Pourquoi et comment mettre en place le flex office ?

Qu’est-ce que le flex office ? 

Terme anglophone pouvant se traduire par « bureau flexible », le flex office demeure un concept récent d’organisation du travail. Voici comment le définir. 

Flex office : définition

Le flex office se définit par une organisation flexible du travail et des locaux, articulée autour de plusieurs aspects : 

• Une attribution variable des postes de travail ;
• Une organisation adaptable aux besoins des équipes. 

Concrètement, le flex office revient à permettre aux salariés de s’installer librement lorsqu’ils arrivent dans les locaux. Pour autant, le flex office implique généralement une organisation hybride entre présentiel et télétravail. 

Une entreprise pratiquant le flex office comprend donc des espaces de travail en collectif (open spaces, salles de réunions) et des espaces individuels (capsules insonorisées). Cependant, l’application du flex office peut fortement varier selon les entreprises et leurs besoins. 

Bon à savoir : vous pouvez instaurer le flex office pour une période définie, par exemple pendant une transformation des locaux. 

Exemple de flex office 

Prenons un exemple pour illustrer ce que peut être une organisation en flex office. Dans une entreprise en conseil digital, chaque collaborateur reçoit un ordinateur portable et un casier attitré. Les locaux sont divisés en plusieurs zones : 

• Des espaces collectifs silencieux pour permettre la concentration ;
• Des salles de réunions de différentes tailles pour le travail en équipe et les meetings ;
• Des capsules insonorisées ou phone booth pour passer des appels téléphoniques ;
• Des espaces détentes et restauration. 

Les salariés peuvent réserver une place dans un de ses espaces 24 heures à l’avance par le biais d’une application mobile. 

Pourquoi mettre en place le flex office dans votre entreprise ?

Le flex office comprend différents avantages et inconvénients. C’est pourquoi vous devez évaluer vos besoins avant d’opter pour ce mode d’organisation. En effet, il peut ne pas s’avérer judicieux pour toutes les entreprises. 

Les avantages du flex office 

Les entreprises en flex office profitent de 4 avantages :

• Faire des économies en frais des locaux : le flex office permet d’optimiser l’occupation de l’espace, donc de réduire les charges immobilières, les coûts d’énergie et les frais d’entretien et de gestions des locaux ; 
• Améliorer la qualité de vie au travail : permettre aux salariés de venir sur place uniquement lorsqu’ils en ont envie ou besoin leur évite des frais et du temps de déplacement. Aussi, le flex office permet de rompre avec la solitude que peut induire le télétravail. Il peut donc s’avérer un véritable outil de motivation des salariés ; 
• Autonomiser et responsabiliser les salariés : permettre aux collaborateurs de moduler leur présence au travail selon leurs besoins permet de témoigner la confiance de l’entreprise et de responsabiliser les salariés. Ainsi, le contrôle hiérarchique laisse place à une relation de confiance. Cela joue un grand rôle dans le sentiment de reconnaissance professionnelle des salariés et permet des formes de managements plus collaboratives ;
• Booster la productivité et le travail d’équipe : l’organisation flexible préserve les salariés d’un quotidien routinier en leur permettant de changer régulièrement d’espaces de travail, ce qui favorise la créativité. D’autre part, ces organisations favorisent un brassage des salariés qui permet à des équipes différentes de se rencontrer. Cela participe également à créer une culture d’entreprise forte et en faire un véritable atout concurrentiel pour attirer des jeunes talents séduits par la souplesse d’organisation. 

Les inconvénients du flex office 

S’il comprend de nombreux atouts, le flex office peut également comporter des inconvénients non négligeables et des risques à considérer : 

• Une nouvelle organisation du travail : tout passage au flex office implique une refonte complète de l’organisation quotidienne, du management à l’aménagement de l’espace. Ce chamboulement implique donc de mener des actions de prévention et de formation afin d’accompagner au mieux les collaborateurs dans cette transition ; 
• Les risques de perte de motivation : tout comme le télétravail, le flex office comprend des risques d’isolement des salariés et de mal-être au travail. La motivation des salariés en télétravail passe grandement par des échanges réguliers avec leurs collègues et leurs managers. Il en va de même en flex office ;

Des outils pouvant être coûteux : si votre entreprise pratique le télétravail, vous savez combien les outils qui permettent la communication et l’organisation du télétravail peuvent s’avérer coûteux. Pour savoir si le flex office serait rentable, simulez sur le long terme les charges réduites par le flex office et les dépenses nécessaires pour assurer la transition. N’oubliez pas d’y ajouter les frais de formation pour la prise en mains des outils !

Comment mettre en place le flex office en entreprise ?

Vous souhaitez développer le flex office dans votre entreprise ? Voici nos conseils pour assurer votre transition vers une organisation flexible en toute sérénité. 

Définir les objectifs du flex office pour votre entreprise

Avant tout, votre entreprise doit définir précisément les objectifs qu’elle souhaite atteindre en flexibilisant son organisation du travail. 

Par exemple, votre entreprise peut instaurer un flex office temporaire à l’occasion de travaux dans les locaux. 

À l’inverse, vous pouvez développer le flex office sur le long terme afin de moderniser votre entreprise et d’attirer des profils plus jeunes et plus ambitieux désireux de souplesse et de liberté dans l’organisation de leur travail. 

Enfin, des formules hybrides peuvent être développées, par exemple sur un service spécifique ou pour conduire une expérience sur un temps donné. 

Quoi qu’il en soit, cette étape s’avère déterminante pour organiser au mieux votre transition vers le flex office. 

Déterminer le taux d’occupation des postes de travail 

Étudiez précisément le taux d’occupation des postes de travail dans votre entreprise afin de concevoir un flex office qui permette à chacun de disposer d’une place pour s’installer au bureau. Pour cela, observez l’occupation des locaux sur le long terme en différenciant selon les types d’espaces (open spaces, salles de réunions, espace détente, etc.).

Auditez vos salariés pour connaitre leurs besoins

Conduisez des enquêtes auprès des salariés afin d’évaluer combien de fois par semaine ceux-ci souhaitent disposer d’une place au bureau, et sous quelle modalité (espace partagé, zone calme, travail en groupe, etc.). 

Demandez-leur également quels types d’espaces ils souhaitent voir instauré dans le flex office (espace détente, etc.) et à quelle fréquence ils souhaitent les utiliser. 

Définissez les règles de votre flex office  

La souplesse permise par le flex office ne peut se passer d’une organisation formelle. Pour cela, déterminez précisément les règles d’occupation des espaces de travail. 

Les salariés devront-ils réserver leur poste de travail ? Si oui, de quelle manière ? Vous devez également définir les espaces où parler et téléphoner est autorisé, et ceux où le calme doit primer. De même, formalisez les règles concernant le nettoyage après utilisation d’un poste de travail. 

Communiquez auprès de vos salariés pour faciliter la transition vers le flex office

L’arrivée du flex office induit de nombreux chamboulements pour vos salariés. Préparez au mieux cette transition par des campagnes de communication en amont. Informez-les sur : 

• Les raisons du passage en bureau flexible ;
• Les avantages du dispositif ;
• Les modalités d’organisation et de fonctionnement du flex office. 

De plus, prévoyez si besoin des actions de formations, par exemple à l’usage de l’application permettant de réserver son poste de travail en avance. 

Aménagez les espaces de travail

Une fois l’organisation posée et les collaborateurs informés, vous pouvez aménager vos locaux ! 

Selon les besoins établis au préalable, créez : 

• Les espaces partagés ; 
• Les espaces individuels ;
• Les zones détentes. 

Décorez les lieux afin de donner envie à vos salariés de venir au bureau ! 

Bon à savoir : vous pouvez réaliser un test sur un espace, une équipe ou un temps court avant de procéder à la refonte complète de toute votre organisation. 

Assurer un suivi du bien-être des salariés 

Dès l’instauration du flex office, demandez des retours d’expériences à vos collaborateurs afin d’évaluer rapidement si votre organisation répond à leurs besoins. 

Organisez régulièrement des temps collaboratifs et des réunions d’échanges pour obtenir les remarques et les suggestions des salariés pour améliorer le bureau flexible. 

De plus, inscrivez le flex office dans votre démarche QVT et étudiez le bien-être de vos équipes et son évolution au fil du temps. Demeurez vigilant pour déceler toute situation d’isolement ou de mal-être.