Comment organiser les élections du CSE ?

Préparation des élections du CSE

Établir le calendrier électoral

Lorsque l’effectif d’une entreprise dépasse 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, alors les élections professionnelles deviennent obligatoires pour constituer le Comité social et économique. L’élection du CSE concerne plusieurs entreprises :

• les employeurs de droit privé ;
• les établissements publics à caractère administratif qui engagent des salariés de droit privé ;
• les établissements publics à caractère industriel et commercial.

Dans un Comité social et économique (CSE), la délégation du personnel est élue pour 4 ans. Cette période peut être abaissée à 2 ou 3 ans si la durée du mandat est réduite par accord collectif. Le nombre de mandats successifs est fixé à 3, excepté pour les entreprises de moins de 50 salariés ou dans le cas d’un accord d’entreprise dérogatoire.

Si vous vous demandez qui organise les élections du CSE, la réponse est simple : le chef d’entreprise se charge d’organiser les élections professionnelles pour mettre en place un CSE. Pour mener à bien ce processus électoral, il doit suivre une procédure bien définie : 

• notifier les salariés de la date du scrutin au moins 90 jours à l’avance ;
• informer les organisations syndicales et négocier le protocole d’accord préélectoral. Le protocole d’accord préélectoral s’établit entre 45 et 16 jours avant le scrutin ;
• mettre en place une cellule d’assistance technique veillant au bon fonctionnement et à la surveillance des votes électroniques ;
• rassembler le matériel de vote et organiser le bureau si le scrutin se déroule en présentiel dans les locaux ;
• transmettre à tous les salariés une notice d’information décrivant l’organisation des élections du CSE ;
• fournir aux membres de la délégation du personnel et aux gestionnaires du bureau de vote une formation sur le système de vote électronique en vigueur au sein de l’entreprise ; 
• établir et afficher la liste électorale dans les locaux au moins 4 jours avant la date prévue du premier scrutin de l’élection du CSE ;
• le cas échéant, prévoir le second tour des élections du CSE dans un délai de 15 jours après le premier tour.

Bon à savoir : le refus ou l’absence injustifiée d’une élection professionnelle est passible de sanctions pénales pour un employeur. 

Si un collège électoral n’est plus représenté ou si le nombre des titulaires du CSE est réduit de moitié ou plus, alors le chef d’entreprise organise des élections partielles (article L2314-10 du Code du travail). Toutefois, elles ne sont pas nécessaires si ces situations interviennent dans un délai de moins de 6 mois avant le terme du mandat d’un des membres du CSE.

Déterminer le nombre de sièges et la répartition des collèges électoraux

Le nombre de sièges dépend des effectifs de l’entreprise comme le définit le Code du travail (article R2314-1). La délégation du personnel se compose d’autant de sièges titulaires que de sièges suppléants.

Pour savoir comment calculer les effectifs pour une élection CSE, il faut d’abord définir le nombre d’équivalents temps plein ayant été présent sur les 12 derniers mois consécutifs. 

Les salariés en CDI, les salariés en CDD et les salariés à temps partiel sont pris en compte dans le calcul, y compris s’ils sont en période d’essai ou en arrêt maladie. Les apprentis ou titulaires d’un contrat de travail avenir ne sont pas intégrés dans le calcul de l’effectif pour les élections professionnelles. 

Bon à savoir : les salariés en CDD, les salariés temporaires ou les salariés mis à disposition par une structure extérieure ne rentrent pas dans l’effectif des entreprises s’ils remplacent un salarié absent en raison d’un contrat de travail suspendu (congé de maternité, etc.).

Les représentants ont un rôle important dans la politique sociale d’une entreprise puisqu’ils représentent l’ensemble du personnel et s’assurent du respect du droit du travail. Qui sont les membres du CSE ? Le comité se compose de différents acteurs :

• l’employeur, qui devient un membre actif du CSE (s’il y a plus de 50 salariés, il peut être assisté de trois collaborateurs qui ont une voix consultative) ;
• une délégation du personnel (leur nombre est relatif à l’effectif de l’entreprise et défini par le Code du travail) ;
• les élus titulaires et suppléants ;
• le délégué syndical (dont la présence est obligatoire si l’effectif est supérieur à 300 salariés) ;
• les délégués des organisations syndicales représentées ;
• le secrétaire, porte-parole des élus ;
• le trésorier, qui gère la comptabilité du CSE.

Le protocole d'accord préélectoral (PAP)

Objectif et contenu du PAP 

Avant chaque élection professionnelle désignant les membres de la délégation du CSE, l’employeur invite les syndicats à négocier un protocole d’accord préélectoral (PAP) pour définir le processus électoral et établir leurs listes de candidats. 

Ce rendez-vous doit se tenir au minimum 15 jours après l’invitation. Dans le cadre du renouvellement du CSE, la demande de négociation du protocole d’accord préélectoral est envoyée au moins deux mois avant la fin des mandats. Le non-respect de ce délai peut conduire à l’annulation des élections professionnelles en cours et la nécessité de recommencer le processus complet. 

L’accord préélectoral précise les modalités d’organisation des élections CSE, le déroulement des opérations électorales et la répartition des sièges entre les collèges électoraux. 

Négociation et signature du PAP avec les organisations syndicales

Pour être reconnu valable, le protocole d’accord préélectoral doit être signé à la double majorité. L’unanimité est requise pour l’organisation du scrutin en dehors du temps de travail et la modification du nombre et de la composition des collèges électoraux. 

Si aucune organisation syndicale représentative n’a pris part à la discussion autour du protocole d’accord préélectoral, les modalités de l’organisation des élections du CSE sont fixées par l’employeur.

Bon à savoir : en cas de désaccord, il est possible de saisir la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets).

Listes électorales et candidatures

Établissement des listes électorales 

Au premier tour des élections professionnelles, les électeurs votent pour les listes électorales proposées par les organisations syndicales représentatives. Chaque collège électoral élabore une liste de candidats pour les titulaires et les suppléants.

Pour pouvoir présenter une liste de candidats aux élections professionnelles de l’entreprise, les organisations syndicales doivent remplir les critères suivants : 

• création depuis au moins 2 ans ; 
• respect des valeurs républicaines et d’indépendance ; 
• agir dans le champ professionnel et géographique de l’entreprise concernée. 

Le vote se déroule par scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les élections professionnelles sont établies distinctement par collège électoral :

• 1er collège : ouvriers et employés ;
• 2e collège : techniciens, ingénieurs, chefs de service, agents de maîtrise, etc.

Bon à savoir : les entreprises de moins de 25 salariés possèdent un collège électoral unique pour les élections du CSE. 

Le nombre proposé dépend du nombre de sièges du CSE pour chaque collège. Les modalités de répartition n’étant pas prévues par la loi, le ministère du Travail recommande d’attribuer proportionnellement à la part de chaque collège dans l’effectif de l’entreprise.

Au second tour des élections du CSE, les candidatures deviennent libres. Tous les candidats du premier et du second tour de l’élection du CSE peuvent rédiger une profession de foi.

Bon à savoir : la représentation équilibrée des femmes et hommes dans les listes électorales pour les élections du CSE est obligatoire, conformément aux articles L. 2314-30 et L. 2314-31 du Code du travail. L’ordre de présentation dans les listes doit alterner un candidat de chaque sexe.

Dépôt des candidatures et constitution des listes de candidats

Les titulaires et suppléants éligibles doivent répondre à certains critères pour se présenter comme représentants :

• être salarié de l’entreprise depuis au moins 1 an ;
• être âgé d’au moins 18 ans ;
• ne pas avoir de lien avec l’employeur : conjoint, concubin, ascendant, descendant, frère ou sœur, etc.

Bon à savoir : les salariés travaillant à temps partiel dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans une entité.

Le salarié qui souhaite se présenter à une élection professionnelle au second tour dépose sa candidature auprès de l’employeur soit par le biais d’une remise en main propre, avec accusé de réception ou par mail. 

Dans les entreprises de 11 à 20 salariés, si aucun salarié ne se porte candidat dans un délai de 30 jours à compter de l’information, l’employeur n’est pas tenu d’organiser les élections du CSE. Dans ce cas, il doit rédiger un procès-verbal de carence, dans le but d’informer les salariés et l’inspection du travail qu’un processus électoral a eu lieu, mais n’a pas abouti.

Organisation matérielle du scrutin

Choix du mode de scrutin : vote papier ou électronique 

Sauf mention contraire dans le protocole d’accord préélectoral, le vote des élections du CSE doit avoir lieu pendant les heures de travail. Il peut s’organiser : 

• sous enveloppe ;
• par voie électronique dans le cadre d’un accord avec l’employeur ou par accord d’entreprise ;
• par correspondance, si cette voie est reconnue par le PAP, par accord collectif ou par un juge. Toutefois, cette procédure doit demeurer exceptionnelle. 

Bon à savoir : vous ne serez pas présent le jour J et vous souhaitez tout de même participer ? Malheureusement, le vote par procuration ne s’applique pas aux élections professionnelles.

Préparation du matériel de vote

Si le scrutin s’organise sur le lieu de travail, alors l’employeur met à la disposition des salariés tous les outils nécessaires pour voter :

• bulletins de vote ;
• enveloppes ;
• possibilité de s'isoler (isoloir ou pièce à côté du bureau de vote) ;
• urnes (2 urnes par collège, soit 1 pour les titulaires et 1 pour les suppléants).

Le vote électronique s'effectue de manière similaire au vote papier au cours d’une période délimitée par le protocole d’accord préélectoral. Les horaires d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent être contrôlés par les membres du bureau de vote. 

Tous les salariés électeurs disposent d’un mot de passe confidentiel unique afin d'accéder au système de vote électronique. Ce moyen d'authentification doit garantir : 

• l'identité de chaque électeur ;
• l’accès à son collège électoral ;
• assurer un vote unique. 

Information et communication auprès des salariés

L’employeur doit informer les salariés de l’organisation des élections de la délégation du personnel. Cette communication peut se faire par tout moyen du moment qu’elle est non verbale et qu’elle contient la date du scrutin : 

• affichage dans les locaux ; 
• publication sur les réseaux sociaux internes ou la newsletter ; 
• par mail ou courrier à chacun des salariés. 

L’information marque le point de départ du délai de 90 jours laissé aux employeurs pour organiser le 1er tour des élections professionnelles. 

Dans le cas d’un scrutin électronique, l’employeur doit mettre à disposition des salariés une notice d'information portant sur l'utilisation du système de vote.

Pour pouvoir voter aux élections du personnel du CSE, il faut respecter certaines conditions :

• être salarié de l’entreprise, peu importe le contrat de travail ;
• être âgé d’au moins 16 ans ;
• travailler depuis trois mois au moins dans l’entreprise ;
• ne pas avoir fait l’objet d’interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques.

Déroulement du scrutin

Mise en place du bureau de vote 

Une élection du CSE peut comporter deux tours :

• 1er tour : il est réservé aux listes électorales définies par les organisations syndicales invitées à négocier l’accord préélectoral ;
• 2d tour : toutes les candidatures sont acceptées, même sans être présentées par une organisation syndicale représentative.

La date de votre premier tour vous servira à élaborer le calendrier de l’organisation de votre élection du CSE.

Le second tour a lieu si :

• le nombre de suffrages valablement exprimés est inférieur à la moitié des électeurs (hors bulletins nuls). Il s’apprécie par collège ou liste ;
• aucune liste de candidats n’a été présentée ;
• s’il reste des sièges disponibles dans les listes élues.

Dans ce cas, l'employeur doit organiser un second tour dans un délai de 15 jours. 

Bon à savoir : les délibérations se déroulent avec l’employeur et les délégués du personnel.

Sécurisation et supervision du processus de vote

Le bureau de vote constitué d’un président et de deux assesseurs est chargé de : 

• contrôler le déroulement des opérations électorales ; 
• procéder au dépouillement des urnes ; 
• proclamer les résultats ; 
• rédiger le procès-verbal des élections professionnelles. 

Même si le quorum n’est pas atteint, le dépouillement des bulletins est indispensable au premier tour de l’élection du CSE. 

Dans le cas d’un scrutin à distance, la plateforme de vote électronique doit impérativement assurer la confidentialité des données transmises. L’employeur doit également mettre en place une cellule d’assistance technique afin d’assurer le bon fonctionnement du processus.

Le système de vote à distance dans le cadre des élections du CSE doit proposer :

• une interface de vote claire et intuitive ; 
• la modification du vote avant validation ;
• l’inscription de l'identité du salarié sur la liste d’émargement ; 
• l’impossibilité de modifier le vote après la validation finale ;
• la transmission du vote unique de l’électeur dans l’urne électronique ; 
• l’envoi d’un accusé de réception. 

Dès la fermeture du scrutin, les listes d’émargement et le contenu de l’urne sont automatiquement scellés par le système à l'aide de clés de chiffrement.

Dépouillement des votes et proclamation des résultats

Procédures de dépouillement 

Le dépouillement doit avoir lieu immédiatement après le scrutin. Les votes sont comptés par le bureau de vote. Pour cela, il faut compter le nombre d’enveloppes dans l’urne et le comparer avec le nombre de votants.

Doivent être considérés comme bulletins nuls :

• les bulletins sans enveloppe ou placés dans une enveloppe non réglementaire ;
• les bulletins blancs ;
• plusieurs bulletins dans une même enveloppe ;
• les bulletins portant des signes distinctifs ;
• les bulletins sur lesquels l’ordre ou le nom des candidats ont été modifiés.

Dans le cadre d’un scrutin électronique, le décompte des voix s’effectue automatiquement et le résultat des élections est immédiat.

Proclamation des résultats et rédaction du procès-verbal

Un procès-verbal des opérations électorales est rédigé dans la salle de vote en présence des électeurs. La rédaction est confiée au secrétaire, ou à un des membres du bureau de vote si ce dernier est absent. Un PV est établi pour chacun des collèges électoraux.

Le procès-verbal doit être transmis dans les 15 jours suivant le dernier tour des élections du CSE au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP), devenu le guichet unique pour la réception des procès-verbaux.

En cas de contestation, la juridiction compétente est le tribunal judiciaire. Le délai varie en fonction du litige observé pendant les opérations électorales : 

• 3 jours si le conflit porte sur l’électorat ; 
• 15 jours si la contestation concerne la régularité d’une élection professionnelle. 

Suites des élections professionnelles

Mise en place du CSE et répartition des sièges 

À la suite du dépouillement et de la proclamation des résultats, le Comité social et économique est mis en place. Parmi les obligations des élus du CSE figure la nécessité d’organiser la première réunion du CSE dans un délai d’un mois et d’élaborer le règlement intérieur du CSE. Cette rencontre marque le début du mandat des nouveaux représentants du CSE. 

Les représentants du personnel auront à leur disposition des heures de délégations mensuelles, dont le nombre varie selon l’effectif de l’entreprise et celui du comité. 

Transmission des résultats à l'inspection du travail

L’employeur remet à l’administration le procès-verbal des élections professionnelles du CSE ou le procès-verbal de carence : 

• en deux exemplaires aux agents de contrôle de l’inspection du travail dans les 15 jours suivant les élections du CSE ; 
• en un exemplaire au ministère du Travail ;
• en un exemplaire à chaque organisation syndicale ayant présenté une liste ou ayant participé à la discussion autour du protocole d’accord préélectoral.