Qui, quand et comment se fait l'approbation des comptes du CSE ?

Quelles sont les obligations comptables du Comité social et économique ?

En tant que membres du Comité social et économique, vous devez veiller à la tenue rigoureuse de la comptabilité de votre comité, quelle que soit la taille de votre entreprise. Le Code du travail impose aux CSE de respecter des obligations comptables en fonction de leur effectif et de leurs ressources. 

Pour les CSE de petite taille avec moins de 153 000 euros de ressources annuelles, la comptabilité peut être tenue de manière ultra simplifiée. Elle inclut un inventaire annuel des actifs et des passifs, ainsi qu'un rapport financier.

Les règles évoluent pour les CSE de plus de 153 000 euros de ressources annuelles et qui ne dépassent pas deux de ces trois seuils : 

• 50 salariés qui travaillent de façon continue dans l’entreprise en équivalent temps plein ;
• 1,55 million € de total bilan ;
• 3,1 millions € de ressources.

Pour ces comités de taille intermédiaire, une comptabilité simplifiée est requise. Les élus doivent faire appel à un expert-comptable, rémunéré par le budget de fonctionnement CSE, pour présenter les comptes annuels.

Pour les CSE qui dépassent deux des trois seuils précédents, la comptabilité d’engagement dite « créances et dettes » sans simplification impose plusieurs obligations, dont la nomination d’un commissaire aux comptes pour la certification des comptes et la création d'une commission des marchés.

Quelles sont les étapes préalables avant l’approbation des comptes du CSE ?

Avant de soumettre les comptes du CSE à l'approbation, plusieurs étapes préalables doivent être rigoureusement suivies pour garantir la fiabilité et la transparence de votre gestion comptable.

Étape n°1 : procéder à l’enregistrement comptable

L'enregistrement comptable est la première étape essentielle pour assurer une traçabilité irréprochable de toutes les opérations financières du CSE. Chaque dépense, chaque recette doit être scrupuleusement enregistrée dans le respect des règles comptables et de la séparation des deux budgets du comité. Que ce soit un remboursement, une facture ou une cotisation, toutes les opérations figurent sur votre registre.

Assurez-vous que chaque transaction est correctement imputée à la catégorie adéquate pour éviter toute erreur lors de la consolidation des comptes. Un logiciel de comptabilité du CSE vous facilitera cette tâche en automatisant certains processus.

Étape n°2 : assurer le suivi de la trésorerie

Le suivi de la trésorerie est un autre aspect crucial de la gestion comptable du CSE. Vous contrôlez en temps réel les flux de trésorerie, c'est-à-dire les entrées et sorties d'argent. De cette manière, vous prévenez les risques de déficit ou de déséquilibre budgétaire.

Pour cela, vous devez établir des tableaux de bord financiers qui vous donneront une vision claire de la situation financière du comité. Une nouvelle fois, l’acquisition d’un logiciel dédié vous fera gagner un temps précieux dans le suivi régulier de votre trésorerie. 

Étape n°3 : se référer au plan comptable général du comité

Le plan comptable général est un outil de référence incontournable pour structurer votre comptabilité du CSE. Ce document classe et codifie toutes les opérations financières selon une nomenclature précise (recette, dépense, investissement, etc.).

Le respect du PCG garantit une homogénéité et une clarté dans la présentation des comptes annuels au CSE. Il s’agit d’un gage de transparence qui renforcera la confiance des élus et des salariés de l’entreprise.

Étape n°4 : respecter le délai d’approbation des comptes du CSE

Le respect des délais est une condition essentielle pour la bonne gestion des comptes du CSE. Conformément à la législation, les comptes doivent être arrêtés dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Cette obligation s’applique à tous les CSE, quelle que soit leur taille.

Si vous dépassez ce délai pour l’approbation des comptes du CSE, vous vous exposez à des sanctions. Par ailleurs, ce manquement pourrait également nuire à la confiance des salariés dans la gestion du comité. 

Comment se déroule la présentation des comptes annuels au CSE ?

Arrêt des comptes du comité

Des élus désignés par le comité se chargent d’arrêter les comptes annuels. Les modalités doivent être prévues dans le règlement intérieur du CSE. Vous vérifiez alors que toutes les transactions ont été correctement enregistrées, que les rapprochements bancaires ont été effectués et que les provisions nécessaires ont été constituées.

Bon à savoir : le recours à un expert-comptable est obligatoire pour les CSE de taille intermédiaire ou grande.

Rédaction du rapport

Après avoir arrêté les comptes, vous devez rédiger un rapport du CSE. Ce document doit expliquer en détail votre situation financière, les principales opérations effectuées au cours de l’exercice, ainsi que les perspectives pour l’année suivante.

Le rapport de gestion doit être clair, complet et accessible à tous les membres du CSE, même ceux qui n’ont pas de compétences comptables spécifiques. Vous pouvez inclure des commentaires explicatifs pour les points les plus complexes, ainsi que des annexes détaillées pour les opérations importantes.

Réunion de présentation 

Depuis le 1ᵉʳ janvier 2015, tous les comités sont tenus de présenter annuellement leurs comptes pour approbation en réunion plénière. Au cours de cette séance, les élus évoquent : 

• le rapport annuel sur les activités ;
• l’attestation de l’expert-comptable ; 
• la certification du commissaire aux comptes ;
• le rapport de la commission des marchés ; 
• le rapport sur les conventions passées par le comité.

Afin que les participants disposent d’un temps suffisant pour examiner les documents, les membres chargés d’arrêter les comptes communiquent les informations nécessaires au moins 3 jours avant la réunion plénière.

Le président du CSE ne participe pas au vote, bien qu’il détienne un droit de regard sur le compte bancaire du CSE. L’ordre du jour d’approbation des comptes du CSE constitue le seul et unique sujet de la réunion. À l’issue de la rencontre, un procès-verbal est rédigé par le secrétaire. 

Après l’approbation des comptes du CSE

À la suite de l’approbation des comptes du CSE, une seconde réunion peut suivre concernant le transfert de l’excédent budgétaire du comité d’un budget à l’autre. Afin de gagner du temps, certains comités rassemblent ces deux sujets en organisant une réunion extraordinaire sur l’approbation des comptes et une réunion ordinaire pour décider du transfert.

Il est recommandé de diffuser une communication interne pour informer vos collaborateurs de l’approbation des comptes du CSE. Cette transparence renforce la confiance des salariés dans votre gestion et valorise votre travail d’élu.