Départ en congés : quelles sont vos obligations légales ?

Comprendre les types de congés et leurs réglementations

Congés payés annuels

Comment fonctionnent les congés payés annuels ?

Dès son embauche dans une entreprise du secteur privé ou public, le salarié bénéficie du droit aux congés payés. Encadrés par la loi, ces jours ne sont pas travaillés, mais tout de même rémunérés. Le contenu du contrat de travail ne modifie pas leur obtention : les travailleurs en CDI, en CDD, en intérim, à temps partiel ou à temps plein sont logés à la même enseigne.

L’acquisition des congés se fait au rythme de 2,5 jours ouvrables par mois de temps de travail effectif au sein de la même entreprise, soit 5 semaines pour une année complète. 

Bon à savoir : si le nombre de jours de congés payés acquis ne correspond pas à un nombre entier, pas de panique ! La durée du congé est portée au nombre entier immédiatement supérieur. 

Comment s’organise l’ordre des départs en congés payés ?

D'après l'article L3141-15 du Code du travail, la période de prise des congés payés doit être prévue par : 

• un accord d’entreprise ou d'établissement ; 
• une convention collective ou un accord de branche. 

En l’absence de ces éléments, l’employeur définit lui-même la période de prise de congés dans le cadre de son pouvoir de direction. Si elle peut s’étendre sur l’année, elle doit obligatoirement inclure la période du 1er mai au 31 octobre. Le Comité social et économique (CSE) doit rendre un avis consultatif sur le calendrier. 

Par la suite, les salariés choisissent librement leurs jours de congés, sous réserve que les règles relatives au fractionnement et au nombre minimal de jours devant être posés pendant la période légale soient respectées. Le chef d’entreprise a le droit de refuser la demande de prise des congés s'il a une raison valable pour le faire.

Bon à savoir : si un salarié ne peut pas travailler pendant ses jours de congés payés, il peut être embauché par contrat de vendanges.

Comment fonctionne le fractionnement des congés payés ?

Le salarié ne peut pas poser plus de 24 jours ouvrables consécutifs. Toutefois, l’employeur peut étendre la durée de ce congé principal dans certains cas : 

• contraintes géographique particulières ; 
• présence au sein du foyer d’une personne handicapée ou âgée en perte d'autonomie.

Il est possible que le congé principal soit pris en plusieurs fois, à la condition qu’au moins 12 jours ouvrables soient pris en continu entre 2 jours de repos hebdomadaire (article L3141-17 à 23 du Code du travail). 

Le fractionnement du congé principal ouvre le droit à des jours de congés supplémentaires du moment qu’une partie est prise en dehors de la période légale du 1er mai au 31 octobre : 

• de 3 à 5 jours : un jour de congé supplémentaire ; 
• au-delà de 6 jours : deux jours de congés supplémentaires.

Il existe une autre situation qui entraîne l’obtention de jours supplémentaires. Tout salarié ayant un enfant à charge peut prétendre à des congés payés additionnels, dans la limite de 30 jours ouvrables. 

Bon à savoir : si vous ne pouvez pas augmenter indéfiniment les jours de congés payés des équipes, vous avez la possibilité de leur faire plaisir en multipliant leur pouvoir d’achat avec des chèques-vacances.

Congés pour événements familiaux

Certains événements de la vie personnelle ouvrent droit à la prise de congés exceptionnels rémunérés, dont la durée est fixée par le Code du travail ou les règles des conventions collectives :

• mariage ou Pacte civil de solidarité (Pacs) : 4 jours ;
• mariage d’un enfant : 1 jour ;
• naissance ou adoption : 3 jours ;
• décès d’un enfant : 12 jours ; 
• décès d’un enfant de moins de 25 ans : 14 jours ;
• décès d'un proche (conjoint, parent, frère ou sœur) : 3 jours ;
• annonce d’un handicap, d’une pathologie chronique nécessitant un apprentissage thérapeutique ou d’un cancer chez un enfant : 5 jours.

Ces départs en congés doivent être justifiés par un document officiel (acte de mariage, certificat de décès, etc.).

Congés de maternité/paternité

Parmi les congés payés, le droit à un congé maternité est protégé, généralement réparti comme suit :

• 6 à 8 semaines avant la date prévue d’accouchement, 12 semaines pour des jumeaux et 24 semaines pour une naissance de plus de deux enfants ;
• 10 à 18 semaines après l’accouchement, 22 semaines pour des jumeaux ou une naissance de plus de deux enfants. 

Pendant une période de 8 semaines au total, dont 6 semaines après l’accouchement, la femme a une interdiction d’emploi. Au-delà, elle est libre d’évaluer son équilibre entre vie pro vie perso et de décider de prendre ou non l’intégralité de son congé maternité.

Le congé de paternité et d’accueil de l’enfant, lui, est de 25 jours (32 en cas de naissance multiple) scindé en deux périodes distinctes : 

• 4 jours consécutifs après la naissance de l’enfant ; 
• 21 jours, avec un fractionnement possible en deux périodes d’une durée minimale de 5 jours chacune dans les 6 mois suivant la naissance. La rémunération n’est pas maintenue pendant cette période de départ en congés.

Le salarié doit informer le chef d’entreprise par tout moyen de la date prévisionnelle de l’accouchement au moins un mois avant celle-ci. En cas de naissance prématurée, le salarié souhaitant débuter la période de congé doit en informer son employeur sans délai. 

Au terme d’un an d’ancienneté, homme ou femme, parent naturel ou adoptif, peut bénéficier d’un congé parental d’éducation d’une durée initiale d’un an, prolongeable deux fois. Ce congé est non rémunéré.

Congés spéciaux (congés sans solde, sabbatiques, etc.)

Les congés spéciaux sont accordés sous conditions et ne sont pas systématiquement rémunérés. Ils peuvent répondre à des critères personnels ou professionnels particuliers :

• congé sans solde : accordé à la discrétion de l’employeur, il suspend le contrat de travail et n’entraîne pas de rémunération. Une alternative intéressante lorsque les congés payés ne sont pas envisageables ;
• congé sabbatique : accessible sous conditions d’ancienneté, cette option ouvre la possibilité à une interruption de carrière de 6 à 11 mois ;
• congé pour création d’entreprise : destiné aux salariés souhaitant lancer leur propre activité, sous réserve d’éligibilité.

Congés en arrêt maladie

Le droit de l’Union européenne considère qu’un salarié en maladie doit acquérir au moins 4 semaines de congés payés par an. Dans le cadre de la loi d'adaptation au droit de l’UE, ainsi qu’à l’avis du Conseil d’État sur le sujet, le Code du travail a été modifié pour se conformer à la position européenne. 

Depuis le 22 avril 2024, la loi prévoit que : 

• les salariés en arrêt pour maladie ordinaire non professionnelle peuvent obtenir 2 jours de congés payés par mois, soit 24 jours ouvrables par an ; 
• les salariés en arrêt maladie ayant une origine professionnelle ou un accident de travail continuent à acquérir des congés payés dans la limite de 5 semaines par an. 

Modalités de préavis pour les différents types de congés

Préavis pour les congés payés

L’employeur est tenu d’informer ses équipes de la période de prise de congés au moins 2 mois avant son ouverture. L’ordre des départs est transmis par tous moyens à l’ensemble des salariés de l’entreprise. 

Le salarié doit respecter le délai de demande de départ en congés fixé au sein de  l’entreprise (souvent 1 à 2 mois à l’avance). En l’absence de réponse de l’employeur, le salarié peut partir l’esprit tranquille. Il ne commet pas un abandon de poste puisqu’aucun refus n’a été formulé sur sa période de prise de congés.

Préavis pour les congés de maternité/paternité

Les salariées enceintes doivent informer leur employeur par courrier recommandé avec accusé de réception des dates présumées de début et de fin du congé de maternité. La déclaration de la période de prise de congés s’accompagne d’un certificat médical.

Les futurs pères doivent prévenir au moins un mois à l'avance de la date de début du congé paternité. En respectant ce délai, le salarié ne peut pas recevoir un refus. En cas de naissance avant terme, le salarié doit informer son employeur sans délai des dates du départ en congés souhaitées. 

Préavis pour les congés pour événements familiaux

Étant donné leur nature parfois imprévisible, aucun délai de prévenance n’est imposé pour les congés pour événements familiaux. Toutefois, le salarié doit avertir son employeur dès que possible et fournir un justificatif indiquant le motif du départ en congés.

Le chef d’entreprise n’a pas la possibilité de refuser la demande d’un salarié qui s’absente dans le cadre d’un congé lié à un événement familial.  

Préavis pour les congés spéciaux

Le préavis dépend du type de départ en congés et des accords collectifs en vigueur dans l’entreprise. Dans le cas général : 

• congé sans solde : il n’existe pas de délai de prévenance entre la demande et la date effective souhaitée du départ en congés ;
• congé sabbatique : le salarié doit faire sa demande au moins 3 mois avant la période de prise de congés ;
• congé pour création d’entreprise : le salarié doit formuler son projet au moins 2 mois avant la date de départ en congés envisagée.

Bon à savoir : en tant que direction ou employeur, vous avez vous aussi le droit de profiter de certains des avantages des salariés. Avec lechèque-vacances dirigeant, le départ en congés aura désormais une tout autre saveur.

Planification et validation des congés

Comment déterminer le calendrier des congés ?

Premier cas : il n’y a pas de fermeture d'entreprise

Si l'entreprise ne décide pas de programmer une fermeture de ses locaux, alors les congés payés sont accordés par roulement dans le but de maintenir l’activité tout au long de l’année. En principe, l’ordre des départs en congés dépend des dispositions fixées par accord collectif ou convention collective. En l’absence d’accord, l’employeur prend en charge le calendrier après consultation du CSE.

À défaut de mention spécifique dans la convention ou l’accord collectif, l’ordre des départs dépend de : 

• la situation familiale des collaborateurs : les possibilités de congés payés, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un Pacte civil de solidarité, ainsi que la présence dans leur foyer d'un ou plusieurs enfants, d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ; 
• l’ancienneté des salariés ;
• l’exercice d’une activité auprès d’un ou de plusieurs autres employeurs.

Une fois les premières situations étudiées, d’autres critères peuvent également entrer en considération pour établir un ordre des départs comme : 

• les vacances scolaires imposées pour les parents ; 
• les dates de droit de garde dans le cas de divorce ou de séparation ;
• les refus ou imposition de dates de congés lors de la dernière période.

Si, malgré ces critères, la direction ne parvient pas à départager une ou plusieurs demandes simultanées, la priorité revient par convention au collaborateur le plus âgé.

Bon à savoir : les conjoints et partenaires liés par un Pacte civil de solidarité évoluant dans la même entreprise ont le droit de prendre leurs dates de congés en même temps. 

Deuxième cas : il y a une fermeture de l'entreprise

En cas de fermeture de l’entreprise, les congés payés ne sont plus accordés par roulement, mais simultanément. L’employeur a le droit d’imposer aux salariés de poser des jours de congés payés pendant cette période.

Si la durée de fermeture dépasse 24 jours ouvrables consécutifs, le chef d’entreprise est tenu de verser une indemnité dont le montant est déterminé par la loi. Si un salarié n’a pas suffisamment de jours de congés payés pour couvrir la période de fermeture, alors l’employeur peut proposer de prendre des congés par anticipation ou à défaut des congés sans solde.

L'importance du dialogue avec le salarié

Si la détermination de ces critères pour l’ordre des départs en congés payés est essentielle, beaucoup d’entreprises laissent leurs équipes gérer leur période de prise en toute autonomie. Les salariés trouvent alors un terrain d’entente et l’employeur intervient seulement en cas de conflit ou de désaccord dans le calendrier.

Ce fonctionnement du premier à déposer sa demande est le premier servi dans l'ordre des départs a néanmoins des limites. Certaines périodes catalysent un grand nombre de demandes de départ en congés et il est parfois difficile de satisfaire toute l’entreprise. 

Ouvrir la négociation sur l’ordre des départs afin de départager qui aura Noël ou le mois d’août pendant les vacances d’été assure le maintien d’un climat positif. S’il semble complexe d’établir un planning parfait pour la prise de congés, assurer le dialogue avec les salariés a plus de chances de renforcer l’engagement des employés et leur satisfaction.

Procédure de validation des demandes de congés

Communication de l’ordre des départs

La communication à propos de l’ordre des départs doit s’effectuer au moins 1 mois avant le départ en congés des salariés. Cette disposition d’ordre public est incontournable pour l’employeur (article D3141-6 du Code du travail). Pour remplir l’obligation d’information, plusieurs outils sont à sa disposition : 

• le tableau des affichages obligatoires ; 
• une note de service ou un mail transmis à l’ensemble des collaborateurs ; 
• le site internet de l’entreprise.

Formulation de la demande du salarié

Une fois que le salarié est informé des dates de départ en congés, il peut avertir l’employeur des jours qu’il souhaite prendre. L’employeur, le service RH et le manager se concertent alors pour décider s’ils accordent la demande de départ en congés. En cas de refus, le salarié devra choisir d’autres dates de congés. 

L’employeur ne peut pas changer l'ordre des départs après avoir formulé son accord moins d’un mois avant la date de départ en congés prévue. En plus d’être nocif pour le bien-être au travail, ce fonctionnement est jugé abusif et passible de sanctions. 

Toutefois, en cas de circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié décédé, face à une commande importante et imprévue, etc.), l’employeur a la possibilité de reporter la date de départ en congés du salarié.

Exemple de calendrier pour la demande de congé

En l’absence de dispositions conventionnelles, un exemple de calendrier pour établir l'ordre des départs pourrait être : 

• au cours du mois de janvier jusqu’à début mars : consultation des délégués du personnel sur la période de prise de congés ; 
• avant le 1er mars : information des salariés à propos de la période de prise de congés par tout moyen ;
• courant mars : questionnement des salariés sur leurs souhaits de départ en congés par le biais d’un formulaire officiel ; 
• début avril : affichage de l'ordre des départs si des congés sont prévus en mai. Autrement, l’affichage peut être retardé tant qu’il respecte le délai d’un mois avant les premiers départs en congés. 

Bon à savoir : le montant maximum des chèques-vacances dépend du plafond mensuel de la Sécurité sociale. Valables deux ans, ces avantages sont le moyen parfait de valoriser les congés et la contribution de l’entreprise au bien-être des salariés !

L’impact des congés sur les droits acquis du salarié

Calcul de l'ancienneté et des congés payés

Certaines entreprises proposent un congé exceptionnel réservé aux collaborateurs qui travaillent chez eux depuis plusieurs années. Si plusieurs conventions collectives mentionnent cet avantage, il ne figure pas dans le Code du travail. 

Dans la majorité des cas, le système octroie un ou deux jours de congé supplémentaires par tranche de 5 ans d’ancienneté. La période de prise reste identique pour tous les salariés.

Conséquences sur la rémunération et les primes

Pendant la période de congés, le salarié reçoit une indemnité de congés payés calculée de deux façons : 

• égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de l’année écoulée ;
• égale à la rémunération perçue si le salarié avait continué de travailler.

Le montant le plus avantageux pour le salarié est celui retenu.

Le contrat de travail peut être rompu ou arriver à son terme avant que le salarié ait pris la totalité de ses droits à congés payés. Dans ce cas, l'employeur doit lui verser une indemnité compensatrice de congés payés. Le montant est équivalent à l’indemnité de congés payés.

En ce qui concerne les primes ou les commissions versées au salarié, la jurisprudence apprécie au cas par cas chaque situation. Par exemple, la Cour de cassation a jugé que la prime de résultat et la prime sur objectif liée à l’activité personnelle du salarié peuvent intégrer l’assiette de calcul de l’indemnité de congés payés. En revanche, dans un autre verdict de la Cour de cassation la prime sur objectifs en fonction des résultats de l’entreprise a été exclue.

Gestion des absences imprévues ou prolongation des congés

Gestion de l’absence inopinée

Une absence imprévue du salarié doit être signalée au plus tôt à l’employeur. En cas de maladie, un certificat médical doit être fourni dans les 48 heures. Certaines périodes d’absences intègrent le calcul de la période de travail effectif pour les congés, notamment :

• congés payés de l’année précédente ;
• jours RTT ;
• repos compensateur pour heures supplémentaires ;
• jours fériés chômés ;
• congé maternité, paternité et adoption ;
• congé pour événements familiaux ;
• congé de formation économique, sociale et syndicale ;
• maladie non professionnelle ;
• accident du travail ou maladie professionnelle dans la limite d’une durée ininterrompue d’un an ;
• activité partielle.

En cas d’absence injustifiée pendant la période de référence, un décompte en jours ouvrables des congés sera effectué.

Cependant, d’autres absences du salarié ne font pas l’objet d’un décompte du quota de congés payés :

• grève ;
• congé sabbatique ;
• congé parental d’éducation total ;
• congé de présence parentale ;
• congé pour enfant malade ;
• mise à pied ;
• préavis (si le salarié émet la demande ou si la dispense résulte d’un commun accord) ;
• absences pour maladie professionnelle, accident du travail ou accident du trajet d’une durée supérieure à un an ;
• périodes obligatoires d’instruction militaire.

Prolongation des congés : formalités et impacts

Une fois les congés posés et acceptés, le Code du travail précise que l’employeur n’a pas l’obligation d’accepter les demandes de modification du salarié. À défaut de stipulation dans un accord collectif ou une convention collective, la prolongation des congés n’est pas permise. Si des circonstances exceptionnelles empêchent la reprise du travail (intempéries, grève de transports, etc.), alors le salarié doit prévenir l'employeur au plus tôt.

Si l’employeur ne peut pas licencier un salarié en raison de circonstances exceptionnelles, la situation est différente s’il s’agit d’une faute de sa part. Par exemple, une erreur d’inattention sur la réservation d’un vol ou un transport manqué sans raison valable n'auront aucun poids auprès de la direction ou de la Cour de cassation. Dans ce cas-là, le salarié peut s’exposer à un licenciement pour faute grave.

Sanctions et recours en cas de non-respect des obligations

Rappel des obligations légales des employeurs

Selon l’article D3141-6 du Code du travail, l’employeur doit informer par tout moyen les salariés des critères d’ordre de départ en congés au moins un mois avant la date d’ouverture de la période. 

L’employeur ne peut pas modifier l'ordre des départs des salariés au moins un mois avant la date prévue (article L3141-16 du Code du travail). La prise de congés payés étant un droit pour tous les salariés, le chef d’entreprise ne peut pas s’y opposer sans raison valable. 

Les droits du salarié en cas de non-respect

Si l’employeur refuse les congés payés sans justification évidente ou émet un refus tardif, alors le salarié peut : 

• solliciter un entretien avec le supérieur hiérarchique, le service des ressources humaines ou les représentants du personnel pour trouver un arrangement à l’amiable sur l'ordre des départs ;
• vérifier la légalité du refus de la prise des congés auprès de l’inspection du travail ;
• engager une procédure devant le Conseil de prud’hommes ;
• réclamer des dommages et intérêts face au préjudice subi sur la période de prise.

Possibilités de recours et sanctions potentiels

Le défaut d’information sur la période de prise est passible d’une amende de 1 500 € par salarié concerné. En cas de récidive, ce montant peut être porté à 3 000 €.  

L'employeur peut être condamné à verser des dommages et intérêts aux collaborateurs qui n’ont pas pu prendre de congés en raison du manque d’informations à leur disposition. En cas de litige, l’employeur sera tenu d’apporter la preuve du respect de ses obligations d'information.

D'autre part, si un salarié décide de partir en congé, malgré le refus de l’employeur en bonne et due forme, son absence sera considérée comme injustifiée. La sanction peut aller jusqu’au licenciement pour faute grave.