Comment gérer le budget d’un Office Manager ?

1. Quelles sont les missions d’un office manager

Les offices manager sont le lien qui regroupent tous les membres de l’entreprise, en effet les missions de l’office manager sont diverses et variées. Dans un premier temps leurs missions s’aiguillent

Vers le bon fonctionnement général de l’entreprise. Cependant les offices manager peuvent aussi être chargés de l’Happiness ou en d’autres termes de la joie et la bonne humeur au travail pour l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. 

En fonction de l’importance accordé au pôle de l’office manager, les missions peuvent être :

• Gestion de l’environnement de l’entreprise ;
• Communication interne et externe aux collaborateurs de l’entreprise ;
• Approvisionnement en matériel de l’entreprise ;
• Gestion des services généraux ;
• Suivi des budgets ;
• Prise en charge des appels téléphoniques ;
• Gestion de l’agenda de la direction et de l’entreprise ;
• Organisation des réunions et des différents événements internes ;
• Organisation de manifestation événementielles ;
• Gestion de la trésorerie ou du budget alloué.

Le métier d’office manager est touche-à-tout, en effet il exige que les personnes soient de vrais couteaux Suisse. Ce poste peut également exister dans de grandes structures, notamment les multinationales. Dans ce cas, il s’assimile à celui d’un directeur administratif. Ses attributions impliquent alors la réalisation de missions à forts potentiels par exemple l’organisation de conférences internationales, gestion du service administratif et comptable, etc.

2. Comment est calculé le budget de l’office manager

Le budget des offices manager est calculé en fonction du bon vouloir de l’employeur et des besoins de l’entreprise. Le directeur de l’entreprise peut calculer ce budget en fonction du pourcentage de la masse salariale ou encore du budget qu’il souhaite allouer.

3. Que faire avec le budget de l’office management

Le budget des offices manager est en principe réservé pour l’ensemble des salariés et l’entreprise, en effet ce budget accordé par l’employeur ou le directeur de l’entreprise est mis en place pour optimiser le confort et le bon déroulement de l’entreprise.

Achat de matériel pour l’entreprise

Une entreprise a toujours besoin de matériel, en effet que ça soit de l’informatique, de la bureautique ou encore une base alimentaire (café, fruits voire friandises) les office manager sont en charges de la gestion des stocks et du bien-être dans l’entreprise, certains CHO peuvent même utiliser ce budget pour investir dans des pulls ou objet de publicité pour l’entreprise. Souvent le cas dans les start-up les objets publicitaires peuvent dépendre du pôle communication ou de celui des office manager.

Traiter les demandes particulières

Régulièrement il est primordial de répondre aux besoins des personnes travaillant dans l’entreprise, ce besoin incombe aux office manager.

Par exemple : un collaborateur peut vouloir une nouvelle chaise de bureau car celui-ci a un problème de dos, l’office manager ou CHO (Chief Happiness Officer) peut débloquer un budget pour en commander un.

Promouvoir le bien être dans l’entreprise

• organisation d’événements : bien souvent le poste d’office manager va de pair avec celui de CHO, ils sont chargés de l’organisation des voyages (séminaires d’entreprise, soirée de Noël, ou encore anniversaire ou déjeuner de bienvenue).
• achats pour la direction : Souvent bien trop occupés à traiter les problèmes administratifs, les directeurs d’entreprises donnent aux CHO la possibilité de gérer les achats “bien-être” de l’entreprise et notamment les chèques cadeaux ou encore les titres restaurant (cartes déjeuner), les office manager peuvent très bien commander et distribuer les titres restaurant dans l’entreprise.