Comment mettre en place une boîte à idées en entreprise ?

La boîte à idées : d’où vient-elle et à quoi sert-elle ?

Le principe de la boîte à idées en entreprise

La boîte à suggestions en entreprise est un processus et concept d’innovation dont le principe est de faire participer l’ensemble des employés à la recherche et au développement du monde de l’entreprise. Grâce à ce dispositif simple et transparent, les salariés s’expriment librement sur des sujets variés liés à leur environnement professionnel, parmi lesquels : 

• l’organisation ; 
• les produits ; 
• la politique interne ; 
• l’engagement écologique.

Cette méthode et expérience collaborative est apparue avec la transformation digitale dans de nombreuses start-up et entreprises innovantes. Elle est pratiquée au quotidien dans les laboratoires d’open innovation en interne.

En effet, les grands groupes se sont rapidement rendu compte de l’intérêt de ce système de management pour apporter un souffle nouveau, que ce soit par le biais d’économies ou pour lancer des innovations de rupture.

L’intérêt de la boîte à suggestions en entreprise

La boîte à idées en entreprise est un concept avec de nombreux avantages qui permet d’aider à innover en impliquant l’ensemble de l’entreprise en interne. Cette expérience implique des frais de gestion et de personnes restreints, tout en générant des bénéfices non négligeables, que ce soit par la découverte de solutions novatrices ou par la réduction drastique de coûts grâce à l’amélioration des processus. C’est également un signal fort d’agilité et de management collaboratif, qui ne fera que renforcer l’engagement des groupes de salariés.

La boîte à suggestions n’a pas obligatoirement la forme d’un support physique, mais peut être matérialisée sur une plateforme par exemple. Un exemple de boîte à idées en entreprise peut être : 

• un espace de récolte des idées émises pour l’amélioration continue de la qualité de vie au travail ; 
• des événements ponctuels comme des hackathons ; 
• un projet de design thinking ;
• soumettre des idées originales pour le CSE telles que l'organisation de voyages, de sorties culturelles ou de soirées d'entreprise. 

Comment mettre en place une boîte à idées ?

Nous vous apportons 7 règles à respecter pour une approche pratique et efficace de la boîte à idées en entreprise.

Impliquez les managers

Il serait contre-productif de lancer un système de boîte à idées en entreprise sans un appui à 100% de la direction. Tout le monde doit adhérer et comprendre les objectifs. Pour commencer, il est donc crucial de vous mettre au clair sur cette initiative : pourquoi mettre en place une boîte à idées ? Cela peut être pour stimuler la créativité, améliorer les processus et les produits, ou simplement renforcer l'engagement de vos collaborateurs. 

Une fois votre objectif clarifié, choisissez le format de votre boîte à idées, qu'il soit physique dans un lieu commun comme une salle de repos ou numérique via des plateformes en ligne ou des applications spécialisées.

Chaque strate doit ensuite relayer les informations mises en œuvre pour motiver et fédérer les équipes ou une équipe, quelles que soient les responsabilités, des managers aux collaborateurs.

Laissez le temps à vos salariés

Les meilleures idées ont une période de maturation longue afin que l’avis donné soit réfléchi. Il faut laisser le temps de lever tous les freins qui pourraient exister au sein de l’entreprise et collecter un maximum de suggestions. Pour concrétiser une nouvelle idée, il faut en avoir éliminé des dizaines.

Communiquez clairement sur le processus

Pour tirer le meilleur de l’intelligence collective, il est nécessaire que l’ensemble de l’entreprise soit informé de la démarche d’innovation participative mise en œuvre. Soyez le plus exhaustif possible sur le fonctionnement, notamment les critères d’évaluation pour les idées soumises, tels que la faisabilité, l’impact et le coût.

Tous les membres de l’entreprise peuvent être porteurs de nouveaux projets. Votre communication peut passer par un site internet dédié ou par l’envoi de mails à l’ensemble des salariés. Organiser un événement de lancement pour la boîte à idées en entreprise est aussi une piste à envisager.

Animez votre boîte à idées après le lancement

Il faut compter au minimum plusieurs années pour pouvoir mesurer le ROI (retour sur investissement) des innovations développées grâce à la boîte à idées en entreprise. Il faut donc veiller à ce que la démarche de la boîte à suggestions ne tombe pas dans l’oubli. Cela passe par une analyse de la participation et des rappels fréquents sur l’intérêt de cette initiative. Vous pouvez vous servir de la gamification pour rendre le processus plus ludique. 

Donnez-vous les moyens

Pour avoir de la crédibilité, il faut s’assurer de mettre suffisamment de moyens disponibles en face. Nous vous recommandons d’utiliser une page web dédiée ou une plateforme, de mettre à disposition des dotations financières, ou encore des jours de travail consacrés au développement de cette idée. 

Analysez et pilotez 

Non seulement c’est indispensable pour assurer la crédibilité de votre dispositif de boîte à idées en entreprise, mais également pour faire progresser le niveau général des innovations reçues. 

Pour les sociétés les plus performantes dans ce domaine, nous vous donnons une astuce qui permet de mouliner rapidement les innovations reçues : elles doivent générer des revenus supplémentaires ou des économies de dépenses. Tout le reste est renvoyé aux bonnes pratiques ou aux affaires courantes.

Félicitez les participants

La reconnaissance et la récompense des contributions sont des facteurs de motivation importants. Il peut s'agir de récompenses monétaires ou d'autres formes de reconnaissance. Le collaborateur ou le groupe qui participe et qui remporte votre prix de l’innovation sera fier : pour lui, pour vous, pour ses collègues ou ses membres d’équipe s’ils sont plusieurs. 

Il est important de préparer en amont une récompense dédiée à la hauteur des actions (un certain montant offert en chèques cadeaux par exemple).

Mettez-vous à la place de vos collaborateurs

Il faut veiller à ne pas brider les plus créatifs d’entre eux. Pour développer de nouvelles idées, il est nécessaire de disposer d’une liberté d’action. D’ailleurs, n’hésitez pas à déroger à certaines règles managériales mises en place dans le cadre quotidien de l’entreprise.

Pour encourager le plus grand nombre à participer, il est essentiel de préciser le degré d’anonymat du processus.