Pourquoi et comment verser une prime annuelle aux salariés ?

Qu’est-ce qu’une prime annuelle ? Définition

Une prime est un complément de rémunération qui s’ajoute au salaire fixe d’un salarié. Une prime peut compenser une contrainte (par exemple, une prime de précarité) ou récompenser le travail (comme les primes à la performance). 

Une prime annuelle est versée tous les ans aux salariés qui remplissent les critères requis pour son attribution. 

Dans quel cas une prime annuelle est-elle obligatoire ? 

En règle générale, une prime s’avère obligatoire si elle est mise en place par : 

• Un accord collectif ; (accord de branche, accord d’entreprise…)
• Le contrat de travail ;
• Un usage ; 
• Une décision unilatérale de l’entreprise. 

Par exemple, si un accord de branche prévoit le versement d’une prime d’ancienneté, vous devez la verser à chaque salarié qui remplit ses critères d’obtention. 

La prime de participation obligatoire 

La participation est une prime annuelle obligatoire pour toutes les entreprises de 50 salariés ou plus. Elle prend la forme d’une épargne salariale. La mise en place de la prime de participation peut passer par : 

• Une convention (accord de branche) ; 
• Un accord entre l’entreprise et les organisations syndicales représentatives ;
• Un accord entre le CSE et l’employeur ;
• Un référendum à la majorité des 2/3 des salariés. 

À noter : toutes les primes obligatoires sont considérées comme un élément variable de paie. À ce titre, l’entreprise doit payer des cotisations sociales sur son montant, et les salariés les déclarer dans leur déclaration de revenus. 

Pourquoi verser une prime annuelle à vos salariés ? 

Accorder une prime annuelle à vos salariés comprend un coût financier certain. Cependant, cela peut procurer des avantages à votre entreprise. 

Améliorer la qualité de vie au travail dans votre entreprise 

Verser une prime à vos salariés permet de leur offrir une reconnaissance financière pour leur investissement et leurs efforts. 

De plus, une prime annuelle permet de garantir à vos salariés un revenu fixe supplémentaire. Les récompenses stimulent la productivité des salariés et améliorent leur motivation. Par exemple, une prime de rentrée scolaire à destination des parents permet de les aider à passer cette période stressante et coûteuse de manière plus sereine. En cela, verser une prime annuelle obligatoire permet d’améliorer la qualité de vie au travail pour vos salariés. 

Profiter d’un régime social et fiscal avantageux

Une bonne connaissance de la législation en vigueur permet de profiter d’avantages sociaux, notamment d’exonérations de cotisations et contributions sociales. 

En effet, certaines primes permettent de bénéficier d’exonérations de paiement de cotisations sociales, comme la prime sur intéressement et la prime de partage de la valeur. 

Cependant, assurez-vous que les dispositions encadrant le versement de cette prime (accord de branche, contrat de travail…) autorisent qu’elle soit donnée en chèques cadeaux. 

Comment verser une prime annuelle aux salariés ? 

Voici ce que vous devez savoir pour mettre en place une prime annuelle pour vos collaborateurs. 

Comment mettre en place une prime annuelle dans votre entreprise ?

Pour instaurer le versement d’une prime annuelle dans votre entreprise, vous pouvez : 

• Créer une prime annuelle conventionnelle ou contractuelle : dans ce cas, un texte (accord collectif, contrat de travail…) doit définir ses modalités de calcul, d’attribution et de versement ; 
• Mettre en place une prime bénévole, sur décision de l’employeur. Si vous la versez chaque année, elle devient alors un usage.  

L’entreprise et les instances en discussion lors de la mise en place d’une prime peuvent définir librement ses modalités d’attribution et de versement. 

Bon à savoir : la mise en place d’une prime annuelle peut résulter de négociations avec les instances représentatives du personnel. 

Les différents types de primes annuelles à verser aux salariés 

Voici les différents types de primes obligatoires et comment les mettre en place : 

• Les primes conventionnelles, obligatoires puisque prévues par un accord collectif (convention collective, de branche, d’entreprise…) ; 
• Les primes contractuelles, prévues dans le contrat de travail d’un ou plusieurs salariés ;
• Les primes d’usage, prévues par aucun texte mais répétées par l’employeur. Une prime d’usage doit être fixe (déterminée selon des règles précises), générale (accordée à tout le monde ou toute une catégorie), et constante (attribuée régulièrement) ;
• Les primes bénévoles, versées librement et ponctuellement par un engagement unilatéral de l’employeur. 

En résumé, les seuls éléments pouvant rendre obligatoire une prime sont un accord collectif, un contrat de travail ou un usage. 

Une prime bénévole n’est pas obligatoire. En revanche, si celle-ci devient régulière, fixe et générale, elle devient une prime d’usage et s’avère alors obligatoire. 

Pour autant, l’employeur peut supprimer une prime d’usage en réalisant une procédure de dénonciation. Pour cela, il doit informer le CSE et les salariés de la suppression de la prime dans un délai suffisant pour permettre une négociation. 

Comment attribuer la prime annuelle ? 

Le texte qui met en place une prime annuelle doit préciser également ses règles de calcul et d’attribution. 

Comment calculer le montant de la prime annuelle ? 

Un salarié à temps partiel touche-t-il une prime partielle ? À nouveau, pour connaître la manière d’attribuer une prime annuelle, vous devez vous référer à l’accord, contrat ou décision qui l’a mis en place. Celle-ci peut préciser : 

• Si la prime est au prorata du temps de travail des salariés (obligatoire si la prime annuelle constitue un élément de rémunération) ou forfaitaire (sans lien avec le temps de travail) ;
• L’impact des absences du salarié sur son montant ;
• Ses critères d’attribution ;
• Son mode de distribution. 

Un salarié touche-t-il une prime annuelle en cas de démission ? 

Ici encore, tout dépend de l’accord ou du type de prime. Cependant, on peut distinguer 2 types de primes : 

• Les primes en contrepartie du travail du salarié (prime sur objectif, prime d’assiduité…) ; 
• Les primes non liées au travail du salarié (prime vacances, rentrée scolaire…). 

Les premières doivent être versées au prorata du temps de présence du salarié entre la prime précédente et sa démission. En revanche, les primes non liées au travail ou à la présence du salarié peuvent ne peuvent pas être proratisées. 

Prime annuelle obligatoire et fiscalité 

Le versement d’une prime annuelle implique des obligations sociales et fiscales pour l’employeur comme pour le salarié. Cependant, vous pouvez réduire vos frais si vous connaissez la réglementation. 

Bénéficier d’une exonération de cotisations sociales sur vos primes annuelles  

Vous souhaitez mettre en place une prime annuelle dans votre entreprise ? Voici X types de primes qui permettent d’obtenir des réductions et exonérations sociales. 

• La prime d’intéressement : ce dispositif d’épargne salariale vise à associer les salariés aux performances de leur entreprise. Généralement couplée aux dispositifs de participation, la prime d’intéressement est quant à elle facultative. Si un accord collectif la prévoit, les entreprises bénéficient d’une exonération de cotisations sociales sur les sommes versées ;
• La prime de partage de la valeur URSSAF (PPV), exonérée de cotisations et contributions sociales sous les 3 000 €, et 6 000 € si sa mise en place s’inscrit dans un plan d’intéressement ou de participation volontaire ; 
• La prime en chèques cadeaux : si le cadre qui entoure votre prime annuelle le permet, versez votre prime en chèques cadeaux. L’entreprise bénéficie alors d’exonérations de cotisations et de contributions sociales sur leur montant, dans la limite de 193 € par personne et par événement. Et il y a 11 événements URSSAF !

Quelle imposition sur les primes annuelles ?

Toutes les primes ou gratifications apparentées à une rémunération, fixe ou variable, doivent figurer sur la déclaration de revenus des salariés. C’est le cas des primes annuelles obligatoires, primes sur objectifs, primes participation ou intéressement, et même la prime de fin d’année. 

En revanche, une prime non obligatoire, comme la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, n'apparaît pas comme un élément de salaire. À ce titre, elles n’ont pas à être déclarées comme telles. Par exemple, une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat n’est pas considérée comme un élément de salaire.