Comment déclarer les chèques cadeaux ?

Comment bénéficier d’une exonération du chèque cadeau par l’Urssaf ? 

Les chèques cadeaux représentent des avantages attribués par l’employeur « en contrepartie ou à l’occasion du travail ». Par principe, les cadeaux et bons d’achat sont donc imposables et soumis aux cotisations patronales. Néanmoins il existe plusieurs moyens de bénéficier d’une exonération au moment de déclarer vos chèques cadeaux. 

Option 1 : votre versement ne dépasse pas le plafond annuel par bénéficiaire

Si l’ensemble des chèques cadeaux distribués par salarié ne dépasse pas le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale au cours d’une année civile, alors les versements ne seront pas soumis aux cotisations sociales. Par ailleurs, le salarié n’est pas imposable sur les sommes reçues. 

Par exemple, pour bénéficier d’une exonération, vous pouvez distribuer 193 € de chèques cadeaux à un collaborateur sur l’année 2024. Au-delà, le montant sera soumis aux cotisations. 

Tant que le plafond annuel n’est pas dépassé, le chèque cadeau n’est ni imposable ni soumis à cotisations sociales. Dans ce cas, le chèque cadeau n’apparaît pas sur le bulletin de salaire et aucune déclaration sociale nominative n’est nécessaire.

Option 2 : votre distribution correspond au cadre d’exonération de l’Urssaf

Pour bénéficier de l'exonération des chèques cadeaux au-delà du plafond annuel, plusieurs conditions doivent être remplies. Ces critères sont détaillés par l'Urssaf et concernent la nature de l'événement pour lequel les chèques sont distribués, leur utilisation, et le respect de certains montants.

a. Vous remettez le chèque cadeau lors d’un événement exonéré 

L’Urssaf a établi une liste de 11 événements pour lesquels la distribution d’un chèque cadeau ouvre le droit à une exonération totale de cotisations : 

• la naissance et l’adoption ;
• le mariage et le Pacs ; 
• la fête des Mères et la fête des Pères ; 
• la Sainte-Catherine et la Saint-Nicolas ; 
• Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans ; 
• la rentrée scolaire pour les enfants jusqu’à 26 ans ; 
• le départ à la retraite. 

Si vous versez un chèque cadeau pour l’un de ces événements à un bénéficiaire concerné, vous remplissez déjà la première condition pour prétendre à une exonération au moment de votre déclaration.  

Ainsi, l’attribution d’un chèque cadeau de rentrée scolaire ne sera possible que pour les salariés ayant des enfants. Les autres ne pourront pas prétendre au versement de cet avantage. Si les deux partenaires travaillent au sein de la même entreprise, alors ils recevront chacun un bon. En effet, le versement du chèque cadeau suppose un principe de non-discrimination. 

b. L’utilisation du chèque cadeau par le bénéficiaire correspond à l’événement

La deuxième condition à remplir pour bénéficier de l’exonération du chèque cadeau concerne son utilisation. En effet, les dépenses doivent être en lien avec l’événement auquel le titre-cadeau se rapporte. Ainsi, le bon mentionne clairement : 

• la nature du bien ; 
• la valeur du titre ;
• les enseignes dans lesquelles il peut être dépensé ; 
• les rayons concernés dans le cas d’une grande enseigne. 

Bon à savoir : l’Urssaf indique qu’il n’est pas possible d’acquérir des denrées alimentaires et du carburant avec un chèque cadeau. La seule exception concerne les éléments ayant un caractère festif reconnu comme le champagne. 

Si vous distribuez un chèque cadeau pour une naissance, alors le bénéficiaire pourra échanger son bon contre un bien des rayons et enseignes de puériculture. En revanche, il ne pourra pas investir dans un nouveau système de chaîne hi-fi. 

Ce deuxième aspect ne comporte pas uniquement une clause d’usage, mais aussi de temporalité. En effet, pour rester dans la réglementation de l’Urssaf, vous devrez respecter la périodicité de l’événement. 

Par exemple, un chèque cadeau de Noël distribué en avril ne sera pas considéré comme recevable. Dans ce cas, le montant distribué sera imposable et assujetti aux cotisations de Sécurité sociale. 

Bon à savoir : chez Glady, vos chèques cadeaux sont adaptés pour chaque événement pour que vous soyez certain de respecter le cadre légal d’exonération. 

c. Vous respectez le plafond du versement défini par l’Urssaf

La dernière condition pour bénéficier d’une exonération au moment de déclarer vos chèques cadeaux se rapporte à la valeur du versement. Le montant maximum des avantages ne doit pas dépasser le seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 193 € en 2024, par an et par bénéficiaire. 

Ce plafond s’apprécie indépendamment pour chaque événement. En effet, tant que vous respectez les trois conditions établies par l’Urssaf, vous pouvez cumuler les chèques cadeaux exonérés. Si vous souhaitez distribuer un titre-cadeau pour le départ à la retraite, Noël, la fête des Mères et la fête des Pères, vous en avez tout à fait le droit.

Les sommes exonérées dans la limite de ce montant ne sont jamais soumises à l'impôt sur le revenu. De ce fait, elles n'entrent pas dans le salaire net imposable du salarié, tant que cette limite par événement et par année civile est respectée.

Les chèques cadeaux deviennent imposables lorsque ce seuil est dépassé. Ainsi, les sommes non exonérées d'impôt sur le revenu et de cotisations et contributions sociales s'ajoutent à l'assiette du prélèvement à la source et au salaire net imposable.

Que se passe-t-il si le montant de votre déclaration de chèques cadeaux dépasse les conditions d’exonération ? 

Comment déclarer vos chèques cadeaux en cas de dépassement des conditions d’exonération ? Si le montant de vos versements est supérieur au plafond annuel par bénéficiaire et si les conditions d'exonération ne sont pas respectées, les chèques cadeaux distribués seront assujettis aux cotisations sociales. 

De ce fait, vous devrez déclarer la valeur totale des chèques cadeaux excédentaires et payer les charges sociales correspondantes. De plus, l'Urssaf pourra appliquer des pénalités de retard si les montants n'ont pas été correctement déclarés initialement. 

Cas pratique pour comprendre comment déclarer des chèques cadeaux

Prenons l'exemple d'une entreprise qui souhaite distribuer des chèques cadeaux de Noël. Chaque salarié reçoit un chèque cadeau de 150 € au mois de décembre de la part de l’employeur ou du Comité social et économique. 

Voici la manière dont vous devez procéder pour votre déclaration de chèques cadeaux aux impôts : 

1. Vérification de votre plafond annuel : si ce chèque cadeau est le seul que vous distribuez cette année, il est bien en dessous du plafond annuel d’exonération de 193 €. Si ce n’est pas le cas, alors vous devrez vous intéresser aux autres modalités d’exonération.
2. Examen de l'événement : la distribution intervient en décembre pour célébrer les fêtes de fin d’année. Noël est bien un événement éligible par l'Urssaf et la temporalité est respectée, la première condition d’exonération est correctement remplie.
3. Utilisation du chèque cadeau : les chèques cadeaux doivent permettre des achats en lien avec l’événement, Noël en l'occurrence (jouets, décorations, etc.). Après votre attribution, les bénéficiaires ont bien dépensé leurs bons dans les rayons correspondant aux festivités de fin d’année. La seconde condition d’exonération est bien validée. 
4. Respect du plafond pour l'événement : le montant de 150 € versé est bien inférieur au seuil de 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 193 € en 2024. La troisième et dernière condition d’exonération est confirmée.

Les chèques cadeaux de 150 € distribués par l’entreprise à chaque salarié pour Noël respectent les conditions d'exonération de l'Urssaf. L'entreprise n'aura donc pas à payer de cotisations sociales sur sa déclaration de chèques cadeaux.