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Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ? Est-ce obligatoire de verser une indemnité de télétravail ? Comment verser une indemnité de télétravail ? Comment calculer l’indemnité de télétravail ? Quelle est la fiscalité de l’indemnité de télétravail ? Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les frais liés au télétravail ? Sommaire
Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ? Est-ce obligatoire de verser une indemnité de télétravail ? Comment verser une indemnité de télétravail ? Comment calculer l’indemnité de télétravail ? Quelle est la fiscalité de l’indemnité de télétravail ? Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les frais liés au télétravail ? Vous connaissez l’adage « loin des yeux, loin du cœur » ? Eh bien il ne s’applique pas dans le milieu professionnel ! Vos salariés en télétravail bénéficient des mêmes droits que vos autres collaborateurs en entreprise. De ce fait, vous avez l’obligation en tant qu’employeur de prendre en charge les frais liés à leur activité professionnelle. Quel est le montant de l’indemnité télétravail que vous devez verser et quelles sont les exonérations auxquelles vous pouvez prétendre ? Entre contraintes légales, calculs pratiques et implications fiscales, ce guide vous explique tout ce qu’il faut savoir.
Qu’est-ce qu’une indemnité de télétravail ?
L’indemnité de télétravail est une somme versée au salarié par l’employeur pour couvrir les frais professionnels engagés dans le cadre d’une activité à distance. Ces dépenses peuvent inclure :
- l’installation ou le paiement d’un abonnement d’internet ou d’une ligne téléphonique ;
- l’achat ou l’entretien de matériel informatique ;
- les frais d’électricité ;
- l’achat de fournitures de bureau (papier, chaise de bureau, cartouche d’encre, etc.) ;
- la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel.
Contrairement à une prime de gratification, cette indemnité ne constitue pas une rémunération. Elle vise uniquement à rembourser des dépenses liées au télétravail, en respectant le principe selon lequel aucun salarié ne doit supporter des frais professionnels sur ses propres ressources.
L’indemnisation de télétravail varie selon deux modalités :
- Un remboursement des frais réels : le salarié fournit des justificatifs pour prouver ses dépenses (factures d’électricité, abonnement internet, etc.).
- Une indemnité forfaitaire : l’employeur applique un montant fixe, généralement défini par un barème de l’URSSAF.
Le choix entre ces deux approches dépend de vos politiques internes et des préférences de vos équipes.
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Est-ce obligatoire de verser une indemnité de télétravail ?
L’obligation de verser une indemnité de télétravail dépend du contexte légal et des accords collectifs applicables dans votre entreprise. En France, le Code du travail ne prévoit pas explicitement une indemnité de télétravail obligatoire. Toutefois, plusieurs textes imposent à l’employeur de rembourser les frais professionnels engagés par ses salariés.
En effet, vous avez l’obligation d’indemniser les frais professionnels considérés comme des charges inhérentes à la fonction ou à l’emploi, conformément au contrat de travail. Si aucune obligation légale ne vous impose de prendre en charge les sommes investies dans le cadre du travail à distance, ces dépenses restent liées à l’activité professionnelle. À ce titre, elles demandent une compensation.
Selon l’article L.1222-10 du Code du travail, le télétravail doit être encadré par un accord collectif ou une charte établie par l’employeur après consultation du Comité social et économique, s’il existe. Ces documents précisent les modalités de prise en charge des frais liés au télétravail.
Bon à savoir : télétravail et ticket restaurant sont parfaitement compatibles si vous avez décidé de les instaurer dans votre entreprise.
Comment verser une indemnité de télétravail ?
Le remboursement des frais de télétravail s’effectue de deux manières possibles :
- le versement d’une indemnité de télétravail forfaitaire ;
- le remboursement des frais réels engagés par le salarié.
Le versement d’une indemnité de télétravail forfaitairement se formalise par décision unilatérale ou par le biais d’un accord collectif. Néanmoins, les sommes investies ne doivent pas dépasser un certain plafond pour que vous puissiez bénéficier d’exonération de charges sociales.
Pour mettre en place votre indemnité de télétravail, vous aurez besoin d’adopter une approche structurée et transparente :
- Élaborez une politique claire en définissant des règles internes précisant les conditions de versement des indemnités :
- les critères d’éligibilité (nombre de jours télétravaillés, conditions particulières) ;
- le choix entre remboursement des frais réels et indemnité forfaitaire.
- Communiquez avec vos salariés pour éviter les malentendus. Vos collaborateurs doivent comprendre comment justifier leurs dépenses ou quels montants forfaitaires leur seront versés.
- Utilisez des outils adaptés à votre TPE ou PME. Avec un logiciel de gestion des notes de frais, vous simplifiez grandement le suivi des remboursements. Ces solutions permettent de centraliser les justificatifs et de calculer automatiquement les montants dus.
Comment calculer l’indemnité de télétravail ?
Le calcul de l’indemnité forfaitaire de télétravail
Au sujet de l’indemnité de télétravail, l’URSSAF propose un barème forfaitaire simplifié pour les entreprises souhaitant éviter la collecte systématique des justificatifs. Le montant de l’indemnité télétravail en 2024 est fixé à 2,88 € par jour de télétravail, dans la limite de 253,44 € par an. Ainsi, le versement mensuel dépend du nombre de jours de travail à distance par semaine.
Tableau d'indemnités de télétravail 2024
Au-delà de ces plafonds, vous ne pourrez pas bénéficier d’exonération de charges sociales.
Bon à savoir : le versement de l’indemnité journalière de télétravail est mensuel et doit apparaître clairement sur le bulletin de paie.
Le remboursement des frais réels
Le remboursement des frais réels se réalise sur les dépenses réellement engagées par le salarié en télétravail. La valeur réelle des frais est alors prise en compte sur la base de justificatifs.
Dans un premier temps, vous aurez besoin d’identifier les sommes concernées par l’organisation du télétravail (factures d’électricité, d’internet, etc.), puis vous devrez calculer la proportion imputable au travail en remote (par exemple, un salarié utilise 20 % de sa connexion internet à des fins professionnelles).
Vous profiterez d’exonération de charges sociales si vous pouvez :
- montrer que votre collaborateur se trouve contraint d’engager des frais pour son activité ;
- fournir des preuves concrètes.
Il n’existe pas de limite d’exonération puisqu’il s’agit de remboursement au réel.
Bon à savoir : bien que plus précis, le remboursement des frais réels nécessite davantage de gestion administrative, notamment au niveau de la vérification des justificatifs.
Quelle est la fiscalité de l’indemnité de télétravail ?
Indemnité télétravail et URSSAF
Les indemnités de télétravail forfaitaires sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des barèmes fixés par l’URSSAF. Ainsi, une indemnité forfaitaire respectant le seuil de 2,88 € par jour télétravaillé en 2024 ne sera pas soumise à charges sociales, dans la limite de 253,44 € par an.
En revanche, si l’indemnité dépasse ces seuils, l’excédent sera soumis à cotisations, sauf si l’entreprise peut démontrer que les montants reflètent les frais réels engagés par le salarié.
Indemnité télétravail et impôt sur le revenu
Pour les salariés, les indemnités de télétravail versées dans les limites fixées par l’URSSAF sont exonérées d’impôt sur le revenu. Toutefois, si un salarié opte pour la déduction des frais réels dans sa déclaration d’impôts, il ne pourra pas bénéficier de cette exonération.
Est-ce que l’employeur doit prendre en charge les frais liés au télétravail ?
Vous l’aurez compris, l’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels engagés par ses salariés en télétravail dans le cadre de l’exécution de leur contrat de travail. Cette prise en charge peut s’appuyer sur les frais réellement engagés et justifiés ou sur le versement d’une indemnité forfaitaire.
L’employeur est également tenu de prendre en charge 50 % du prix des titres d’abonnements de transport pour les trajets entre la résidence du salarié et le lieu de travail. Si le travail en remote ne s’effectue que sur 1 ou 2 jours par semaine, alors la prise en charge équivaut à celle d’un salarié présent en permanence dans l’entreprise.
Bon à savoir : travail à distance ou en présentiel, vos collaborateurs disposent des mêmes avantages sociaux en PME ! Le bien-être au travail n’exclut personne.
Les points à retenir
- l’indemnité de télétravail couvre des dépenses liées à l’activité professionnelle à distance comme l’abonnement internet, l’électricité, le matériel de bureau ou l’aménagement d’un espace de travail à domicile ;
- vous pouvez indemniser les salariés en vous basant sur leurs frais réels avec des justificatifs ou appliquer une indemnité forfaitaire établie par l’URSSAF ;
- en 2024, l’indemnité télétravail est fixée à 2,88 € par jour télétravaillé, dans la limite de 253,44 € par an ;
- la politique de télétravail peut faire l’objet d’un accord collectif précisant les montants et critères d’éligibilité de l’indemnisation de télétravail ;
- les indemnités respectant les plafonds définis par l’URSSAF sont exonérées de charges sociales et d’impôt sur le revenu ;
- vos salariés en télétravail disposent des mêmes droits que leurs collègues sur site en ce qui concerne les avantages sociaux comme le chèque cadeau PME ou le titre restaurant.
