Prime vacances : conditions d'attribution, montant et calcul

Qu’est-ce qu’une prime de vacances ? 

Définition d’une prime de vacances

Une prime de vacances est une rémunération bonus versée par l’employeur pour améliorer le pouvoir d’achat des collaborateurs pendant leurs vacances. Cette démarche contribue à améliorer le bien-être des salariés. 

Comme il s’agit d’une somme d’argent versée aux équipes, cette prime est soumise à des cotisations sociales pour l’employeur. De plus, le collaborateur doit l’inclure dans sa déclaration de revenus. 

Quelle différence avec la subvention vacances du CSE ?

Lorsque l’été se profile, de nombreux employeurs offrent à leurs équipes une prime ou une subvention vacances. Et comme ces dispositifs diffèrent, certaines structures attribuent même les deux ! Voici comment les différencier. 

Une subvention vacances est une aide versée par le Comité social et économique (CSE) de l’entreprise à ses bénéficiaires. Si la société ne dispose pas d’un CSE, l’employeur peut la verser lui-même. 

Cet avantage du CSE peut prendre plusieurs formes et aider l’employé à organiser son départ en congé : 

• le remboursement sur facture des frais du salarié (hôtel, camping, train, avion…) ; 
• des chèques-vacances, ou chèques ANCV, en version physique ou cagnotte numérique ;
• des réductions sur des voyages, séjours, activités, etc.

Si le budget des activités sociales et culturelles du CSE la finance, la subvention vacances n’est pas imposable. De plus, le CSE peut bénéficier d'exonérations de cotisations et de contributions sociales. Vous voulez en savoir plus ? Consultez notre guide CSE. 

Quelle différence avec l’indemnité de congés payés ?

Bien que la prime de vacances et l’indemnité de congés payés soient toutes deux destinées à accompagner un collaborateur durant ses congés, elles diffèrent à plusieurs niveaux. L’indemnité de congés payés constitue une rémunération compensatoire légalement obligatoire selon le Code du travail. Elle est calculée en fonction du salaire et du temps de travail. Elle vise à rémunérer la période de congé effectivement prise par le salarié. 

En revanche, la prime de vacances est un avantage supplémentaire, facultatif, sauf disposition contraire dans un accord ou une convention collective. Cette initiative vient augmenter le pouvoir d’achat du salarié avant son départ. Une aubaine pour l’équilibre vie pro vie perso !

En outre, les congés payés bénéficient d’un traitement spécifique en matière de cotisations et d’imposition, tandis que la prime de vacances, lorsqu’elle est versée, est intégrée au revenu imposable et soumise aux mêmes contributions que le salaire.

Conditions d’attribution de la prime vacances ?

Les critères d’éligibilité

Les critères d’éligibilité à la prime vacances varient en fonction des dispositions prévues dans l’accord collectif ou la décision de l’employeur. Ils peuvent inclure :

• un temps de présence minimum dans l’entreprise (par exemple, avoir travaillé pendant une période donnée au cours de l’année de référence) ;
• une ancienneté minimale exigée pour bénéficier de l’avantage ;
• d’éventuelles conditions liées au statut (CDI, CDD, etc.) ou à son temps de travail effectif.

Ainsi, seuls les employés remplissant ces conditions pourront prétendre à son versement.

Les conventions collectives et la prime de vacances

Les conventions collectives jouent un rôle déterminant dans le droit à la prime de vacances. Elles peuvent fixer des critères spécifiques ou des modalités particulières de calcul et de versement.

Par exemple, certaines conventions prévoient un pourcentage du salaire ou des indemnités de congés payés, tandis que d’autres optent pour une somme forfaitaire applicable à tous les employés. Il est donc essentiel de consulter la convention collective applicable pour connaître précisément les règles en vigueur dans votre secteur.

Dispositions contractuelles et décisions unilatérales de l’employeur

En l'absence d'un accord d’entreprise ou de dispositions conventionnelles spécifiques, la prime de vacances peut être instaurée par le biais d’une clause dans le contrat de travail ou résulter d’une décision de l’employeur.

Dans ces circonstances, il est impératif que les conditions d’attribution et le calendrier de versement soient clairement définis et communiqués aux salariés du secteur. Vous garantissez ainsi une égalité de traitement au sein de l’entreprise.

Bon à savoir : un engagement régulier sur plusieurs années peut créer en droit social un usage, rendant la prime obligatoire, même en l’absence de texte écrit la prévoyant expressément.

En résumé, le Code du travail n’impose pas aux employeurs de verser une prime de vacances. Cependant, vous devez la verser aux salariés si l’un des 4 dispositifs suivants le prévoit : 

• un accord collectif (convention collective, accord de branche ou d’entreprise) ; 
• le contrat de travail ; 
• l’usage ; 

une décision unilatérale de l’employeur.

Comment mettre en place une prime de vacance ?

On l’a vu, la mise en place d’une prime de vacances peut découler de négociations collectives, d’une volonté ou d’une habitude de l’employeur. Dans ce cas, le texte qui l’établit définit ses modalités de calcul, d’attribution et de versement. 

Aussi, son attribution peut être conditionnée à une certaine ancienneté, ou à un temps de présence minimum dans l’entreprise, et peut concerner les salariés en contrat à durée déterminée et congé payés. 

Pour autant, l’attribution de la prime de vacances doit respecter le principe d’égalité de traitement, ou de non-discrimination. 

De son côté, la mise en place d’une subvention vacances découle du CSE. Pour mettre en place une subvention, le CSE doit inscrire ce point à l’ordre du jour d’une réunion. Ensuite, le comité doit voter son établissement et ses modalités d’attribution à la majorité des présents. 

Bon à savoir : si votre structure ne dispose pas d’un CSE ou que celui-ci n’a pas de budget ASC, l’employeur peut financer partiellement la distribution de chèques-vacances. Il s’agit d’un moyen parfait pour garder la motivation des salariés tout au long de l’année.

Montant et calcul de la prime vacances 

Le calcul de prime de vacances dépend de l’accord collectif, du contrat ou de l’usage qui la met en place. En cela, différentes options existent pour définir la somme de la prime de vacances. 

Quel montant pour une prime de vacances ?

La prime de vacances doit être calculée lors de son mois de versement. Selon l’accord ou la décision qui l’établit, différents éléments peuvent entrer en compte, par exemple : 

• la rémunération du collaborateur ;
• le nombre d’enfants à sa charge. 

De plus, son estimation peut être fixe ou variable, voir se baser sur un pourcentage des indemnités de congés payés. 

De son côté, la subvention peut bénéficier d’exonérations si elle est versée par le budget ASC du CSE, ce qui fait partie des avantages des chèques-vacances pour l'employeur et les salariés. Attention cependant ! Si elle est versée par ce biais, les salariés peuvent avoir à en financer une partie.

Comment calculer la prime de vacances ?

Selon les conventions collectives, le montant de la prime de vacances peut se baser sur différents modes de calcul. Voici deux exemples d’estimation de la prime de vacances obligatoire dans deux conventions collectives :

• convention collective dans le domaine du BTP (bâtiment et travaux publics) : la prime de vacances s’élève à 30 % de l’indemnité de congés payés (24 jours ouvrables) ; 
• convention collective Syntec : au moins 10 % de la masse globale des indemnités de congés payés. 

Cependant, il peut également s’agir d’un montant forfaitaire (identique pour tous), ou d’un pourcentage du salaire brut.

Par exemple, si votre société prévoit l’attribution d’une prime de vacances de 150 € par salarié, auxquelles s’ajoutent 50 € par enfant, l’entreprise doit verser 250 € à un collaborateur qui travaille à temps plein et a 2 enfants. 

Régime social et fiscal de la prime de vacances

Implications pour les cotisations sociales

La prime de vacances est considérée comme une rémunération et doit donc être intégrée dans l’assiette des cotisations. Cela signifie que l’employeur doit calculer et verser les contributions sociales correspondantes, de la même manière que pour le salaire. 

Le montant et le mode de calcul des cotisations peuvent varier selon que le calcul de la prime est forfaitaire ou proportionnelle, ainsi que selon la réglementation en cours. Il est donc nécessaire de consulter les directives de l’Urssaf et la législation applicable pour s’assurer du respect de toutes les obligations sociales.

Traitement fiscal de la prime

Sur le plan fiscal, la prime de vacances est généralement considérée comme un revenu imposable pour le salarié. Bien qu’elle ne soit pas obligatoirement intégrée dans le salaire brut affiché sur la fiche de paie, le total versé doit être déclaré et est soumis à l’impôt sur le revenu. 

Dans certains cas, selon les modalités définies par l’accord collectif ou la décision de l’employeur, il existe des dispositifs d’exonération ou de traitement avantageux. Toutefois, il reste important pour le salarié de veiller à déclarer correctement l’ensemble de ses revenus lors de sa déclaration annuelle.

FAQ - Réponses aux questions fréquentes

Quand reçoit-on la prime de vacances ?

La date de versement de la prime de vacances varie selon les entreprises et les dispositions prévues par l’accord collectif ou la décision de l’employeur. Généralement, elle est versée quelques semaines avant le départ en congés d’été, afin de permettre aux salariés de mieux planifier leurs dépenses. Pour connaître la date exacte, il convient de consulter la politique interne de votre entreprise ou les accords applicables.

Comment toucher la prime vacances ?

La prime de vacances est généralement versée directement sur le compte bancaire du salarié, comme tout autre élément de rémunération. Dans certains cas, l’employeur peut également recourir à des dispositifs spécifiques, tels que l’émission de chèques-vacances ou des virements distincts. Il est important de s’assurer que vos coordonnées bancaires sont à jour et de vérifier la fiche de paie pour confirmer l’attribution de cette prime.

Comment est calculée la prime vacances ?

Le mode de calcul de la prime de vacances dépend des modalités définies dans l’accord collectif, le contrat de travail ou l’usage en vigueur dans l’entreprise. Elle peut être basée sur un pourcentage des indemnités de congés payés définis dans le Code du travail, un montant forfaitaire ou sur le salaire brut. 

Dans certains cas, des critères supplémentaires, comme le nombre d’enfants à charge, seront pris en compte. Pour connaître précisément le calcul applicable, référez-vous aux textes internes ou à la convention collective de votre entreprise.

La prime vacances est-elle obligatoire ?

La prime de vacances n’est pas légalement obligatoire dans toutes les entreprises. Toutefois, lorsqu’elle est prévue par un accord collectif, une clause contractuelle ou résulte d’une décision de l’employeur, son versement devient alors impératif pour les salariés qui remplissent les conditions d’éligibilité. De plus, un versement de la prime régulier sur plusieurs années crée un usage qui rend son attribution contraignante pour l’entreprise.