Comment fonctionne le chèque Cesu ?

Il était une fois… Une aide pour faciliter la vie des salariés employeurs

Vous avez sûrement entendu parler du chèque Cesu pour une nounou ou le chèque Cesu pour le ménage, mais savez-vous vraiment à quoi cela correspond ? Remontons en 1994, au moment de l’instauration du chèque emploi service universel, aussi connu comme les « chèques emplois services ». 

Grâce à cette solution, le gouvernement a cherché à faciliter les démarches administratives liées au recrutement, à l’embauche et au paiement des salariés dans le secteur du service à la personne. Désormais, toutes les formalités se réalisent sans passer par un organisme tiers, que ce soit une banque ou un cabinet comptable. Un vrai gain de temps et de praticité ! 

Autant dire que le dispositif en a conquis plus d’un : en 1996, on compte 420 000 particuliers-employeurs et près de 2 millions en 2017. Aujourd’hui le Cesu est géré par l’Agence nationale pour l’emploi.

Chèque Cesu : comment les obtenir ?

Posons les bases : différence entre Cesu déclaratif et Cesu préfinancé

Quand on parle du chèque emploi service Cesu, on distingue deux dispositifs : 

• le Cesu déclaratif correspond à un mode de déclaration simplifié pour les particuliers employant un salarié à domicile (déclaration d’embauche, calcul et prélèvement des cotisations, transmission du bulletin de paie) ; 
• le Cesu préfinancé est un moyen de paiement obtenu par le biais de l’employeur, du Comité social et économique (CSE) ou d’un organisme de prestations sociales (mutuelle, caisse d’allocations familiales, caisse d’assurance maladie, conseil départemental, etc.).

La prise en charge de l’employeur ou du comité

Vous l’aurez compris, c’est le Cesu préfinancé qui intéresse l’employeur ou le comité pour améliorer le pouvoir d’achat de l’équipe. Si on va un peu plus loin, il existe en réalité deux moyens de financer les services à la personne pour les salariés : 

• l’octroi de tickets Cesu préfinancés remis gratuitement ou vendu pour un montant inférieur à sa valeur nominale ;
• le versement d’une aide financière sur présentation d’une facture.

Les conditions d’attribution des Cesu dépendent des critères définis par le comité. Le chèque emploi service universel est nominatif et la valeur faciale de chaque titre ne peut pas dépasser 99,99 €. 

Bon à savoir : le salarié n’a pas besoin de fournir des justificatifs lorsque l’aide de l’employeur ou du comité est versée en titres Cesu.

Dites, vous acceptez les chèques Cesu ?

Vous craignez de ne pas trouver de magasin qui prend les chèques Cesu ? Et bien, détrompez-vous ! À vrai dire, le Cesu est un chèque qui sert à rémunérer des activités de service à la personne comme : 

• l’entretien du logement ; 
• les petits travaux de jardinage et de bricolage ; 
• le soutien scolaire ; 
• l’assistance aux personnes âgées ou fragiles (sauf les soins relevant d’actes médicaux) ; 
• assistance informatique et administrative ;
• activités exercées en dehors du domicile dans le prolongement d’une activité de service au domicile de l’employeur (garde d’enfant de moins de 6 ans dans des structures d’accueil ou par des assistants maternels agréés, frais de transport de personnes à mobilité réduite). 

Le Cesu préfinancé ne peut être utilisé que pour payer l’un des 26 services à la personne figurant sur la liste gouvernementale. Les restrictions concernent donc plus l’activité qu’une enseigne en particulier. 

Bon à savoir : du moment que vous bénéficiez d’une prestation de service à la personne, vous devez la déclarer. Si vous sautez cette étape, vous vous exposez à des sanctions civiles et pénales avec des conséquences financières non négligeables…

Plutôt papier ou dématérialisé ?

Tout comme les chèques cadeaux, le chèque Cesu peut se présenter sous format papier ou dématérialisé, on parle alors de e-Cesu. La validité est de 14 mois.

Sous sa forme électronique, le salarié peut payer le prestataire en ligne, puis se faire rembourser par le centre de remboursement des Cesu (CRCESU). Que se passe-t-il si la prestation est supérieure au montant du chèque ? Le salarié employeur complète avec un autre moyen de paiement (virement, carte bancaire, etc.), tout simplement. 

Le format papier ressemble à un carnet de chèques avec une valeur faciale fixe définie. Ce format n’empêche pas le règlement en ligne (et heureusement !). Pour le reste, les modalités sont les mêmes que pour le format dématérialisé.

Le chèque Cesu : parlons peu, parlons finances

Combien coûte un chèque Cesu ?

Fiscalement, le chèque Cesu dispose de plus d’un tour dans son sac ! Du côté de l’employeur, le titre est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 2 301 € par an et par salarié (plafond en vigueur en janvier 2023). Dès que cette somme est dépassée, l’excédent sera soumis aux cotisations.

Bon à savoir : le plafond des chèques Cesu évolue tous les ans.

Comme une bonne nouvelle ne vient jamais seule : les entreprises disposent d’un crédit d’impôt de 25 % des sommes versées (maximum 500 000 euros par exercice). Ce crédit prend en compte les dépenses engagées pour le financement des Cesu. Ces sommes sont également déductibles de l’impôt sur les sociétés à hauteur de 25 %.

Du côté du salarié, les aides attribuées sont exonérées d’impôt sur le revenu. Et ce n’est pas tout ! Les bénéficiaires disposent en plus d’un crédit d’impôt à hauteur de 50 % des sommes restant à leur charge. 

Comment encaisser un chèque Cesu ? 

Pour encaisser un chèque Cesu, vous devrez remplir une condition non négociable : être affilié au centre de remboursement des Cesu. Cette démarche peut être effectuée par l’employeur ou par le particulier. 

Une fois l’affiliation faite, vous pourrez encaisser vos Cesu préfinancés par internet, par envoi postal ou en agence bancaire.

Bon à savoir : quelle banque prend les chèques Cesu ? Il n’y a pas vraiment de restrictions, mais demandez tout de même si votre établissement accepte les dépôts. 

Vite, vite, mettons en place le chèque Cesu !

Maintenant que vous connaissez tout l’intérêt et le fonctionnement des chèques Cesu, passons à la pratique.

1. Établissez vos critères d’attribution 

On commence par une étape facultative : définir des règles de distribution pour les titres Cesu. Il peut n’y en avoir aucune, en revanche, s’il y en a, elles ne doivent pas être discriminatoires. 

Prenons un exemple : le critère de la composition familiale ou du seuil de salaire est valide, mais pas l’ancienneté.

Bon à savoir : en plus des règles d’affectation concernant le salarié, vous pouvez avoir un mot à dire sur les catégories de services éligibles comme la vie quotidienne, la dépendance ou la famille.

1. Estimez le coût 

Passons aux choses sérieuses, il est temps de définir : 

• la valeur faciale de chaque chèque Cesu ; 
• le montant de la participation du comité ou de l’employeur ; 
• le nombre de titres pour chaque salarié bénéficiaire ; 
• la périodicité de distribution.

1. Choisissez votre format et votre émetteur

Si le chèque Cesu Urssaf est dématérialisé, le salarié employeur peut payer en ligne son prestataire depuis un espace sécurisé sur le site de l’établissement émetteur des Cesu. La dématérialisation offre un gain de temps, d’argent, et limite le risque de perte au moment de la distribution.

Si le Cesu chèque domicile est au format papier, le prestataire est réglé directement par le salarié employeur. Celui-ci se fera ensuite rembourser par le centre de remboursement des Cesu préfinancés. Il existe 2 possibilités pour la distribution des titres Cesu au format papier :

• en main propre sur le lieu de travail ;
• par voie postale avec accusé réception.

Bon à savoir : juste après le lancement des Cesu, mettez en place une communication pour détailler le processus et aidez vos bénéficiaires à exploiter pleinement le dispositif.

Glady fait partie des établissements agréés par le ministère pour émettre des Cesu. Pour simplifier votre gestion, nos équipes vous accompagnent dans les démarches de mise en place et de communication. Il ne vous reste plus qu’à vous laisser guider !

1. Pensez à l’attestation annuelle des aides versées

Enfin, en tant que comité ou employeur, vous devez rédiger un état récapitulatif individuel des sommes versées. Dans ce document obligatoire, vous mentionnerez l’identité des bénéficiaires et le montant attribué pour chaque année civile. 

Bon à savoir : le document établi par le comité doit être transmis à l’employeur tous les ans avant le 10 janvier au titre de l’année précédente.

Et ensuite ? Avant le 1er février de l’année suivante, le CSE ou l’employeur devra transmettre aux bénéficiaires un document récapitulatif des sommes reçues en titres Cesu préfinancés.