Comment estimer la charge de travail des salariés ?

Qu’est-ce que la charge de travail ? 

Pour l’estimer au mieux, il faut d’abord définir la charge de travail et comment elle influe sur vos salariés lorsqu’elle est mal répartie. 

Définition de la charge de travail 

Le Code du travail ne fixe pas de définition claire de la charge de travail. Pour autant, on peut lui associer 3 dimensions : 

• La charge de travail prescrite, qui recouvre ce qui est demandé à un salarié ou une équipe sur le plan quantitatif comme qualitatif (objectifs, prescriptions, outils, etc.) ; 
• La charge de travail réelle, soit ce qui est réellement effectué par le salarié ou l’équipe (ajustements, aléas, travail non prévu, etc.) ;
• La charge de travail ressentie ou vécue, correspondant à la représentation qu’un salarié ou une équipe se fait de sa charge et du sens de son travail. 

Une charge de travail mal adaptée peut donc correspondre à une surcharge de travail ou à une sous charge de travail. Dans les 2 cas, l’inadéquation entre la charge de travail prescrite, réelle et ressentie s’avère délétère pour les salariés. En cela, une charge de travail mal adaptée peut impacter négativement la qualité de vie au travail des salariés. 

Exemple de charge de travail mal adaptée

Une charge de travail mal adaptée correspond à un écart trop important entre la charge prescrite, réelle et ressentie. 

Prenons un exemple : vous attribuez un projet complexe à un salarié n’ayant pas assez d’expérience. Il risque de ne pas maîtriser totalement les outils et processus de travail. 

Si vous le laissez en autonomie sur ce projet, il risque de se retrouver dépassé par sa charge de travail. En effet, la charge de travail prescrite est moins importante que sa charge de travail réelle, puisqu’il doit se familiariser avec les outils et les process. Enfin, sa charge de travail ressentie sera bien supérieure à la charge prescrite en raison de son manque d’expérience. 

Pourquoi estimer la charge de travail de vos employés ?

Calculer la charge de travail de vos salariés est important, tant pour prévenir le mal être au travail des salariés que pour améliorer la productivité de votre entreprise. 

Burn out, bore out, productivité… L’impact d’une charge de travail inadéquate sur les salariés 

La surcharge de travail peut couter cher à votre entreprise et à vos salariés. En effet, une surcharge de travail qui dure dans le temps expose vos salariés à des risques psychosociaux, des accidents du travail et même des maladies professionnelles. Ainsi, une surcharge de travail peut générer : 

• Du stress et du mal être au travail ;
• Une dégradation de l’ambiance au travail et de la qualité de service ; 
• Une perte de motivation au travail ; 
• Un fort taux de turn over ; 
• Des absences et des arrêts de travail à répétition ; 
• Dans les cas les plus graves, des burn out. 

Cependant, une sous charge de travail peut également faire peser des risques sur vos équipes. Ainsi, un salarié n’ayant pas assez de travail ou devant réaliser des tâches peu stimulantes peut risquer : 

• L’ennui ; 
• La perte de sens dans son métier ; 
• Le désengagement envers son travail ;
• La marginalisation au sein du collectif professionnel ;
• Le silence quitting ;
• Le bore out. 

Vous l’aurez compris, tout est une question d’équilibre ! 

Estimer la charge de travail de votre équipe pour l’optimiser 

Estimer la charge de travail de vos salariés permet de l’optimiser. Répartir efficacement la charge de travail dans votre entreprise selon les compétences de chacun permet alors de : 

• Réduire le stress au travail et améliorer la santé mentale en entreprise ; 
• Augmenter la productivité de vos équipes ; 
• Développer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise grâce à la valorisation de leur bien-être et de leurs compétences.

Pour bien estimer la charge de travail de vos salariés, vous devez tout d’abord l’anticiper, l’adapter, et la suivre correctement.   

Quand devez-vous évaluer la charge de travail de vos équipes ?

Vous soupçonnez que certains de vos salariés sont victimes d’une surcharge ou d’une sous charge de travail ? Voici des situations qui doivent vous alerter sur un risque de mauvaise répartition de la charge de travail : 

• Le climat interne de votre entreprise se dégrade ;
• Vos équipes peinent à tenir leurs deadlines ; 
• Votre entreprise va connaitre une évolution majeure prochainement ; 
• Le taux de turn over, d’absentéisme, d’accident du travail ou d’arrêt maladie s’avère particulièrement élevé ; 
• Certains salariés sont en burn out ou bore out ; 
• Vos indicateurs de performance commerciale baissent. 

De plus, appuyez-vous sur les retours de vos salariés et des managers quant à leurs conditions de travail et leur perception de celles-ci. 

Comment optimiser la gestion de la charge de travail dans votre entreprise ?

Améliorer la répartition de la charge de travail et sa perception par vos salariés, c’est possible ! Pour cela, suivez les 3 étapes suivantes. 

Étape no 1 : clarifier les rôles, les objectifs et les attentes 

Les imprévus, les aller-retour et une surabondance de tâches annexes peuvent amener à une mauvaise répartition de la charge de travail. 

Pour optimiser au mieux la charge de travail des équipes et des salariés, fixez clairement vos objectifs, les rôles de chacun et les attentes. Pour cela, utilisez la méthode SMART pour formuler vos objectifs : 

• S pour spécifique : doit être clair et précis ;
• M pour mesurable : l’avancée doit être quantifiable ou qualifiable ;
• À pour Atteignable : doit pouvoir être réalisé dans le temps imparti et avec les moyens à disposition ; 
• R pour réaliste : doit être en accord avec les besoins et les aspirations de l’entreprise ;
• T pour temporellement défini : doit disposer d’une échéance ou d’un cadre temporel permettant de prioriser les actions à mener. 

Étape no 2 : prioriser et planifier les tâches 

Prioriser et planifier permet d’évaluer la charge de travail à effectuer et à mieux l’organiser. Si vous assignez un projet ou un objectif à une équipe ou une personne, mettez à leur disposition des outils afin de planifier les tâches à effectuer en priorité. Par exemple, le rétroplanning est un outil idéal si vous devez réaliser plusieurs tâches avant une certaine échéance pour achever un projet.

Étape no 3 : créer une culture du feedback dans l’entreprise

La meilleure manière de savoir si vos salariés souffrent d’une surcharge ou d’une sous charge de travail, c’est de vous appuyer sur leurs retours. Organisez régulièrement des réunions et incitez vos managers à encourager les retours de leurs équipes. Cela permet aux salariés de s’exprimer librement, et permet ainsi aux encadrants de mieux cerner les capacités des salariés. Ainsi, les projets futurs bénéficient d’une meilleure planification. 

Quels outils pour estimer et optimiser la charge de travail de vos équipes ?

Pour estimer et optimiser la charge de travail dans votre entreprise, vous pouvez vous appuyer sur différents outils. 

Les indicateurs RH utiles pour mesurer la surcharge de travail

De nombreux indicateurs RH peuvent vous alerter sur une mauvaise répartition de la charge de travail. C’est le cas pour : 

• Le taux de turn over ; 
• Le taux d’absentéisme ; 
• Les arrêts de travail récurrents ;
• Les maladies professionnelles et accidents du travail. 

De plus, vous pouvez directement évaluer la perception qu’ont vos salariés de leur charge de travail grâce au baromètre QVT. 

Les échanges avec vos équipes 

Généralisez les temps d’échanges avec vos équipes et vos managers. Faites des points réguliers, à la fois en équipe et en individuels, avant, pendant et après la réalisation d’un projet ou d’un objectif. 

Les outils de gestion de projet 

De nombreux outils existent pour vous aider à gérer vos projets. Du rétroplanning aux espaces virtuels partagés, le net regorge d’outils généralistes ou spécifiques pour vous aider en gestion de projet. Et le mieux dans tout ça ? Certains sont gratuits !