préféré au dernier repas de Noël ?
• Qu’aimeriez-vous retrouver l’année prochaine ?
• Qu’est-ce qui vous a déplu à la dernière fête de fin d’année ?

Analyser ces retours vous permettra d'identifier les points forts de votre événement et de corriger les éventuels aspects moins réussis. Bien sûr, vous ferez sûrement face à des avis contradictoires. Essayez de trouver le dénominateur commun, sans chercher un consensus parfait. En montrant que vous tenez compte des avis de vos collaborateurs, vous favoriserez un climat de confiance et d'engagement au sein de votre entreprise.