PV de carence CSE : qu’est-ce que c’est et comment l’établir ?

C’est quoi au juste un PV de carence CSE ? 

On vous ôte tout de suite un doute, PV n’est pas synonyme de contravention, mais bien de procès-verbal (un mot familier des comités !). Si on devait donner une définition du PV de carence CSE, on dirait d’abord qu’il s’agit d’un document établi lorsqu’un manquement est constaté. 

On note trois cas de figure qui imposent la rédaction d’un tel papier : les élections professionnelles, l’absence d’élus membres du comité pendant les réunions et l’inexistence d’un sujet inscrit à l’ordre du jour.

La rédaction d’un PV de carence CSE n’a rien d’anecdotique puisqu’il a une valeur juridique reconnue par le droit du travail. Pour cette raison, toutes les informations légales doivent être renseignées pour que le document soit reconnu et accepté.

Bon à savoir : la durée de validité d’un PV de carence CSE est indéterminée, car il n’y a pas de délai précis pour remédier à une carence. 

Quand faut-il rédiger un PV de carence CSE ?

1. Quand les élections n’élisent personne

Comme vous le savez, toutes les entreprises de plus de 11 salariés sont tenues d’organiser des élections du CSE. Une fois les informations concernant le processus électoral partagées aux salariés, deux cas imposent la rédaction d’un PV de carence des élections du CSE : 

• personne ne s’est présenté aux élections au 1er et au 2d tour ; 
• le quorum de 50 % des votants n’est pas atteint.

Bon à savoir : même s’il y a eu des candidats au 1er tour, un PV de carence peut être rédigé si la participation des votants est inférieure à 50 %.

Dans les entreprises de 11 à 20 salariés, si aucun candidat ne se présente aux élections professionnelles au bout de 30 jours après l’annonce de l’employeur, alors c’est simple, celui-ci rédige un PV de carence illico presto.

Que se passe-t-il ensuite ? En cas d’établissement d’un PV de carence à la suite d’élections professionnelles, les prochaines élections ne pourront pas être planifiées avant 6 mois. Par contre, une fois ce délai passé, si un salarié demande d’organiser un scrutin, alors l’employeur disposera d’un délai de 30 jours pour passer à l’action.

Bon à savoir : le PV de carence des élections professionnelles mentionne le nombre de candidats et d’électeurs.

Lorsque la réunion ne se passe pas comme prévu

Les réunions du CSE font partie intégrante des missions des membres élus. Pour rappel, le nombre de réunions du comité dépend de la taille de votre entreprise, néanmoins les rencontres ne peuvent être inférieures à 6 par an et sont définies dans un accord collectif majoritaire entre l’employeur et le CSE. En l’absence d’accord, les structures de moins de 300 salariés doivent au moins se réunir tous les deux mois. Pour celles dépassant cet effectif, les rassemblements sont mensuels.

Maintenant que le contexte est posé, il faut savoir que la convocation à la réunion du CSE est adressée à tous les élus avant la tenue des élections et que l’invitation contient toujours l’ordre du jour. Même si l’employeur sait qu’un collègue ne pourra pas s’y rendre, il est obligatoire de lui envoyer la demande, sinon cela peut entraîner un délit d’entrave. Et oui, peu importe la raison de l’absence (vacances, maladies, grève, etc.), l’employeur doit suivre ce processus afin de respecter le cadre légal et éviter des poursuites.

Après cet envoi, les membres du comité peuvent demander par écrit à annuler ou à reporter le rassemblement. Si aucune action n’est entreprise, alors l’employeur se rend à la réunion et peut dès lors constater la carence d’élus absents à la réunion. Le CSE rédige alors un PV de carence attestant que l’employeur a rempli son obligation légale.

Bon à savoir : le PV de carence mentionnant l’absence des élus lors d’une réunion précise la liste des membres ayant reçu une convocation, ainsi que l’ordre du jour, la date, l’heure, le lieu de la réunion et la mention : « Faute de participant à la réunion du CSE, nous avons établi un PV de carence ».

Si l’ordre du jour manque à l’appel

Une réunion du CSE implique forcément un ordre du jour. S’il manque à l’appel ou qu’il est incomplet, alors la réunion ne peut pas se tenir et un PV de carence doit être rédigé. 

Ce cas de figure reste rare, néanmoins il peut survenir lorsque les sujets à traiter manquent dans l’entreprise, comme pendant une période de faible activité (oui, on parle bien de la période estivale !). 

Bon à savoir : en plus des informations précédentes, le procès-verbal de carence lié à l’ordre du jour doit préciser : « En l’absence d’ordre du jour pour la réunion plénière du CSE, nous avons établi un PV de carence ». 

En cas de PV incomplet ou erroné

Si un procès-verbal est rédigé après une réunion du CSE, mais qu’il est jugé incomplet, contenant des erreurs significatives ou ne reflétant pas de manière adéquate les discussions et les décisions prises, il peut être considéré comme un PV de carence.

Bon à savoir : le PV de carence doit être considéré comme une exception et non comme une pratique courante. L’objectif principal est de garantir la transparence, la traçabilité et la représentation des salariés au sein du CSE. 

Qui a la lourde tâche de dresser un PV de carence CSE ?

Le PV de carence CSE est généralement rédigé par le membre chargé de la coordination administrative et de la documentation des activités du CSE : le secrétaire du Comité social et économique en personne. Et oui, dans de nombreux cas le secrétaire du CSE (ou son adjoint s’il est absent) est responsable de la rédaction des procès-verbaux de réunion, y compris les PV de carence.

Néanmoins, dans le cas d’un PV de carence suite aux élections professionnelles, ce sera l’employeur qui s’occupera de la rédaction.

Bon à savoir : vous trouverez un modèle de PV de carence CSE officiel sous le doux nom de formule Cerfa n° 15248*04. Cerise sur le gâteau, ce document contient les mentions obligatoires à ne surtout pas oublier.

Comment est diffusé le PV de carence dans l’entreprise ?

Quelles que soient les raisons de la rédaction du PV de carence, il devra être affiché aux yeux de tous dans l’entreprise. Dans le cadre d’une élection professionnelle, le document doit également être transmis à la DREETS, (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) et à la Commission de traitement des élections professionnelles (CTEP) par l’employeur. On vous avait dit qu’on ne rigolait pas avec un procès-verbal de carence !

Pourquoi est-ce si important de rédiger un PV de carence CSE ?

Malgré ce qu’on peut croire de prime abord, les conséquences d’un PV de carence sont loin d’être anodines. Non seulement cela peut nuire à la crédibilité du CSE, mais cela peut également compliquer la défense des droits des salariés.

Imaginez-vous dans une situation litigieuse où vous avez besoin de preuves solides, mais qu’il n’y a aucun PV pour étayer vos arguments… Pas très rassurant, n’est-ce pas ?

En plus de cela, un PV de carence peut rendre difficile la traçabilité des décisions prises lors de la réunion et compliquer la résolution d’éventuels conflits. Sans un document officiel, il devient plus difficile de retrouver qui a dit quoi et quand. Et ça, ça peut vite devenir source de confusion !

Vous l’aurez compris, mieux vaut être préparé et s’assurer que chaque réunion est documentée pour éviter des tracas inutiles et assurer une représentation solide des salariés.