Comment distribuer des primes de fin d’année à vos salariés ?

Prime de fin d’année en entreprise : qu’est-ce que c’est ?

En quelques mots : à un complément de salaire. Eh oui, la prime de fin d’année en entreprise, aussi appelée prime du 13e mois ou prime de Noël, n’est rien d’autre que de l’argent versé en plus des revenus habituels de vos collaborateurs. Pourquoi la met-on en place et quelles sont les conditions d’une prime de fin d’année ? C’est justement ce que nous allons voir.

Un coup de pouce qui fait plaisir

On ne va pas se mentir, percevoir de l’argent supplémentaire est un vrai avantage pour le pouvoir d’achat des salariés. D’autant plus que la fin d’année représente un coût non négligeable avec l’arrivée des fêtes. Parmi les primes et gratifications, celle de fin d’année fait d’ailleurs souvent l’unanimité !

Mais si c’est possible de donner plus d’argent d’un coup, alors pourquoi ne pas le répartir sur l’année, plutôt que de le distribuer sous forme de prime ? Tout simplement parce que le 13e mois est un véritable levier de fidélisation des travailleurs, attractif et motivant. Il crée de l’attachement envers l’entreprise et procure une réelle motivation en fin d'année. De plus, son versement peut être soumis à des conditions (ancienneté, taux d’absentéisme, etc.), ce qui rend son attribution stratégique.

Bon à savoir : peu importe que vous soyez en CDD ou en CDI, votre contrat de travail n’a aucune influence sur le versement de la prime de fin d’année, si elle est prévue par l’entreprise bien sûr (article L1242-14 du Code du travail).

Mais qui n’est pas obligatoire

Malgré tous ces avantages, rien ne vous oblige à verser une prime de fin d’année à un salarié. Cependant, vous pouvez en bénéficier si elle est inscrite dans un de ces documents :

• votre contrat de travail ;
• un accord collectif ;
• votre convention collective.

Bon à savoir : si le versement de la prime de fin d’année est inscrit dans le contrat de travail, alors l’employeur devra la payer, même si le salarié quitte l’entreprise en cours d’année. Dans ce cas-là, le 13e mois sera versé au prorata du temps de travail effectué.

Sauf dans le cas d’usage d’entreprise

On vient de le voir, le 13e mois devient incontournable s’il figure noir sur blanc sur un des documents cités précédemment. Un autre moyen existe pour rendre la prime de fin d’année obligatoire : l’usage. Qu’est-ce que ça veut dire ?

Si le versement de la prime est régulier (tous les ans, par exemple), que son montant en euros est fixe et qu’elle est distribuée à l’ensemble des salariés ou à un service en particulier, alors elle devient, de fait, obligatoire.

Bon à savoir : pour stopper le versement de la prime de fin d’année en entreprise, l’employeur doit recourir à la dénonciation de l’usage. Cette procédure consiste à informer les représentants du personnel, chaque salarié concerné et à respecter un délai raisonnable avant d’arrêter le versement.

Comment calculer la prime de fin d’année ?

Là encore, tout dépend de votre secteur d’activité et de votre entreprise. La loi laisse le champ libre pour le calcul de la prime de fin d’année, on ne peut donc pas vous donner un montant minimum en euros, mais on peut quand même voir quelques généralités. Pour vous donner une idée, elle correspond souvent à :

• un mois de salaire ;
• une somme forfaitaire inscrite dans la convention collective ;
• un pourcentage établi de la rémunération annuelle.

Sachez que l’absence, lorsqu’il s’agit d’un temps de travail effectif comme dans le cas des congés payés, ne modifie pas le calcul de la prime de fin d’année. En revanche, les arrêts maladie ou les accidents du travail ne sont pas considérés comme du temps de travail effectif et peuvent donc tout faire basculer. Pour en savoir plus sur ces formalités, on vous conseille de vous référer au contrat de travail, à la convention collective ou à l’usage de l’entreprise.

Et pour ceux qui arrivent ou quittent le navire ? Les petits nouveaux bénéficient de la prime exceptionnelle de fin d’année, même si elle ne sera pas complète. Elle sera versée au prorata du temps que vous avez effectué dans l’entreprise. De même, les salariés à temps partiel reçoivent généralement la moitié de la somme perçue par ceux employés à plein temps, ce qui paraît logique.

Bon à savoir : sauf dispositions contraires, si la prime de fin d’année est calculée en fonction du salaire annuel brut, alors tous les éléments de rémunération sont pris en compte. Oui, variable et prime aussi !

Qui peut bénéficier d’une prime de fin d’année ?

Si vous vous demandez qui a droit à la prime de fin d’année, la réponse est tous les salariés, sans distinction, du moment que l’employeur décide de la verser. L’employeur n’a pas le droit de vous refuser une prime de fin d’année obligatoire. En ce sens, une prime de fin d’année en CDI est la même chose qu’une prime de fin d’année en CDD. 

Un salarié lésé peut l’exiger à travers l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception. Si vous ne répondez pas à cette demande légitime, alors le conseil des prud’hommes peut être saisi. 

Seuls le contrat de travail, la convention collective ou l’usage de l’entreprise définissent si, oui ou non, un salarié peut avoir droit à une prime de fin d’année en quittant l’entreprise. Si c’est prévu, alors le versement de la prime correspond au travail effectif, c’est-à-dire au temps effectué dans l’année.

Néanmoins, il est bon de savoir que les conventions collectives suppriment souvent la prime de fin d’année d’un salarié dans le cadre d’une démission.

Bon à savoir : si vous voulez récompenser vos salariés en fin d’année sans instaurer de prime, vous pouvez toujours faire appel aux titres cadeaux. En plus, les chèques cadeaux de Noël peuvent être exonérés de cotisations sociales par l’Urssaf.

Quand verser les primes de fin d’année ?

Généralement, la prime de Noël est versée annuellement sur la fiche de paie de décembre. Néanmoins, d’autres modalités de versements sont possibles :

• mensuellement ;
• trimestriellement ;
• en 2 fois, en juin et en décembre par exemple.

Comment savoir la date de versement qui s’applique dans votre entreprise ? Vous l’avez deviné, il faudra vous référer au contrat de travail, à l’accord collectif ou l’usage de votre entreprise.

La prime de fin d’année en entreprise est imposable, elle rentre donc dans le calcul de l’impôt sur le revenu. C’est pour ça qu’elle doit absolument figurer sur le bulletin de salaire. Néanmoins, vous pouvez bénéficier d’une prime exceptionnelle exonérée d’impôts et de charges sociales : la prime de partage de la valeur (PPV), anciennement prime Macron. 

Pour bénéficier de cette défiscalisation, il vous faudra respecter certaines conditions :

• ne pas dépasser un montant maximum de 3 000 € ;
• en cas de signature d’un accord d’intéressement, d’un versement par un organisme d’intérêt général ou d’un versement aux travailleurs handicapés relevant d’un ESAT, le plafond peut être porté à 6 000 €.

Bon à savoir : les salariés gagnant jusqu’à 3 fois le Smic bénéficient d’une prime exonérée de toutes les cotisations sociales et d’une exonération d’impôt sur le revenu.